- Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
- Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке[17].
- Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах.
- Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.
Это мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу. Атрибуты: ведущий в смокинге, выступления с речами, фуршет и т. п., наличие развернутой развлекательной программы на таких презентациях редкость.
Но бывают исключения о которых говорит А.А. Альтшуллер, когда презентация (например, презентация нового магазина) рассчитана на «случайную публику», скажем на прохожих, оказавшихся рядом. При таком развитии событий упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами. Грубо говоря, задачей здесь становиться - создать толпу, которая, сформировавшись, имеет свойство увеличиваться подобно снежному кому. Презентация в таком случае становиться заметным событием местного масштаба[18].
Промоушн-акции - эффективное средство продвижения различных товаров и услуг, комплекс мероприятий воздействующих на конечного потребителя[19]. Ким Сенг условно делит промоушн-акции на две основные категории (исключая специальные нестандартные акции):
Распространение листовок (иногда - образцов продукции) - при всей кажущейся «мимолетности» контакта подобная акция должна быть яркой, запоминающейся (яркая униформа промоутеров, красивые рекламные материалы), вызывать интерес, формировать позитивное восприятие продвигаемого продукта. В этом случае соотношение расходов и результатов зачастую себя оправдывает.
Акция - мероприятие организовывается как специальные мероприятия, могут быть широкомасштабными, требуют анонсирования и могут сопровождаться PR-поддержкой в СМИ. В учреждениях культуры наиболее приемлем игровой промоушн - продвижение продукции игровыми методами (лотереи, конкурсы, розыгрыши призов). Проводится как в самом учреждении, так и на улицах, концертах, праздниках и т.д. При проведении данного вида промоушн-акций часто используются СМИ для более обширного вовлечения целевой аудитории в проводимое мероприятие. Промоушн-акции, как правило, проводят в одном из следующих случаев:
- для усиления роста и стимулирования продаж товаров и услуг в начало сезонного увеличения спроса и стабилизации уровня продаж в начале спада сезонности;
- как метод конкурентной борьбы, когда необходимо защититься от конкурентной активности;
- при запуске нового продукта, для создания первичного спроса;
- как программа лояльности (лояльность учреждению, лояльность конечному потребителю).
После постановки задачи необходимо придумать саму коммуникацию т.е. то сообщение, которое убедит целевую аудиторию в том, что промотируемый товар или услуга являются наилучшим выбором для конкретно этого потребителя. Коммуникация должна содержать и рациональную составляющую, и эмоциональное воздействие.
Как мы видим, деятельность паблик рилейшнз в современном мире чрезвычайно многообразна. PR-технологии нынче в моде, но единство в многообразии удаётся соблюдать благодаря системе принципов, которыми руководствуется система связей с общественностью в своей деятельности. Система, обладающая, как и всякое законченное сложное образование, способностями к саморегулированию. Основные направления деятельности паблик рилейшнз представлены в Приложении 1. При анализе успешной PR практики выясняется, что существуют общие принципы, которыми руководствуются профессионалы.
Всем нам хочется, чтобы наша работа была, как праздник, а вот как живется тем, для кого создание праздников - ежедневный труд? Последнее время популярность приобретают event-менеджеры - специалисты по организации мероприятий.
Понятие event (ивент), что означает «событие», уже давно прижилось в профессиональной среде. Ивент-менеджеры занимаются обучением сотрудников и организацией рекламных акций, проведением корпоративных мероприятий и т. п. То есть область их деятельности охватывает все то, что не так давно стало частью отечественного бизнеса. Кроме того, все чаще таких специалистов приглашают для подготовки традиционных домашних торжеств - свадеб, юбилеев и прочих семейных праздников. Поэтому одно из определений гласит, что ивент-менеджер - это менеджер по организации специальных мероприятий[20].
