Анализ сущности, элементы и этапы коммуникационного процесса (стр. 4 из 11)

-технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

-новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными -формами представления моделируемых ситуаций

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях -новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.

Функции новых информационных технологий следующие:

- общая обработка документов, их верификация и оформление;

-локальное хранение документов;

-обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;

-поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;

-электронная почта;

-персональная обработка данных;

-составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

-обмен информацией между базами данных;

-ведение персональных, баз данных;

-управление ресурсами;

-контроль исполнения;

- контроль автоматической корреспонденции;

-поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;

-передача данных;

-обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

-моделирование решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;

-автоматизированное обучение;

-служба консультаций;

-обмен локальной и персонализированной информацией;

-служба видеотекста;

-обмен и интеграция программных средств;

-перенос документов с одного носителя на другой;

-полиграфическое оформление документов;

-телефонные и телевизионные совещания;

-групповой контакт через терминалы.

Информационная технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации

Каждая из перечисленных в определении информационной технологий фаз преобразования; и использования информации. Реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.

Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; бумажном, видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Новая информационная технология /компьютерная информационная технология/ - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.

Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.

Основные характеристики новых информационных технологий. Таблица 2.

методология	Основной признак	результат
ПринципиальноНовые средстваОбработки информации	«встраивание» в технологию управления	Новая технология коммуникаций
Целостные технологические системы	Интеграция функций специалистов и менеджеров	Новая технология обработки информации
Целенаправленные создания, передача, хранение и отображение информации	Учет закономерностей социальной среды	Новая технология принятия управленческих решений

Если paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость
процессов использования информационного ресурса, надёжность и
оперативность процесса обработки информации, качество получаемой
информации.

Появление больших производственных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной " технологии. известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки /диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п./. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную
деятельность, организационно -технологические процессы. Вceбольшая
часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При
этом существенно повышается качество планов, разработанных с
использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.

Кроме того, чётно согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроляв тои числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного
уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких
отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций /участники
которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной передачи информации. Соответственно меняются
методы и техника коммуникационных отношений руководителей с
подчинёнными и вышестоящими органами.

Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - "электронногоофиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.

Отличительной чертой перехода к "электронному офису" является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую и передают её от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации /если и не вкрадется ошибка или не помешает шум/. тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

1.5. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну /КТ/ предприятия.

КТ - производственная, научно - техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей /получение прибыли, предотвращение, ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами/, которую предприниматель считает конфиденциальной.