1) політика та процедури контролю якості Фірми мають бути викладені письмово в формі відповідного документа та зафіксовані на паперових або електронних носіях з дотриманням вимог до аудиторської документації згідно з Професійними стандартами. Документальне оформлення політики та процедур залежно від чинників, наведених в параграфі 10 цього Положення, може бути у вигляді: положення з контролю якості; посібника з контролю якості; збірки внутрішніх стандартів та/або окремих положень Фірми.
2) для досягнення якісного виконання завдання фірма зобов'язана мати і використовувати методики з виконання завдання у письмовому чи електронному форматі, програмні інструменти чи інші форми стандартизованої документації;
3) фірма зобов'язана документувати процес виконання завдання, тобто план, програми, інструкції, які були надані персоналу для розуміння цілей його роботи; процедури, терміни й обсяг виконаної роботи відповідно до професійних стандартів; дії з надання допомоги професіоналами та фахівцями менш досвідченим членам групи із завдання для чіткого розуміння цілей роботи; процес консультування із складних та спірних питань і застосування його наслідків; процеси нагляду за виконанням завдання; процедури перевірки завершеного завдання, зроблених важливих суджень і виду висновку (звіту), що надається за наслідками виконання завдання;
4) перевірку контролю якості виконання завдання потрібно здійснювати, зокрема, вибірковою перевіркою робочих документів, що стосуються важливих суджень, які було висловлено групою із завдання, та висновків, до яких дійшла група;
5) групи з завдання мають своєчасно завершити формування остаточних файлів із завдання після надання висновків (звітів) із завдання. Максимальний період, за який слід завершити формування остаточних файлів для конкретних типів завдання, встановлює фірма; він залежить від характеру завдань, але не може перевищувати 60 днів від дати висновку (звіту);
6) фірма зобов'язана застосовувати політику та процедури, які вимагають наявності відповідної документації як підтвердження роботи кожного елемента своєї системи контролю якості.
Таким чином, основне призначення документування – це підтвердження того, що сама фірма та її персонал діють згідно з МСА, Кодексом етики та законодавчими та нормативними вимогами, які регулюють аудиторську діяльність, а аудиторські докази та висновки (звіти), що надає фірма, відповідають умовам завдання [18].
Але не зважаючи на те, що запорукою професійного надання аудиторських послуг є налагоджений процес формування документації з аудиту, наявність якої, з одного боку, дає змогу аудитору у разі необхідності захистити сумлінність виконання своїх обов'язків, а з іншого - документування процедур аудиторської перевірки створює базу для контролю якості аудиторських перевірок, практикуючі аудитори не надають значної уваги цій проблемі та не роблять значних кроків к удосконаленню цього процесу.
Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи та значно економить робочий час аудитора, необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдині форми ведення робочої документації.
МСА не встановлюють єдині форми робочих документів. Тому в аудиторській фірмі можуть бути розроблені свої типові форми робочих документів та встановлено систему базових показників і порядок визначення рівнів суттєвості згідно із сферою застосування. З метою полегшення цього завдання визначимо основні практичні вимоги до робочої документації [1, 5]:
1. Обсяг робочих документів залежить від професійного судження аудитора. Аудитор повинен готувати робочі документи достатньо повні та детальні для забезпечення загального розуміння аудиторської перевірки, але документальне оформлення кожного питання перевірки недоцільне і непотрібне. Основними критеріями достатності обсягу робочої документації за розділом аудиту є такі: наявність документів, що підтверджують виконання аудиторських процедур відповідно до стратегії та плану перевірки; наявність документів, що підтверджують обґрунтування виявлених зауважень і висновків щодо перевірки; забезпечення можливості наскрізного простежування правильності/помилковості формування звітних даних.
2. Робочі документи необхідно професійно та грамотно оформлювати. Для цього необхідно дотримуватися наступних рекомендацій:
2.1. Документація може оформлятися у формі даних на папері, електронних або інших носіях [5].
2.2. Оформлення документів повинно здійснюватися так, щоб забезпечити доступність для прочитання і усвідомлення змісту.
2.3. Записи в документах повинні виконуватися засобами, що забезпечують їх збереження на протязі часу, встановленого для зберігання робочої документації.
