В соответствии со статьей 12 Закона «О бухгалтерском учете», для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
При проведении инвентаризации расчетов необходимо также руководствоваться Положением по ведению бухгалтерского учета, Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета и их реальности.
Инвентаризация счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проводится с составлением актов инвентаризации (Приложение 36)с обязательным указанием в них даты образования и суммы задолженности и соответствие данным учета. К актам инвентаризации обязательно прилагаются двусторонние акты сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками (приложение 37, 38, 39, 40).
При проведении инвентаризации необходимо выявить две группы обязательств:
- задолженности, которые будут погашены;
- долги, нереальные для взыскания.
Посредством ежемесячного составления актов сверок на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» осуществляется контроль за состоянием расчетов с контрагентами. Главный бухгалтер организации (Савин Н.С.) предъявляет инвентаризационной комиссии акты сверки взаимной задолженности между сторонами. Комиссия на основании этих актов устанавливает сроки возникновения задолженности, ее реальность к получению и лиц, по вине которых пропущены сроки исковой давности. Путем документальной проверки устанавливается тождественность расчетов и данных бухгалтерского учета, правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям.
При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками и покупателями составляются акты сверки, в которых отражаются данные о состоянии расчетов (количество отгруженных и полученных товаров, оборудования и т.д., сумма оплаченных и полученных денежных средств). Указанные акты подписываются обеими сторонами.
Инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками рассмотрим на примере акта инвентаризации расчетов (Приложение 35) и двустороннего акта сверки между ООО «Брянсклифт» и ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» (Приложение 39).
Инвентаризация проводится с составлением двухсторонних актов сверки с указанием в них даты образования задолженности (30.06.2008), обороты за период (28 773,12) и соответствие данным учета.
Акт сверки фиксируется подписями директоров, главных бухгалтеров и печатями с обеих сторон.
Как видно из анализируемого акта сверки наблюдается задолженность со стороны ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» ООО «Брянсклифт» в размере 37 495,68 руб.
Эта сумма в последствии вносится в акт инвентаризации с указанием даты и документа, подтверждающего наличие задолженности.
При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке должны быть подвергнуты записи по счету 60 по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Счет 60 проверяется по документам и по соответствующим корреспондирующим счетам.
После подписания документов сверки в бухгалтерской отчетности на основании этого акта формируется дебиторская (в случае уплаты авансовых платежей) или кредиторская задолженность.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Сохранность первичных документов, регистров, бухгалтерской отчетности и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сроки хранения учетных документов представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Сроки хранения учетных документов
| Вид документов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Организационные основы управления | ||
| Устав организации | 5 года | После замены новыми |
| Штатные расписания | 5 года | После замены новыми |
| Должностные инструкции | 5 года | |
| 2. Правовое обеспечение управления | ||
| Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, акты и др.) | 5 года | После вынесения решения |
| Переписка претензионная о поставках | 5 года | По экспорту и импорту – 10 лет |
| 3. Бухгалтерский учет и отчетность | ||
| Бухгалтерские отчеты и балансы, пояснительные записки к ним- годовые;- квартальные | 10 лет5 года | |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | 10 лет | |
Продолжение таблицы 2
| 1 | 2 | 3 | ||
| Первичные документы и приложения к ним | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Лицевые счета рабочих и служащих | 75 лет | |||
| Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов 75 лет | ||
| Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 5 года | После ликвидации основного средства | ||
| Учетные регистры (Главная книга, журналы, ордера и др.) | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Сведения об учете фондов, лимитов, зарплаты и контроле за их распределением, об удержании из зарплаты и др. | 5 лет | |||
| Исполнительные листы | 5 лет | |||
| Акты проверки кассы | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица | ||
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 5 лет | После истечения срока действия договора, при условии завершения ревизии | ||
| Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | |||
| 4. Организация использования трудовых ресурсов | ||||
| Коллективные договоры | 10 лет | |||
| Расчеты по установлению и премированию | 5 года | |||
| Документы о премировании | 5 лет | |||
| Документы об обеспечении рабочих и служащих спецодеждой и обувью, спецпитанием | 5 года | |||
3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ НА ФГУП КАРАЧЕВСКИЙ ЗАВОД «ЭЛЕКТРОДЕТАЛЬ»
3.1Совершенствование организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
Учет расчетов с поставщиками и покупателями и формирование внутреннего контроля имеют жизненно важное значение для любого предприятия, активно работающего в условиях рыночной экономики.
Предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками и покупателями. С поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги; с покупателями - за купленные ими товары; с заказчиками - за выполненные работы и оказанные услуги.
Задолженность по этим расчетам в процессе финансово - хозяйственной деятельности должна находиться в рамках допустимых значений.
В целях совершенствования учета расчетов с поставщиками подрядчиками и покупателями на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» предложено следующее.
Необходимо совершенствовать синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для этого особенно строго необходимо следить за переносом данных из одного учетного регистра в другой. Это позволит избежать элементарных ошибок на первых этапах учета и вследствие этого ошибок при дальнейшем учете данных. Это позволит повысить оперативность и качество учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Также необходимо устранить недостатки в отражении хозяйственных операций с поставщиками и подрядчиками.
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» рекомендуется изменить действующие и добавить следующие субсчета: