В обязанности секретаря входит также обеспечение нормальных условий труда (освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.
В комплекс условий труда входят следующие показатели.
Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего помещения и местное для конкретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусматривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет более высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.
Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45— 50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.
Для обеспечения его чистоты помимо естественной и искусственной (кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.
Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе растений необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха. Цвет и формы растений должны гармонировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.
Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цветовой окраски служебных помещений, например оттенки зеленого, голубого, желтого и промежуточные.
Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обивка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.
При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудованием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электрификации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последовательности, хранения различных носителей информации, в том числе микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.
Необходимо учитывать также периодичность и трудоемкость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организациями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.
Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для оперативной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями технических отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все этиматериалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных средствах оргтехники.
При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.
При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (например, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и переговоров с посетителями не менее 12 м2. Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м2.
При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предусмотренные, так и не предусмотренные должностной инструкцией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и послеобеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно строить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.
Многообразие операций секретарского обслуживания требует их регламентационного оформления. В этих целях следует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной организации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) основные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» излагаются квалификационные требования к секретарю, порядок его приема и увольнения; определяются документы, которыми он должен руководствоваться в своей работе. В разделе «Основные обязанности» перечисляются все документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на секретаря. В разделе «Права» излагаются права» которыми он может пользоваться в своей работе. Раздел «Ответственность» содержит упоминание о тех видах ответственности, которая возлагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании имеющихся у него прав. В разделе «Взаимоотношения» оговариваются взаимоотношения секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и служб, с отдельными работниками организации.
В том случае, если выполнение секретарского обслуживания возлагается на специальное подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции на работников этого подразделения.