2.4. Робочі документи, як правило, повинні мати наступні реквізити: назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки чи дата перевірки. Згідно вимог МСА 240 документуючи характер, час та обсяг виконаних аудиторських процедур, аудитор записує хто виконав аудиторську роботу та дату завершення цієї роботи та хто перевірив виконану аудиторську роботу, дату та обсяг такої перевірки [5].
2.5. Також рекомендується кожному робочому документу давати назву, а для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документу присвоюється код або шифр [12].
3. Потрібно пам’ятати, що аудитор повинен своєчасно завершити формування остаточного аудиторського файлу після дати аудиторського висновку. Для цього формується пакет робочої документації, яка має міститися в архівній папці (папках) з аудиторської перевірки [18].
4. Фірма зобов'язана встановити політику та процедури зберігання документації з завдання протягом достатнього періоду, що відповідає потребам самої Фірми або законодавчим, регулятивним чи нормативним вимогам [4] . Потреби Фірми в зберіганні документації із завдання та період такого зберігання змінюватимуться залежно від характеру завдання та обставин Фірми, наприклад, від того, чи потрібна документація із завдання для забезпечення аналізу питань, які мають постійне значення для майбутніх завдань. Період зберігання документації з завдання не може бути меншим як п'ять років від дати висновку (звіту). Проте згідно МСА 240 аудитор не повинен зберігати невірну або застарілу документацію [5].
5. Робочі документи складаються й систематизуються так, щоб вони відповідали обставинам і потребам аудитора при кожній конкретній аудиторській перевірці [12].
Необхідно відзначити, що вимоги до документації не застосовується до основних принципів та важливих процедур, які не є доречними за конкретних обставин [5] .
В аудиторський практиці України мається певний досвід щодо такої складання аудиторських робочих документів. За загальною редакцією ректора Державної академії статистики, обліку та аудиту, президента Спілки аудиторів України, члена АПУ, академіка АЕМУ, д.е.н., професора, Заслуженого економіста України І.І. Пилипенка у 2003 р. розроблений навчальний посібник «АУДИТ. Методика документування». У навчальному посібнику приведені робочі документи за різними напрямками аудиту. Не варто забувати, що форму і зміст робочих документів визначають не лише етап аудиту та його об’єкт, але і характер завдання, форма аудиторського висновку, характер і складність бізнесу, характер і стан систем бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю суб’єкта господарювання, використання в процесі аудиторської перевірки конкретних методів та прийомів та інше. Тому наведені робочі документи можуть стати для аудиторських фірм лише допомогою в формуванні робочих документів.
У розділі 2.3 «Документування аудиту доходів і витрат» дається аудит доходів, а також перелік видів діяльності, господарських операцій та рахунків для обліку доходу у вигляді конкретної таблиці (діяльність, господарські операції, субрахунки).
За допомогою цієї методики аудитор здійснює перевірку правильності відображення доходів від реалізації продукції товарів, робіт, послуг, інших операційних доходів, від фінансових операцій, від інвестиційної діяльності та інших доходів [17].
У навчальному посібнику приведені такі робочі документи аудитора: Програма аудиту доходів, Тест з питань бухгалтерського обліку доходів, Визначення суттєвості доходів (питома вага в загальному обсязі доходів, Реєстрація вибіркової перевірки на співвідношення ціни реалізованої продукції з прейскурантною, Відомість перевірки повноти обліку відвантаження та реалізації продукції за період, Реєстр вибіркової перевірки кількості відвантаженої продукції за даними складського обліку га документів на відвантаження продукції, Перелік помилок і порушень, виявлених при аудиті доходу, Тест вибіркової перевірки повноти відображення на рахунках орендної плати з операційної оренди [17].
Процес документування аудиту як один із найважливіших умов кваліфікованого його проведення є важливим і необхідним. З метою захисту своєї професійної та незалежної думки аудитор шляхом налагодження механізму складання та оформлення робочої документації повинен продемонструвати, що його процедури належним чином сплановано, контролюються, зібрані достовірні докази, а висновок відповідає результатам перевірки [5, 18, 19]. Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи та значно економить робочий час аудитора, необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдині форми ведення робочої документації. У роботі були проаналізовано зарубіжні та вітчизняні документи, які регламентують порядок документування аудиту, та виділені основні вимоги до цього процесу, що в значній мірі повинно полегшити розробку робочих документів в аудиторських фірмах.
ВИСНОВКИ