группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;[3]
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером[4].
Обработка документов включает в себя несколько этапов. Многочисленные бухгалтерские документы формируются за пределами предприятия (платежные требования, банковские выписки расчетных счетов, исполнительные листы и т.п.), причем они, прежде всего, должны быть приняты. Немало документов составляют сами работники бухгалтерии. Принятые со стороны и составленные в бухгалтерии документы обрабатывают. Цель обработки - подготовить документы к дальнейшим бухгалтерским работам: записей на счетах, систематизации, группировки и т.д.
Бухгалтерская обработка документов состоит в выполнении проверки, регистрации в соответствующих журналах, регистрах, группировки.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Проверить документ - означает проверить его по сути, юридически и арифметически. Проверка документа по существу заключается в выяснении достоверности совершенных операций и соответствия их сумм, зафиксированных в нем. Эта операция должна подтвердить, что документ не фиктивный. Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций). При юридической проверке устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, подлинность подписей должностных лиц, которые несут ответственность за операцию и оформления документа.
Арифметическая проверка заключается в проверке всех арифметических действий, которые сделаны в документе перед представлением его главному бухгалтеру. С этой целью документ таксируют, проверяют итоги, исчисляют скидки или надбавки, делают все расчеты.
Проверенные, принятые и протаксированные бухгалтерией документы группируют. Суть этой операции заключается в объединении их в группы по следующим признакам: однородность по содержанию и другими характеристиками бухгалтерских записей (материально ответственное лицо, поставщик, покупатель, вид расходов и т.п.). Потребность в группировке документов обусловлена тем, что в течение определенного времени - декады, недели, месяца, а иногда и дня - в бухгалтерию поступает немало документов, однородных по определенным признакам. Чтобы уменьшить техническую работу бухгалтеров при отражении хозяйственных операций в системе счетов, оформленных этими документами, их группируют. Основная цель группировки - будущее накопления данных, содержащихся в документах. Группируя документы, их готовят таким образом для бухгалтерских записей.
Первичная обработка документов завершается определением счетов, которые взаимосвязаны содержанием хозяйственного факта, явления или процесса, зафиксированного в документе. Такая связь называется корреспонденцией счетов. Счета, связанные между собой определенной хозяйственной операцией, называются корреспондирующими.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, регистрируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи.
Хранение документов, составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Сроки хранения некоторых документов
1. Постоянно:
- штатные расписания и изменения к ним
- переписка по основной деятельности
- документы по разработке, согласовании, утверждении цен, тарифов, прейскурантов, скидок
- документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств
2. Семьдесят пять лет:
- приказы по личному составу
- лицевые счета по начислению заработной платы
- расчетно-платежные ведомости по заработной плате
- личные дела работников
3. Пятьдесят лет:
- книги учета выдачи трудовых книжек
4. Три года:
- использованные чековые книжки с корешками оплаченных и испорченных чеков
5. Три года после проведения налоговой проверки:
- учетные регистры, книги учета
- банковские документы по расчетному счету
- больничные листы
- доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей
- документы о выплате пособий социального страхования
-кассовые документы
- книга учета бланков строгой отчетности
- первичные документы.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Следует помнить, что срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Законченным делопроизводством считаются документы, по которым совершены хозяйственные операции: оприходованы или отпущены товары, оплачены расходы и т.п.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится уполномоченным лицом при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
Формы бухгалтерского учета
Формы бухгалтерского учета – это способ регистрации и группировки учетных данных на основе применения особого набора учетных регистров с характерной последовательностью связей между документами и регистрами.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
журнально-ордерную форму
мемориально-ордерная
автоматизированная форма.
Форма учета в условиях автоматизированного обработки информации тесно связана с системой обработки учетных данных, процессом сбора и хранения их. Эффективное использование технических средств и программного обеспечения дает возможность наибольшей степени оптимизировать технологический процесс автоматизированного учета, структура и логическая последовательность которого и составляют форму учета.
На КПУП «Обольский керамический завод» бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме с применением универсальной программы для персональных компьютеров. Основной формой является - оборотно-сальдовая ведомость. Оборотно-сальдовая ведомость служит для обобщения отраженной в счетах учетной информации, проверенные правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, применяться в сочетании с другими учетными регистрами. Для каждого счета за учетный период отмечается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, исчисляется конечное сальдо. На основе оборотно-сальдовых ведомостей строится бухгалтерский баланс. Этот регистр представлен практически во всех компьютерных системах бухгалтерского учета, формируется как отчет по базе данных бухгалтерских проводок.
Основными формами статистической и бухгалтерской отчетности на КПУП «Обольский керамический завод» по производству, по труду, себестоимости продукции и прибыли являются: ф. № 1- т «Отчет по труду» [Приложение № 10] 2008 год ф. № 12-ф «Отчет о финансовых результатах» январь-декабрь 2009год, [Приложение № 8-9] ф. № 5-ф «Отчет о финансовых результатах» январь –декабрь 2008год) [Приложение № 6] , ф. № 1-п «Годовой отчет о производстве продукции и выполненных работах, услугах промышленного характера» январь-декабрь 2008год[Приложение № 7] ф.№ 12-п «Отчет о производстве и выполненных работах, услугах промышленного характера» [Приложение № 5] ф. № 1-ф «Отчет наличии и движении основных средств и других внеоборотных активов». [Приложение № 4].