Если единица хранения состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется понятие «материалы», а в скобках указываются основные виды документов.
После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор (учреждение или лицо) входящих в дело документов.
Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.
При описании дел, состоящих из планов и отчётов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчёт.
Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, составляются типовые заголовки. При этом учитываются также функции учреждения, особенности системы делопроизводства, а также характер отложившейся и наиболее типичной документации. В типовой заголовок могут входить географический, хронологический и другие элементы. Он может состоять из обозначения вида и автора документов, вида и корреспондента, вида и обобщённого обозначения корреспондентов и содержания. При составлении заголовка конкретного дела типовой заголовок необходимо приблизить к содержанию документов.
Аннотация документов дела – это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела[3]. Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку.
Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа.
При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документа (при отсутствии названия), выходные данные.
В аннотациях чертёжных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб. В аннотации могут также приводиться имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение»).
Аннотация пишется после заголовка с красной строки.
При описании документов дела указывается их копийность. При описании особо ценных документов устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом в скобках со строчной буквы.
Если документ дела аннотируется, указание о подлинности или копийности даётся после аннотации с прописной буквы.
Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: «отрывок», «без конца» и т.п.
Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.
Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись», «печатный» и другие.
Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.
К внешним особенностям дел и документов относятся: особый писчий материал (пергамент, шёлк, береста и т.п.); особый материал обложки и переплёта (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.); наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов; печати и др.
Данные о степени полноты, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.
При описании дела обозначается название учреждения-фондообразователя и его структурной части. Если название учреждения (или его структурной части) менялось в течение периода, то указывается последнее название учреждения (структурной части). Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, пишется наименование последнего учреждения, к фонду которого должно относиться данное дело. Название структурной части, к которой относится дело, пишется за названием учреждения-фондообразователя.
При описании фонда личного происхождения Ф.И.О. фондообразователя пишутся полностью. Если фондообразователь больше известен под псевдонимом, то в начале указывается псевдоним, а затем в скобках подлинная Ф.И.О.
Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда.
Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата, как правило, указывается при описании распорядительной, творческой документации дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение.
Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:
· дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода в Советской России старого стиля на новый, т.е. с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым даётся двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках – по старому, например: 8 мая (25 апреля) 1918 г.;
· дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым даётся дата по старому стилю, а за ней в скобках – по новому.
Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в скобках.
Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
В случае невозможности определения более или менее полной даты, необходимо, исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей (почерк, филиграни, писчий материал и т.д.) документов, указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.
Количество листов. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется заверительная надпись; листы с заверительными надписями, также как и чистые листы, не нумеруются.
Количество листов на карточке и на обложке дела проставляется на основании заверительной надписи вслед за годом образования дела или крайними датами его документов с новой строки.
В заверительной надписи дела оговариваются следующие особенности нумерации и физического состояния его документов:
· номера склеенных листов;
· номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
· номера крупноформатных листов;
· номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
· названия документов, имеющих самостоятельную нумерацию, и количество листов;
· физическое состояние дела;
· номера литерных (пропущенных) листов дела.
Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая арабскими, в заверительной надписи указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая – по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в заверительной надписи проставляется смешанная нумерация, например: 42 листа + 5 страниц. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания количества листов дела.
На обложке дела специальным штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из сокращённого названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.
При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплётах дел шифр проставляется на обороте переплёта; на темных переплётах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.
Архивный шифр на карточке проставляется после окончательной систематизации дел, а на обложке дела – после утверждения описи.
Систематизация карточек, на которых проведено описание дел, осуществляется на основании схемы систематизации.
В зависимости от схемы систематизации, объёма и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляются одна или несколько описей. Описи могут составляться на: