Уровни ответственности
Разделы кредитной политики призваны разграничить уровни управления дебиторской задолженностью. Необходимо строго распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, имеющие противоречивые задачи. К примеру, менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) - получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений.
Оправданна схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного договора, работа по взиманию задолженности через суд).
Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.
Пример 6
Ответственность сотрудников компании ООО «Посредник» закреплена в регламенте управления дебиторской задолженностью (см. табл. 6 ).
Таблица 6 Регламент управления задолженностью в ООО «Посредник»
| Этап управления дебиторской задолженностью | Процедура | Ответственное лицо (подразделение) |
| Критический срок оплаты не наступил | Заключение договора | Менеджер по продажам |
| Контроль отгрузки | Коммерческий директор | |
| Выставление счета | Финансовая служба | |
| Уведомления об отгрузке (номера вагонов, машин, даты, вес) | ||
| Уведомление о сумме и расчетных сроках погашения дебиторской задолженности | ||
| За 2-3 дня до наступления критического срока оплаты - звонок с напоминанием об окончании периода отсрочки, а при необходимости - сверка сумм | ||
| Просрочка до 7 дней | При неоплате в срок - звонок с выяснением причин, формирование графика платежей | Менеджер по продажам |
| Прекращение поставок (до оплаты) | Коммерческий директор | |
| Направление предупредительного письма о начислении штрафа | Финансовая служба | |
| Просрочка от 7 до 30 дней | Начисление штрафа | Финансовая служба |
| Предарбитражное предупреждение | Юридический отдел | |
| Ежедневные звонки с напоминанием | Менеджер по продажам | |
| Переговоры с ответственными лицами | ||
| Просрочка от 30 до 60 дней | Командировка ответственного менеджера, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию | Менеджер по продажам |
| Официальная претензия (заказным письмом) | Юридический отдел | |
| Просрочка более 60 дней | Подача иска в арбитражный суд | Юридический отдел |
3.2 Система мотивации персонала.
Неотъемлемой частью управления дебиторской задолженностью является также мотивация сотрудников компании, вовлеченных в процесс.
Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность, а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.
К примеру, сотрудники могут лишатья бонусов за следующие действия:
· оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту;
· ошибочное начисление процентов;
· нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;
· предоставление неверной информации;
· нарушение установленных правил документооборота и т. д.
Менеджер не может нести всю ответственность за нарушение контрагентом своих обязательств, особенно в тех случаях, когда существует кредитная комиссия, которая принимает решение о возможности предоставления рассрочки платежа.
3.3 Автоматизация управления дебиторской задолженностью
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, — способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств.
Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
· автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
· автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
· на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
· оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками - менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.
Преимущества информационной системы по управлению
дебиторской задолженностью.
Информационная система по управлению дебиторской задолженностью - это полноценная система управления отношениями с контрагентами, которая не допускает потери средств компании, оптимизирует работу первого руководителя, замещает дорогостоящие консультации профессиональных юристов. Тем более, разработчики системы могли бы предусмотреть возможность импорта данных из распространенных информационных систем, в том числе, бухгалтерских программ, путем копирования и последующего применения в работе счетов, счетов-фактур, перечня контрагентов, договоров, заявок, сумм долга - то есть самой важной информации, необходимой в процессе управления дебиторской задолженностью. Один бухгалтер, параллельно работая с бухгалтерской программой, не обладая специальными юридическими познаниями, смог бы осуществлять основные действия по взысканию дебиторской задолженности с большого количества контрагентов.
Информационная система в первую очередь выявляет неоплаченную дебиторскую задолженность. Общеизвестно, что в потоке информации сосредотачивается внимание на наиболее крупных должниках и отодвигает на задний план «мелких» дебиторов. В свою очередь, большое количество «мелких» задолженностей зачастую составляют в общей сумме долгов значительную часть. Многие дебиторы заинтересованы отсрочить оплату на неопределенное время. Причины такого поведения могут быть абсолютно разные: