· дела всех лет одной структурной части фонда, когда учреждение-фондообразователь или часть его прекратили свое существование;
· все дела фонда, когда учреждение прекратило свое существование;
· дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических и других частей;
· все дела объединённого фонда или на дела каждого входящего в объединённый фонд учреждения;
В описи выделяются разделы и подразделы в соответствии со схемой систематизации дел фонда.
При хронологическо-структурном построении фонда разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами – структурные подразделения. Если на дела каждого года или хронологического периода составлены самостоятельные описи, то разделами в них будут структурные подразделения, подразделами – предметно-тематические или географические группы материалов. Дела вносятся в опись по году их заведения или поступления в делопроизводство данного учреждения-фондообразователя.
Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения)[4], включающая следующие элементы:
· порядковый номер;
· делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
· заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;
· аннотацию документов;
· крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
· количество листов в деле.
При внесении заголовков дел в опись необходимо иметь в виду следующее:
· заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации дел; каждый заголовок включается в опись за отдельным порядковым номером;
· имеющийся на карточке заголовок должен быть точно, полностью внесен в опись; номер тома, если дело состоит из нескольких томов, проставляется с новой строки в этой же графе описи сразу за заголовком. Дальше с новой строки помещается аннотация документов. Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», а другие данные описательной статьи вносятся полностью.
Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи, регистрирует все особенности нумерации дел, отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех её экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если описи состоят из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе даётся также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи, первый и последний номера дел по описи. Если в описи имеются пропуски номеров дел и литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи.
Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.
После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись, где указываются основания внесённых изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.
Для описей всех фондов, независимо от их категории, обязателен следующий состав справочного аппарата:
· титульный лист;
· оглавление (содержание), если архивная опись имеет разделы;
· предисловие;
· список сокращений;
· переводные таблицы шифров (при необходимости).
Для описей фондов первой и второй категорий целесообразно составление указателей. При необходимости они составляются и для фондов третьей категории. Отличие справочного аппарата к описям дел фондов первой категории от справочного аппарата к описям дел фондов второй категории выражается в степени полноты предисловия, в составе указателей к описям.
На титульном листе описи помещаются следующие данные:
· полное название государственного архива,
· название фонда,
· номер фонда,
· номер описи (по листу фонда),
· название описи,
· крайние даты документов, внесённых в опись.
На начальном листе графленой формы описи ставится специальный штамп с указанием на утверждение описи: ЭПК (ЭК) и гриф утверждения описи руководителем архива.
При составлении титульного листа описи необходимо учитывать:
· название фонда пишется в виде официального названия учреждения-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности. Для объединённого фонда следует указывать его полное название;
· если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.
В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включённых в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.
К описи составляется предисловие, в котором излагаются:
· история учреждения-фондообразователя; история фонда;
· состав и содержание документов описи (фонда);
· особенности формирования, описания и систематизации дел;
· состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям, так и к каждой описи.
Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.
К описям объединённых фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. В предисловиях к описям отдельных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих фондов и даются ссылки на общее предисловие.
Для составления предисловия используются законодательные источники и справочная литература, официальные издания учреждения и документы фонда, историческая литература, освещающая период существования фондообразователя и посвящённая данному учреждению. Определённые сведения для предисловия содержат исторические справки о фондообразователях, методические пособия по работе с материалами фонда. При отсутствии достаточных данных по истории фондообразователя, фонда и других необходимых сведений в указанных выше источниках, следует изучить материалы фондов вышестоящих учреждений, руководивших системой или отраслью, в которую входил фондообразователь.
В первой части предисловия кратко излагаются:
· исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение-фондообразователь;
· дата возникновения учреждения-фондообразователя со ссылкой на законодательные акты, а также название учреждения-предшественника, подчинённость учреждения-фондообразователя;
· компетенция, структура и функции учреждения-фондообразователя;
· изменение названия, функций, структуры и подведомственности учреждения-фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;
· дата ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя со ссылкой на законодательные акты, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.
Для фондов первой категории, имеющих сложную структуру, дополнительно к предисловию целесообразно составление схемы структуры учреждения-фондообразователя.
В краткой характеристике состава и содержания дел в описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.
В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, приёмы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.
Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.
Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания).
Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращённых слов. Назначение списка сокращений – унифицировать приёмы описания в описи и в справочном аппарате к ней и уменьшить её объём. В список не включаются общепринятые сокращения слов, а также хорошо известные сокращённые наименования учреждений.
К описи составляются указатели: предметный (общий, географический, тематический и др.), хронологический.
К описи составляется заверительная надпись, которая делается на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов описи. Листы описи и справочный аппарат к ней нумеруются в валовом порядке в пределах каждого тома описи. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем описи.
Переработка описей допускается лишь в случаях, когда описи не отвечают необходимым требованиям в качестве учётного и поискового документа. В итоге переработки создаются новые описи, которые должны соответствовать требованиям учёта и поиска дел в фондах определённой категории.
При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись. При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Уничтожение старых описей после их пересоставления запрещается. Старые описи должны учитываться по новым описям на правах дел и помещаться в конце описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ... ».