Передача информации по вертикали поддерживается вертикальной системой информации, включающей в себя регулярные отчеты, текстовую информацию и наличие единой компьютерной сети. У работников всегда присутствует возможность переадресации неразрешимой задачи руководству.
Компания активно использует достижения современных технологий в области Интернета и Интранета, как для взаимосвязи внутри организации, так и для контактов с представителями внешней среды.
В компании ведется планирование деятельности с разбивкой планов по кварталам. Данный вид планирования не является жестким и может быть откорректирован. В связи с активным развитием предприятия, больше всего внимания уделяется деятельности по открытию новых торговых точек. Налажено четкое распределение ресурсов между действующим бизнесом и вновь открываемыми объектами. Все работы ведутся с составлением смет по жесткому графику. Предусмотрено вознаграждение сотрудников за выполнение и перевыполнение планов по реализации.
По розничным продажам установлены целевые показатели, с которыми сопоставляются результаты деятельности.
Для планирования расходов компании составляется бюджет на год с последующей ежемесячной корректировкой.
1.2.3 Организационная структура
Организационная структура любой организации отражает уровни иерархии в компании, объем контроля и отношения отчетности, а также объединения работников в подразделения, а подразделений в организацию.
Существующую структуру организации «Торговые дома «Невис» можно охарактеризовать как функциональную. При данной структуре все виды деятельности всех уровней организации объединяет выполнение общей функции. Использование данной организационной структуры в аптечной сети «Невис» обусловлено необходимостью соблюдения высокого уровня компетентности в области фармацевтики, а также важнейшей ролью соблюдения принципов экономичности в аптеке. Все перечисленные условия имеют место в аптечной сети «Невис».
Все ведущие подразделения компании во главе с руководством сосредоточены в одном месте, что позволяет иметь экономичные локальные подразделения, которые могут использовать имеющиеся возможности центрального офиса. Существующая структура лишена излишнего дробления по разным направлениям и дублирования функций. Основной недостаток функциональной структуры - медленное реагирование на изменения в среде - частично нивелируется ежедневной близостью руководства и его доступностью для персонала., которое активно поддерживается в процессе обязательных еженедельных совещаний во главе с генеральным директором, где обсуждаются как текущие, так остро стоящие вопросы. Кроме этого все менеджеры активно и напрямую общаются между собой, чему способствует существующая корпоративная культура. Таким образом, имеет место развитие горизонтальных связей между подразделениями.
Функциональная структура для компании «Невис» по нашему мнению оправдана, особенно при условии активного участия собственников в оперативном управлении бизнесом в должностях генерального и финансового директоров.
Жизненные принципы и личные качества собственников определяют культуру компании аптечная сеть «Невис». Правила, под которым организация работает – «двойной контроль качества» и «мы несем людям здоровье» - могут быть девизами компании. Собственники спроецировали свои мировоззрение и ценности в правила жизни в компании и стратегию ведения бизнеса.
В коллективе сформирован общий дружелюбно-деловой тон и спокойная атмосфера. Принято строгое и быстрое выполнение полученных указаний, без обсуждений и комментариев. Законопослушность проявляется как в торговле качественными препаратами, проходящими вторую (внутреннюю) сертификацию, так и в отношениях с работниками. Легальные зарплаты, премии и даже давно забытые «подъемные» способствуют стабильности коллектива и уважению к руководству.
Существующая организационная культура определяет принятие решений работниками в отсутствии документированных правил. Просьбы выполнить работу, не прописанную в должностной инструкции, никогда не вызывают возражений.
Видимыми результатами разработанной корпоративной культуры в организации можно считать следующие моменты:
· Культура дисциплины. Своевременность прихода на работу и выполнение своих обязанностей.
· Нналичие ритуалов. Например, традиция предновогоднего награждения членов коллектива с вручением грамот и ценных подарков, которые пригодятся в работе. Количество номинаций исчисляется десятками. Главная задача – кого-нибудь не забыть.
В компании проводятся конкурсы между работниками. Например, лучший фармацевт года. Победителей отправляют на яхте генерального директора в путешествие. Конкурсу много лет, за его прохождением и итогами наблюдает весь коллектив.
Часть корпоративных мероприятий напрямую не связана с торговлей. Это конкурс детского рисунка для детей работников, десятикилометровый забег в сентябрьском марафоне и многое другое. В компании существуют ритуалы, способствующие вхождению в коллектив новых работников (в виде тренинга), ритуалы единения в виде коллективных поездок в города Пушкин, Тихвин, Коневец.
