Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализированных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,
Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руководства.
В обязанности секретаря входит также ведение телефонных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирование информации. В случае отсутствия руководителя на основании его указаний секретарь не только фиксирует поступающую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсутствия руководителя, ориентировочных сроках его возвращения, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При оснащении рабочего места руководителя автоматическим телефонным ответчиком секретарь проверяет качество записанной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информации он ставится в известность в письменной или устной форме, телефонограммы докладываются в зависимости от их содержания оперативно или вместе с другими входящими документами.
При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая телефонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с действующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым абонентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке.
Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организации, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направления, а также сведения об исполнении тех или иных документов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоящих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией.
В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоряжений) о проведении командировок; подготовки технического и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения.
На секретаря может быть возложена обязанность по обеспечению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изготавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформлении командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Министров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»'.
Если размер расходов на служебную командировку (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расходов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.
Важным элементом организационной стороны секретарского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в отношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудники данной организации, работники родственных и сторонних организаций.
Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руководства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руководителем наравне со всеми гражданами.
Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения именно в данную организацию, записывает фамилию, имя и отчество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организацию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересующий его вопрос.
При необходимости секретарь подготавливает для проведения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.
В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имеющейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам переговоров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окончательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).
Для приема сотрудников организации дополнительно выделяются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оперативно на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сотрудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.
Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по которым руководитель принимает вне зависимости от установленного времени, а также списком должностных лиц, имеющих неограниченный доступ к руководителю. При возникновении неотложной необходимости контакта сотрудника с руководителем в нарушение существующего порядка секретарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.
Посещение сотрудниками руководителя может быть заменено его обходом рабочих мест. При необходимости секретарь информирует руководство подразделений о предстоящем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рассмотреть. В соответствии с указанием руководителя секретарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.
Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и прибивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересующие того вопросы и целесообразность встречи именно с руководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информирует посетителя о возможности беседы. В случае невозможности оперативного приема посетителя ему сообщается о точной дате и времени возможного приема. Одновременно секретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организацию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнительную интересующую его информацию. При наличии у посетителей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких документах делаются необходимые отметки.
В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.