Организацией закупки сырья и материалов на предприятии занимается отдел снабжения и реализации.
Для обеспечения производства предметами труда ему необходимо решить следующие задачи:
- какое сырье и материалы закупить;
- в каком количестве;
- у какого поставщика;
- на каких условиях поставки.
Кроме того, отделу нужно выполнить следующие работы:
- заключить договор с поставщиками на взаимовыгодных условиях;
- проконтролировать соблюдение условий;
- организовать доставку;
- организовать складирование.
2.1 Выбор поставщика.
Существуют следующие методы выбора поставщиков:
- метод конкурсных торгов;
- метод письменных переговоров между поставщиком и потребителем;
- метод изучения рекламных материалов;
- посещение выставок и ярмарок.
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму, или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму содержание.
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.
Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.
Предприятие использовало метод письменных переговоров между поставщиком и потребителем, причем в своем выборе использовало первый способ - когда инициатива вступления в переговоры исходила от продавца товара. В результате предприятие отобрало в качестве поставщиков лишь тех, которые смогли удовлетворить уровень запроса предприятия в объеме потребляемого сырья, его качестве, цене и надежности поставки.
Выбор поставщика осуществляется на основании ряда критериев. Имеется два основных критерия выбора поставщика:
1. стоимость приобретения продукции или услуг;
2. качество обслуживания.
Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п. Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от недопоставок, которые могут возникнуть, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.
Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии. К ним относятся:
• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие у поставщика резервных мощностей;
• организация управления качеством продукции у поставщика;
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика;
• риск забастовок у поставщика;
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.
Как уже говорилось ранее, для производства творожных сырков используются следующие компоненты: творог, джем клубничный, вареная сгущенка и шоколадная глазурь. Рассмотрим выбор поставщиков для каждого компонента.
Творог
При использовании метода письменных переговоров были отобраны следующие поставщики творога:
1. ООО «Олекс», Ленинградская область, г. Выборг, ул. Красноармейская, д.2, тел. (278) 225-02. Расстояние - 140 км. Цена за килограмм 40 рублей 00 копеек.
2. ЗАО «Нева», Ленинградская область, г. Приозерск, ул. Космонавтов д.5, (279)228-89. Расстояние -
110 км. Цена за килограмм 43 рубля 00 копеек.
3. ООО «Мастер», Ленинградская область, г. Кириши, ул. Печатников д.15, (268)534-56. Расстояние - 120 км.
Цена за килограмм 39 рублей 00 копеек.
В результате исследований в качестве поставщика творога был выбран ООО «Олекс», так как мы давно сотрудничаем с этой фирмой; она довольно таки давно находится на рынке сбыта товаров в отличие от фирм ЗАО «Нева» и ООО «Мастер», которые появились на рынке не так давно. ООО «Олекс» уже много лет на рынке и максимально ориентирует на потребности своих покупателей, гарантируя профессиональное обслуживание и индивидуальных подход к каждому клиенту.
Хоть фирмы находятся территориально ближе, чем ООО «Олекс», но соотношение цена-качество нас не устраивают.
Джем клубничный.
Для закупки клубничного джема отобрали следующих поставщиков:
1. ООО «Центр», г. Москва, ул. Хасанова д.20, (3472)65-52-18. Расстояние - 650 км. Цена за килограмм 23 руб. 00 копеек.
2. ЗАО «Смарт», г. Тверь, ул. Бебеля д.6, (3432)18-56-32. Расстояние – 400 км. Цена за килограмм 20 руб. 00 копеек.
3. ООО «Рапсодия», г. Москва, ул. Демократическая д.57, (8462)15-59-95 Расстояние - 650 км. Цена за килограмм 22 руб. 00 копеек.
В результате исследований в качестве поставщика был выбран ЗАО «Смарт», так как эта фирма находится территориально ближе всех остальных фирм, что является немало важным критерием при доставке продукта покупателю (то есть нам).
При достаточно высоком качестве нас так же устраивает оптимальная цена за килограмм продукта. Она самая маленькая из всех трех предложенных поставщиков, а это играет немало важную роль при оптовой покупке.
Для закупки вареной сгущенки отобрали следующих поставщиков:
1. ЗАО «Оазис», г. Санкт-Петербург, ул. Дровяная д.8, (812)251-16-15. Расстояние - 13 км. Цена за килограмм 22 руб. 00 копеек.
2. ОАО «Радость», г. Москва, ул. Губкина д.14, (095)938-26-15. Расстояние – 650 км. Цена за килограмм 21 руб. 00 копеек.
3. ООО «Союз», г. Тверь, ул. Ударников д.57, (0822)15-23-56 Расстояние - 400 км. Цена за килограмм 20 руб. 00 копеек.
В результате исследований в качестве поставщика был выбран ЗАО «Оазис», так как оно находится значительно ближе других двух фирм, что удобно при использовании автомобильного транспорта, так как партия закупки не очень большая и не требует применение железнодорожного и других видов транспорта.
Несмотря на то, что цена на варенную сгущенку у них чуть дороже, чем у оставшихся двух поставщиков, качество их продукции не уступает качеству других рассматриваемых поставщиков.
2.2. Метод закупки.
Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава комплектующих изделий и материалов. Основными методами закупок являются:
• оптовые закупки;
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.
• У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.
1.Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).
Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии повышенные торговые скидки.
Недостатки — большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитана.
2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.
Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставка поскольку оформляется только заказ на всю поставку.
Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.
3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: