У плині передінвестиційної фази вивчаються можливості майбутнього проекту і фірмою приймаються попередні рішення про інвестиції. Тут замовник (фірма - чи інвестор організатор проекту) вибирає керуючого його проектом. Вивчення різних варіантів проекту здійснюється або
власними силами замовника, або спеціалізованими фірмами і містить первісні оцінки витрат, вивчення альтернативних варіантів консультативних особливостей проекту і будівельного майданчика і т.п., а також розгляд різних варіантів інвестиційних рішень.
Закінчується перша фаза остаточним рішенням про інвестування проекту, що приймає або замовник (керуючий проектом), або інвестори і фінансові інститути, а також складанням програми фінансування проекту.
Друга фаза - інвестиційна - містить: добір проектної фірми або фірми, що керує будівництвом, підготовку проектних креслень і моделей проекту, одержання замовником від урядових закладів дозволу на будівництво, підготовку деталізованих розрахунків вартості, підготовку попередніх планів для проектних і будівельних робіт, закінчення підготовки будівельного майданчика, підготовку детальних креслень і специфікацій, вибору генерального підрядчика і будівельного керуючого.
Потім відбувається вибір підрядчика і субпідрядника, затверджується план платежів генеральному підрядчику, здобуваються короткострокові будівельні позики для оплати субпідрядника і постачальників необхідних компонентів і т.п. Для нагляду за будівництвом крім генерального підрядчика може бути притягнутий представник замовника чи урядовий інспектор.
Третя фаза - виробнича - включає господарську діяльність підприємства.
Швидке відновлення технології продукції в сучасних умовах вимагає гнучкості, постійної модернізації виробництва, економічного механізму і механізму керування інвестиційним проектом, що забезпечували б цілісний підхід, координацію і взаємодію на всіх етапах інвестиційного циклу між замовниками, проектувальниками та будівельниками. Створення прогресивних систем керування вимагає удосконалювання контрольних систем, зміни організаційних структур, розвитку інфраструктур по обслуговуванню інвестиційних проектів на всіх етапах їхньої реалізації (консультаційні, інжинірингові, інформаційні та інші служби), удосконалювання технології проектування.
1.4 Форми систем керування проектом
В економічному механізмі керування інвестиційним циклом існують різноманітні організаційні і контрактні системи. Фірми цих систем можна віднести до двох типів: прогресивним і традиційним.
Для традиційної фірми керування проектом характерна відносна роз'єднаність фаз і етапів як організаційно, так і в часі. Об'єднуючою ланкою тут виступає замовник, що бере на себе функцію керування, тим самим активно впливаючи на хід реалізації проекту. Коли до проекту пред'являються спеціальні чи сугубо індивідуальні вимоги у відношенні якості, архітектурної виразності, унікальності проектних рішень і т.п. (театри, концертні зали, житлові будинки, деякі об'єкти, інфраструктури), замовник сам вибирає проектну форму, укладає з нею контракт, а закінчений проект сам передає підрядній будівельній фірмі, що перемогла на відкритих "торгах" (тендер). У залежності від своєї компетентності замовник широко чи обмежено використовує послуги консультаційних фірм.
У сучасних умовах велике значення здобувають прогресивно інтегровані фірми керування інвестиційним циклом, що дозволяють сполучити сучасні тверді вимоги замовника до технічного рівня і якості об'єктів, зростаючу ступінь індивідуалізації запитів з оптимізацією рівня вартості і термінів реалізації інвестиційних проектів. Ефективне керування розглядається як найцінніший капітал фірми, виступаючи як обмежник і контролер, на всіх етапах інвестиційного циклу, дозволяючи забезпечувати безперервність інвестиційного циклу, з'єднувати його окремі організаційні структури і направляти їх на оптимізацію мети.
1.5 Принципи керування проектом
Основними принципами сформованої концепції "керування проектом" є:
- Поглиблення рівня обґрунтованості прийнятих інвестиційних рішень за допомогою різноманітних (не менш 3) і багатофакторних оцінок (технологічних, економічних, соціальних, екологічних та ін.).
- Високий ступінь координації і контролю в процесі реалізації інвестиційного проекту.
- Систематичний аналіз і постійне "відстеження" зовнішніх змін (кон'юнктури ринку по усіх видах ресурсів, непередбачених різних обставин і негативних факторів, що виникають на шляху інвестиційного циклу).
1.6 Керуючий проектом, його функції
Більшості замовників важко орієнтуватися і бути досить компетентними у всіх питаннях, пов'язаних із прийняттям рішень і реалізації проекту. Тому головною фігурою в процесі "керування проектом" стає керуючий проектом.
