В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распорядительных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефонограмм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь проверяет соответствие этих документов действующим требованиям).
В соответствии с указаниями руководства секретарь может составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности организации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых текстов по наиболее часто встречающимся управленческим ситуациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя имеющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соответствии с имеющейся в организации инструкцией по делопроизводству секретарь может изготовлять на пишущей машине некоторые служебные письма, поступающие от подразделений.
При машинописном оформлении указаний и поручений руководства следует использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые делопроизводственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой передачи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экземплярах, один из которых остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специальные копировальные блокноты.
Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Телефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Текст исходящей телефонограммы составляется на специальном бланке (или на чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их объемов), который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей телефонограммы записывается на тех же бланках. Возможно ведение специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.
При приеме и передаче телефонограмм записывается следующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов передающей и принимающей организаций.
В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специальном журнале. В нем же отражаются и телефонные переговоры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных переговоров выдается руководителем организации и лицами, на это
уполномоченными. В инструкции по делопроизводству данной организации оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержание междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.
Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по тарифу и в сроки, устанавливаемые местными междугородными телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных переговоров определяются функциональными подразделениями организации и доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за правильностью расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам подразделений, возлагается на руководителей данных подразделений. Секретарь в соответствии со своей должностной инструкцией может вести общий контроль и координацию проводящихся переговоров и докладывать полученную информацию руководству организации.
При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если телефонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установленных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осуществляется только через секретаря или при его непосредственном участии. Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.
При наличии в организации абонентского телеграфа (телетайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, имеющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бумаги, печатается прописными буквами без знаков препинания. Текст подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом и после передачи текста адресату помещается секретарем в соответствующее дело при наличии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом направляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается список этих абонентов. Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими абонентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на специальном бланке, в котором указывается, с кем разрешено вести переговоры и по какому вопросу.
По окончании переговоров лицо, их проводившее, записывает сведения о переговорах в специальный журнал.
После заполнения журнала лицу, проводившему переговоры, выдается их текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в соответствующее дело.
В ходе осуществления документационных операций секретарь изготовляет копии документов и выдает их заинтересованным лицам. Делается это с разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении документов, касающихся приема граждан на работу, учебу, при формировании личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии свидетельств о рождении, дипломов об окончании учебных заведений и т.п.).
При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.
Копия документа изготавливается машинописным способам или при помощи средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги текст документа перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия». Машинописные копии и копии, полученные при помощи средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику.
Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа проставляются заверительная надпись «Верно»; наименование должности заверившего копию, его
личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.
На секретаря возлагается хранение и проставление гербовой и простой печатей организации. В инструкции по делопроизводству данной организации оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Так, гербовая печать проставляется на личных подписях руководителей организации в документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц, устанавливающих факты расходования денежных средств и материальных ценностей, на уставах и т.п.
Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.
Секретарь хранит также бланки организации, используемые как документы строгой отчетности. Бланки централизованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными организациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.
Бланки служебные следует хранить в несгораемых шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает руководитель.
Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятельности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в текущем делопроизводстве. Номенклатура дел — это систематизированный перечень типовых вопросов, участков и направлений работ, которые ведутся организацией и требуют обязательного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые документируемые участки работы и связанные с этим дела, для которых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.