Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:
· нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
· не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
· отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
· не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
· функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.
Рассмотрим алгоритм управления дебиторской задолженностью на примере условного предприятия ООО «Посредник»1. Эта фирма закупает крупные партии товара у поставщика на условиях предоплаты с последующей их розничной реализацией с рассрочкой платежа. Отчеты, которые позволяет сформировать система бухгалтерского учета, представлены в сводной таблице 1. Такой отчет по своему содержанию соответствует отчетам, составляемым наиболее типичными бухгалтерскими системами. Очевидно, что на основании этих данных можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя. Но это не дает никакой информации о том, какая часть дебиторской задолженности просрочена и когда следует ожидать поступления платежей.
Рассмотрим подробнее способы решения перечисленных проблем, а также основные элементы системы управления дебиторской задолженностью.
Таблица 1 Сводные данные по текущей задолженности ООО «Покупатель» на 12.02.09
| Документы | № | Дата | Сумма, тыс. руб. |
| Счета-фактуры | 103 | 25.12.08 | 100 |
| 109 | 27.12.08 | 600 | |
| 141 | 03.01.09 | 650 | |
Платежные поручения
245
18.01.09
16
252
20.01.09
20
265
22.01.09
50
278
23.01.09
14
300
06.01.09
200
312
16.01.09
200
321
22.01.09
100
345
23.01.09
50
356
29.01.08
50
362
22.01.09
450
370
30.01.09
150
| Итого | 1300 |
| Итого текущая дебиторская задолженность | 50 |
| № счета-фактуры | Дата | Сумма, тыс. руб. | Дата отгрузки | Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб. | Условия оплаты | Время в пути, дн. | Отсрочка по договору, дн. | Критический срок оплаты |
| 103 | 25.12.08 | 100 | 27.12.08 | 100 | От даты получения | 12 | 5 | 13.01.09 |
| 109 | 27.12.08 | 600 | 29.12.08 | 200 | От даты отгрузки | - | 10 | 08.01.09 |
| 29.12.08 | 200 | - | 15 | 13.01.09 | ||||
| 29.12.08 | 150 | - | 20 | 18.01.09 | ||||
| 29.12.08 | 50 | - | 25 | 23.01.09 | ||||
| 141 | 03.01.09 | 650 | 08.01.09 | 650 | От даты получения | 2 | 10 | 20.01.09 |
| 09.01.09 | 150 | 12 | 10 | 31.01.09 |
Таблица 3 Отчет о списании дебиторской задолженности ООО «Покупатель» на 12.02.09
| Счета-фактуры выставленные | Платежные поручения полученные | Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб. | Период просрочки, дн. | ||
| № | Критический срок оплаты по выставленному счету | Дата | Сумма, тыс. руб. | ||
| 103 | 13.01.09 | 18.01.09 | 16 | 100 | 5 |
| 20.01.09 | 20 | 84 | 7 | ||
| 22.01.09 | 50 | 64 | 9 | ||
| 23.01.09 | 14 | 14 | 10 | ||
| 109 | 08.01.09 | 06.01.09 | 200 | 200 | 2-1 |
| 13.01.09 | 16.01.09 | 200 | 200 | 3 | |
| 18.01.09 | 22.01.09 | 100 | 150 | 4 | |
| 23.01.09 | 50 | 50 | 5 | ||
| 23.01.09 | 29.01.08 | 50 | 50 | 6 | |
| 141 | 20.01.09 | 22.01.09 | 450 | 450 | 2 |
| 31.01.09 | 30.01.09 | 150 | 150 | -1 | |
| <1> Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты. | |||||
Определение критического срока оплаты
Критический срок оплаты - дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.
В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.
При этом следует отметить, что в любой компании могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.
Пример 2
Стандартное условие отгрузки продукции в рассрочку в компании ООО «Посредник» - оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути (см. табл. 2).
На основании данных табл. 2 менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.
Порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами
Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, рекомендуется использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.
Пример 3
В ООО «Посредник» для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору формируется отчет о списании дебиторской задолженности (см. табл. 3). Из таблицы видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.09, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж — на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня.
При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% х х (100 тыс. руб. х 5 дн. + 84 тыс. руб. х 7 дн. + 64 тыс. руб. х 9 дн. + 14 тыс. руб. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.