При отборе состава документов, аннотируемых в путеводителе, учитывается необходимость отражения информации, дающей представление о направлении, результатах и специфике деятельности фондообразователя. В аннотации даются сведения о графических материалах, фотографиях, документах, являющихся произведениями искусства.
Для тематического путеводителя по архиву в аннотацию должны войти сведения обо всех группах документов, содержащих информацию по данной теме.
Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщённое описание состава документов и их содержания. В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические границы. При составлении аннотаций необходимо освещать события и факты, не допускать пересказа содержания документов, соблюдать выбранный для данного фонда признак группировки информации о содержании его документов и принятую последовательность расположения сведений в аннотации, излагать текст четко и лаконично. Допускается аннотирование отдельных уникальных документов.
Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации по видам и разновидностям, т.е. по номинальному признаку, в сочетании с авторским. Такая группировка применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.
Виды документов в аннотациях следует указывать в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчёты, статистические отчёты, статистические таблицы, докладные записки, переписка.
В аннотации на документы профсоюзной, кооперативной или другой организации, где в основе лежат коллегиальные решения, вначале даётся информация о протоколах заседаний и решениях съездов или других документах коллегиального характера, затем – информация о документах, отражающих сведения по определённым темам или вопросам.
В групповых аннотациях объединённого фонда при описании документов следует указывать номер фонда, в котором находятся эти документы или название структурной части объединённого фонда.
Датируются комплексы документов или отдельные документы, а также наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации.
В библиографическом списке литературы о фонде в соответствии с действующим государственным стандартом даётся описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикаций документов фонда.
При наличии изданий, включающих сведения по ряду фондов архива, целесообразно составлять к путеводителю общий библиографический указатель.
Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указываются: название фонда, номер фонда, объём и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.
Справочник об архивах содержит систематизированный перечень архивов и сведений о них. Характеристика каждого архива включает полное наименование архива, его адресные данные, краткую историческую справку и аннотацию состава фондов и содержания документов архива.
В путеводителе по фондам нескольких архивов на однородные фонды составляются групповые характеристики.
В общей исторической справке отражается направление деятельности данной группы организаций-фондообразователей, общие сведения о них. Специфические особенности по истории отдельных фондообразователей оговариваются специально.
В аннотации на материалы группы фондов разных архивов после сведений, характерных только для одного из них, указывается условное обозначение данного архива.
Характеристика документов в тематическом путеводителе состоит из названия тематического раздела, справочных данных и аннотации документов.
Названия тематических разделов соответствуют схеме построения путеводителя. Справочные данные состоят из номеров фондов, номеров описей по каждому фонду, в котором имеются документы по теме, крайних дат документов. В аннотации даются сведения о составе и содержании документов по теме.
В конце описания каждой группы документов по одному вопросу указываются даты материалов и номера фондов, в которых они «отложились.
Внутренняя систематизация сведений о видах документов и методика их описания такая же, как в путеводителе по фондам архива.
В тематический путеводитель включается список фондов, который содержит номера и названия фондов, если он по нескольким архивам, то в списке фондов вначале указывается название архива.
Характеристика фонда в кратком справочнике состоит из его названия, номера, объёма и крайних дат документов фонда. Она может быть дополнена данными о фондообразователе, содержании и составе документов фонда.
Название фонда в кратком справочнике даётся как в путеводителе по фондам архива и дополняется указанием на даты деятельности учреждения-фондообразователя.
Названия объединённого фонда и фондов, включённых в групповую характеристику, даются, как в путеводителе, с указанием крайних дат деятельности организаций, составляющих объединённый фонд или вошедших в групповую характеристику. Подчинённость фондообразователя не указывается, за исключением случая, когда в состав фонда входят документы фондообразователей, подчинённых одному и тому же вышестоящему учреждению.
Если изменения в названии и подчинённости организаций касаются всех фондов, объединяемых групповой характеристикой, то сведения об этом указываются после типового названия фондов.
В справочных данных указывается состав научно-справочного аппарата к документам фонда. Если для всех фондов, включённых в справочник, имеются одни и те же виды научно-справочного аппарата, их наличие оговаривается в предисловии к справочнику, а в справочных данных к фондам опускается.
Для кратких справочников по фондам нескольких архивов республики, края, области составляются групповые характеристики на одноимённые фонды любой категории. Они строятся так же, как в кратком справочнике по одному архиву, но в справочные данные перед номером фонда включается сокращённое или условное обозначение архива.
Основными элементами справочного аппарата для путеводителя и его видов являются: титульный лист, оглавление, предисловие, указатели.
К путеводителю составляются указатели: предметный, его разновидности – именной, географический, указатель фондов.
Для краткого справочника целесообразно составлять алфавитный указатель сокращённых названий фондов.
В состав справочного аппарата к путеводителю по фондам архива и тематическому путеводителю входят также список сокращений и общий библиографический список.
В качестве приложений к путеводителям могут составляться: справка по истории административно-территориального деления, терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов и др.
2.4 Указатели
В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним.
Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел.
Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.
Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга; на фонды организаций одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.
Указатели к документам фонда составляются на основе изучения самих документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива, нескольких фондов группы архивов.
Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.
Указатели могут составляться ко всем типам архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника и его приложения.
Указатели могут быть: предметными, именными, географическими, хронологическими и др.
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия. В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.
Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик; сложной, т.е. иметь две или несколько подрубрик.
По структуре рубрик различаются указатели глухие и аннотированные.
Глухими называются указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.
Аннотированными краткими называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятия и ссылочных данных, входят краткие пояснения и определения, а аннотированными полными – указатели, в состав статьи которых входят более подробные характеристики.