Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 16 из 18)

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату составления;

- текст;

- подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.

Текстовая часть личной карточки содержит разделы:

- общие сведения о работнике;

- сведения о воинском учете;

- прием на работу и переводы на другую работу;

- профессиональная подготовка;

- повышение квалификации;

- поощрения и награды;

- отпуска;

- социальные льготы; - дополнительные сведения; - основание увольнения.

Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.

При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

3.25. Обращения и жалобы граждан

3.25.1.Право граждан на обращения и жалобы

Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:

- рассмотреть обращения;

- принять решения;

- произвести необходимые действия;

- дать мотивированный ответ в установленный срок.

Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан.

3.25.2.Виды обращений граждан

Обращения бывают трех видов:

- жалоба;

- заявление;

- предложение.

Обращения могут быть:

- индивидуальными (поданные одним лицом);

- коллективными (поданные от имени двух и более лиц).

Жалоба - документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

Жалоба может содержать:

- просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;

- критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение.

Заявление - документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.

Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.

Предложение - документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных

организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.

3.25.3.Порядок работы с обращениями граждан

Порядок работы с обращениями граждан может быть установлен нормативными документами:

- федеральными;

- региональными;

- отраслевыми;

- муниципальными.

В соответствии с нормативными документами обращения подаются:

- в органы, компетентные в решении данного вопроса;

- в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются.

Государственные и общественные организации, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращении, должны направить их по принадлежности, известив об этом заявителя.

Запрещается направлять обращения граждан в те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

Обращения решаются:

- не требующие специального изучения и дополнительных проверок – в течение 15 дней;

- требующие специального изучения и дополнительных проверок - в течение 1 месяца.

Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.

Все обращения регистрируются вдень их поступления в учетных формах:

- журналах регистрации (см. рис. 5);

- на ПК;

- картотеках.

Рис. 5. Журнал регистрации обращений граждан

На обращении ставится:

- дата поступления;

- входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например № Л-17 ).

Штамп с регистрационным номером проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения.

При повторном получении обращения:

- присваивается очередной порядковый номер;

- указывается номер первого обращения;

- ставится отметка «Повторно» (в учетной форме и на обращении).

При поступлении повторного обращения работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству организации вместе с предыдущими обращениями.

Обращения граждан могут быть поставлены на контроль.

В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля – «К».

Работа по контролю за обращениями граждан возлагается на должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.

Лица, осуществляющие контроль, имеют право:

- запрашивать у исполнителей необходимые сведения о ходе исполнения обращения;

- знакомиться с документами, отражающими состояние исполнения обращения;

- требовать от исполнителей объяснения причин задержки исполнения; - вносить предложения соответствующим руководителям по устранению - выявленных нарушений в исполнении обращения.

Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.

Состояние работы с обращениями граждан анализируется, а итоги работы периодически (ежемесячно, ежеквартально) докладываются руководству организации.

О ходе выполнения наиболее важных и сложных обращений, сроки исполнения которых могут быть нарушены, незамедлительно докладывается контролирующим лицом руководителю организации.

Обращения граждан считаются разрешенными:

- если рассмотрены поставленные в них вопросы; по ним приняты необходимые меры;

- даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.

В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:

- краткое указание вида исполнения; - номер и дату ответного документа.

Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям.

Ответ может быть дан: в письменной форме; устной форме.

В случае устного ответа делается соответствующая запись на обращении и в учетной форме.

На каждом обращении после его исполнения ставится:

- запись «В дело № ...»;

- проставляется личная подпись исполнителя; - дата.

Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами направляются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.

Документы располагаются в деле:

- в хронологическом порядке;

- каждое письмо и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

Основные термины и определения, используемые в документировании управленческой деятельности

Автобиография - описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автоматизированная информационная система - информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат - лицо или организация - получатель документа.

Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акцепт - принятие- предложения о заключении контракта одной из его сторон.

Анкета - документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Аннотация - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Баланс предприятия - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы - документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

Ведомость - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Выписка из документа - заверенная копия части документа.