Такие специалисты востребованы в первую очередь еvent-агентствами (фирмы по проведению праздников и мероприятий). Они могут работать также в качестве внутреннего (штатного) ивентера. Обычно в них нуждаются достаточно крупные компании, где такой сотрудник числится в отделе кадров или в PR‑службе. Кроме того, находят себе работу и ивентеры-фрилансеры, то есть работающие внештатно. Как правило, отмечает Г. Тульчинский, они обладают хорошими организаторскими способностями, у них прочно налажены связи с представителями всех задействованных в процессе реализации проекта структур: сотрудниками кейтеринговых компаний, обеспечивающих питание (это могут быть, например, выездные рестораны); владельцами площадок - мест, где проводят мероприятия (будь то банкетный зал, пансионат или теплоход)[21].
Если смотреть со стороны, то часто возникает недоумение - зачем компании свой ивент-менеджер? Неужели, чтобы провести две корпоративные вечеринки на Новый год и день рождения фирмы, так необходим специальный работник? Но в обязанности внутреннего ивентера входит не только это. Чаще всего на его плечи ложится организация обучения персонала и проведение семинаров, рекламных и PR-акций.
Такая работа кажется со стороны несложной и интересной, но на самом деле на ивентере лежит огромная ответственность. Ему нужно заранее спланировать каждое мероприятие, потому что от момента возникновения идеи до момента ее воплощения проходит много времени. Да и сам процесс реализации замысла состоит из множества этапов, и от каждого из них зависит конечный результат. Сначала надо убедить руководство в необходимости того или иного мероприятия или акции, ведь каждое событие требует определенных затрат, поэтому его окупаемость должна быть очевидной. Далее следует согласовать бюджет, убедиться в том, что все организации, которые намечено подключить к осуществлению проекта, готовы выполнить требования качественно и в срок. Затем уже ивент-менеджер приступает к ежедневным обязанностям по подготовке мероприятия, контролирует деятельность персонала на каждом участке работы, сроки выполнения поставленных задач, расход средств. И здесь не обходится без сюрпризов, часто неприятных, а значит, всегда надо иметь в запасе какую-то страховку, дополнительный вариант на всякий пожарный. И самое главное, что, если в итоге все-таки не удастся избежать накладок, все знают, кого винить в промахе. И в то же время, если мероприятия прошло как по маслу, не было никаких нестыковок и все остались довольны, ивентера редко благодарят. Поэтому, нельзя не согласиться с мнением М. Гундарина, что такую деятельность вряд ли можно считать легкой. Однако есть люди, кому она по душе. Им нравится дарить праздник другим, пусть даже ценой собственных неимоверных усилий[22].
Внутренними ивентерами чаще всего становятся работники кадровой службы или PR-отдела фирмы. Порой бывает так, что сотрудник изначально на добровольной основе занимался проведением корпоративных праздников. Если организация расширяется или человек переходит в более крупную компанию на другую должность, то его опыт начинают использовать уже не только для того, чтобы устроить в рамках фирмы вечеринку, но и для других целей. В зависимости от того, на что больше была направлена его работа - внутренние мероприятия компании (тим-билдинг, обучение, праздники) или внешние (промоакции, рекламная деятельность), этого сотрудника зачисляют либо в отдел кадров, либо в рекламную или PR-службу фирмы.
Ивент-менеджер компании, распределяя отдельные участки работы между сотрудниками и приглашенными специалистами, отвечает за весь процесс в целом, за конечный результат. По большому счету ивент-менеджер агентства выполняет примерно те же функции - координирует процесс в целом. Разница между внутренним и приглашенным ивентерами заключается в том, что первый хорошо знает специфику своей фирмы, предпочтения персонала и руководства, в курсе каких-то традиций, контекстов. У второго - больше опыта в проведении различных мероприятий, ему приходится постоянно встречаться с новыми людьми, выполнять новые задачи, он должен уметь ориентироваться в предложенных обстоятельствах. Кроме того, ивент-менеджер агентства может не только организовывать мероприятия для компаний, но и устраивать традиционные семейные торжества: свадьбы, юбилеи, детские праздники. И это не обязательно малобюджетные проекты. К тому же в подготовке праздников есть своя специфика, и кому-то нравится работать напрямую с людьми. Поэтому каждый специалист выбирает для себя, где и как ему работать: в ивент-агентстве; в организации, где нужен штатный организатор мероприятий, или же самостоятельно[23].