Вдохновителем и движущей силой в организации культурных мероприятий являются оба собственника, а их исполнение, зачастую на добровольных началах, лежит на менеджерах среднего звена.
В качестве символов компании можно рассматривать единый стандарт оформления розничных точек (аптек), наличие формы у фармацевтов, провизоров и вспомогательного персонала. Они привлекают внимание потребителей и подчеркивают важность низового персонала.
Для стороннего наблюдателя данный тип культуры не является ярковыраженным ввиду его направленности «внутрь» организации.
1.2.4 Человеческие ресурсы
Основа любой компании – это персонал. И это достаточно хорошо понимают в компании аптечная сеть ”Невис”. Как уже ранее отмечалось, высшее руководство компании трепетно относится к своим сотрудникам, вникает и интересуется проблемами, которые приходится решать персоналу.
В компании ”Невис” система работы с кадрами направлена на текущую деятельность организации. Принцип работы с персоналом основывается на тех же самых постулатах, которые были на тот момент, когда в компании было 10, 50 и 100 аптек. Никаких изменений с точки зрения управления персоналом в компании не произошло.
Отдел кадров занимается исключительно делопроизводством кадровой работы, а именно оформлением приема и увольнения сотрудников. Также персоналом занимается руководитель аптечной сети, четыре менеджера, отдел качества продаж (два менеджера) и непосредственно заведующие аптек.
Рассмотрим схему и структуру работы управления персоналом в компании и дадим краткую характеристику по форме и методам работы.
В связи с тем, что нет четко выраженного отдела персонала, то набором персонала занимаются разные отделы. Объявления о наборе персонала публикуются в СМИ отделом кадров, а с кандидатом проводит собеседование отдел качества продаж или менеджеры аптечной сети. Также подбором персонала зачастую занимаются сами заведующие аптек. В настоящий момент компания не испытывает серьезных трудностей с набором персонала по причине кризисной ситуации на рынке труда и большим количеством свободной рабочей силы, а также в связи с наличием договоров о сотрудничестве с фармацевтическими колледжами. Три года назад компания приняла решение проводить набор персонала в регионах России, в связи с этим в регионы (Ижевск, Пермь и т.д.) направляются сотрудники офиса с целью набора кандидатов. Новым сотрудникам для проживания предоставляется общежитие, различные льготы для обустройства на новом месте жительства. В компании формально существует двухмесячный испытательный срок. В компании нет формально зафиксированного института наставничества: если новый сотрудник удовлетворяет всем требованиям и может работать на кассе, то уже на второй день он может работать самостоятельно.
В компании разработаны должностные инструкции. В самом общем виде обязанности сотрудников регламентируются приказами Минздрава РФ, текст которых имеется в каждой из аптек «Невис». В аптеках в основном работают женщины. Мужчины составляют менее 1%. Средний возраст сотрудников 35-40 лет. График работы – 2 через 2, с 09.00 до 21.00. В зависимости от проходимости, в смену работают 2 до 5 сотрудников На сегодняшний день текучесть кадров составляет 0,15%, что является крайне низким показателем для фармрынка.
Компания никак не отслеживает эффективность работы персонала, о чем говорит отсутствие крайне эффективного для розничной сети метода «Тайный покупатель», а также каких-либо аттестационных проверок.
В компании регулярно проводятся тренинги по конкретным препаратам, которые организуются самими компаниями-производителями. Тренинги проходят на базе представительств или в специально арендуемых помещениях. Существует система стимулирования сотрудников по повышению квалификации, что выражается в оплачиваемом отпуске на период учебы.
В штате самой компании есть специалист – тренинг-менеджер, в обязанность которого входит регулярно с октября по апрель проводить тренинг под названием «Тренинг продаж. Эффективные продажи». Тренинги посещают только те сотрудники, которые желают профессионального развития.
Материальная мотивация сотрудников заложена в начислении заработной платы, которая состоит из окладной части и премиальных. По уровню заработной платы среди служащих аптек компания занимает одну из ведущих позиций в городе. Так, например, фармацевт компании «Невис» получает от 20000 о 30000 рублей, что является крайне высоким показателем по отрасли. Моральный климат в коллективе поддерживается на высоком уровне. Проводятся различные корпоративные мероприятия, направленные на создание дружеской атмосферы в коллективе.