Як правило, це представник проектної чи проектно-будівельної компанії (фірми), що має спеціально сформовану групу. Керуючий повинний мати гарну інженерну підготовку, високі ділові якості, досвід роботи не менш п'яти років, а також вміти взаємодіяти з фахівцями різного профілю і класифікації. До функцій керуючого проектом входять: надання консультаційної допомоги замовнику; вибір проектувальників і підрядчиків; організація проектних робіт і розробка завдання на проектування; підготовка документів для укладання контрактів; оформлення договору на постачання устаткування і матеріалів; планування і складання сіткових графіків і календарних планів; контроль за вартістю, термінами і якістю будівництва, введення в експлуатацію об'єкта, а в ряді випадків і налагодження випуску продукції. Таким чином, керуючий координує усі фази інвестиційного циклу - від його задуму до втілення - включаючи в роботу на стадії обґрунтування й ухвалення інвестиційного рішення передінвестиційної фази і наступні етапи всієї схеми циклу.
1.7 Контракт на керування проектом
Сфера діяльності керуючого проектом у кожному конкретному випадку визначається контрактом на "керування проектом".
Типовий контракт передбачає 4-и групи послуг:
- загальне керування передінвестиційною та інвестиційною фазами, включаючи проектування;
- фінансове керування (фінансовий аналіз, планування і бюджет, кредити і контроль над ліквідними засобами, облік і звітність);
- керування персоналом (перелік і графік будівельних робіт);
- керування будівельним виробництвом (організація будівництва та його матеріально-технічного забезпечення, включаючи закупівлі, збереження, контроль якості і т.п.).
Контрольні зобов'язання замовника включають своєчасну оплату витрат по проекті, його реалізації й оплату послуг керуючого проектом, як фіксовану за основні послуги, так і додаткову за спеціальні послуги (усе це всебічно обговорюється перед висновком контракту).
У залежності від ступеня ризику, складності об'єкта, кількості функцій, прийнятих на себе керуючим за контрактом, винагорода його послуг може коливатися в межах 15-20% вартості проекту.
1.8 Механізм фінансування інвестиційного проекту
Найважливішим методом обговорення при укладанні контракту на "керування проектом" є механізм фінансування інвестиційного проекту і поділ відповідальності за порядок. Зустрічаються два методи фінансування. Перший, найбільш розповсюджений, коли керуючий стає довіреною особою замовника (у випадку гарної репутації, великого досвіду) і має право від імені замовника розпоряджатися всіма ресурсами, у тому числі і фінансовими, сам чи через третю довірену особу (наприклад, банк). При цьому узгоджується вихідна сума, необхідна для початку реалізації проекту, що періодично в міру потреби буде поповнюватися за розпорядженням керуючого проектом.
Другий метод фінансування, коли керуючий проектом здійснює майже всі поточні витрати за свої кошти. Це дозволяє замовнику не тільки маневрувати своїми фінансовими ресурсами, а й мати в руках додатковий важіль економічного контролю за витратами керуючого.
1.9 Процес проектування майбутнього об'єкта
Від правильно прийнятих рішень першої фази інвестиційного циклу залежать як витрати на проектування і будівництво (реконструкцію), так і майбутні витрати в процесі експлуатації (у третій фазі інвестиційного циклу). Головна мета стадії проектування - вирішення проблеми ефективного використання всіх ресурсів.
Весь процес проектування формально можна розбити на дві частини: передпроектні дослідження і безпосереднє проектування.
У першій частині здійснюється попередня оцінка кошторису витрат відповідно до фінансових можливостей замовника, вибір найбільш раціональних технічних і технологічних рішень проекту з метою максимально можливої економії ресурсів (на основі ретельного аналізу варіанта проекту, технологій, устаткування, транспортних схем, генплану та ін.). В результаті формується остаточне рішення, і виявляються необхідні вихідні дані для розробки попереднього проекту (аванпроекта, форппроекта), а також розробляються конкретні рекомендації з раціональної організації майбутнього виробництва.
Друга частина процесу проектування передбачає два етапи: попередній проект (форпроект, аванпроект) і остаточний проект. Попередній проект вважається найбільш відповідальним етапом. Проробляються всі принципові питання будівництва майбутнього об'єкта - від генерального плану до архітектурних і конструктивних рішень, а також технологія, шляхом аналізу вариантно можливих проектних рішень та їх порівняльної екологічної оцінки, вибору найбільш раціонального варіанта з детальної економічної оцінки майбутнього проекту (об'єкта), порівняння попереднього кошторису з оцінкою витрат по основних видах будівництва.