Информационная система распределения продукции предприятия должна содержать, в частности, следующие сведения:
а) Результаты деятельности предприятия и успешно работающих его структурных подразделений: общие результаты (оборот, издержки, прибыль или убыток), обороты и доли возмещения издержек по отдельным позициям сбыта, эффективность работы, структура затрат.
б) Позиция предприятия на рынке: доля предприятия на рынке, районы деятельности продавцов (размещение потребителей), степень известности, имидж (профиль полярности оценок), параметры делового поля (покупатели, области сбыта, товарная номенклатура).
в) Положение на рынке (ситуация и развитие); параметры, структура и требования рынка:
Спрос: потенциал сбыта, отраслевой оборот, резервы сбыта, число и виды покупателей (потенциальные и действующие, постоянные и случайные, мелкие и крупные, и т. д.), ожидания, желания, требования, проблемы покупателей, мотивы покупок.
Торговля: имеющиеся в распоряжении предприятия пути сбыта и их значимость, эффективность используемой части (доли) рынка, цели, стратегии и поведение посредников в сбыте.
Конкуренция: конкуренты и значимость частей (долей) рынка на которых работают, цели, стратегии и поведение конкурентов, рекламации, конкурентные цены, причины аннулирования заказов, имеющиеся на складе запасы и время поставок.
Для оценки эффективности системы распределения нужна информационная система, которая состоит из систем внутренней информации, маркетинговой разведки, системы маркетинговых исследований.
Система внутренней информации основывается на внутренних источниках данных. Каждый отдел предприятия должен регистрировать и собирать данные о заказчиках, продажах, затратах и текущем поступлении наличных средств.
Данные одного отдела могут быть полезны другим подразделениям предприятия. Поэтому целесообразно создать автоматизированные базы данных, к которым имеют доступ все участники (любое подразделение) предприятия. Каждый отдел создает свою базу данных, в которую могут вводить информацию только работники этого отдела. Работники остальных отделов имеют право использовать информацию, содержащуюся в этой базе данных, но они лишены возможности, вносить в нее изменения и вводить новую информацию. На основе информации сравниваются результаты различных решений в разных временных интервалах. Информация на выходе из этой системы, необходима для принятия решений, оперативного планирования и контроля.
Система маркетинговой разведки предоставляет информацию о динамике внешней среды. Ежедневно поступающая информация позволяет следить за состоянием рынка. Фиксируются, прежде всего, явления, имеющие большое значение для развития в будущем, а также предоставляющие потенциальную опасность. Эта система черпает информацию из различных источников - от работников предприятия, заказчиков, конкурентов, поставщиков, изобретателей и рационализаторов, и рекламы. Нетрадиционным и до настоящего времени недостаточно используемым источником является компьютерная сеть «Интернет».
Система маркетинговых исследований предусматривает проведение исследований с участием специалистов. Маркетинговые исследования могут выполняться научно - исследовательским отделом предприятия или сторонними организациями соответствующего профиля. [25, c. 38]
Особое удобство работе в системе распределения ООО «Электротехмаркет» предаст использование баз данных, содержащих конструкторские чертежи, нормы расхода материала и их стоимость, и контроль за ходом производства, выполняющего заказ. Быстрый доступ к этим базам данных позволит в короткий срок определить возможность изготовления продукции и рассчитать ее полную стоимость. Это практически полностью решит проблему задержки рассмотрения заказов и сократит длительность прохождения заказа по всей цепи товародвижения.
В настоящее время для информационного обеспечения системы распределения ООО «Электротехмаркет» приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа. Для их создания необходимы следующие данные:
- Товарооборот предприятия и его подразделений;
- Выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем, объеме денежной выручки предприятия;
- Цены - динамика розничных и оптовых цен по товарным группам; информация о надбавках и скидках;
- Финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;
- Товарные ресурсы по товарным группам; учет по товарным группам;
- Покупатели - их юридический адрес, банковские и отгрузочные реквизиты, условия договора;
- Контракты - исполнение контрактов по отечественным и импортным товарам, платежи по контрактам;
- Трудовые ресурсы – численность работников производственного предприятия ООО «Электротехмаркет», аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях; товарооборот на одного работника производственного предприятия;
- Реклама - виды рекламы, расходы на рекламу и ее эффективность.
Учет и отчетность должны охватывать все стадии движения готовой продукции: выхода из производства, нахождение на складе и поступление потребителю.
Анализ процесса управления системы распределения ООО «Электротехмаркет» выявил множество «узких мест» в существующей на предприятии технологии. Прежде всего, этот недостаток проявляется в наличии устаревшей структуры, которая не ориентирует предприятие на современную практику оценки системы распределения, не позволяет полностью использовать весь накопившийся теоретический и практический опыт. Современные системы распределения отличаются высокой динамичностью, чувствительностью к изменениям рынка, высокой квалификацией специалистов.
Предприятие часто использует ссылки на то, что спрос на продукцию есть, но у потребителей нет денег, это свидетельствует о неразвитости маркетинга в части платежеспособного спроса, планирования ассортимента выпускаемой продукции, поиска новых рыночных ниш, организации сбыта и продвижения продукции на рынок. В кризисной ситуации, в которой оказалось большинство российских предприятий, первостепенными являются вопросы налаживания системы распределения путем создания дилерской сети, системы торговых агентов, обработки механизма стимулирования не только потребителей, но и посредников, чем, собственно, и занимается большинство предприятий.
В ООО «Электротехмаркет» отсутствуют такой важные этапы управления системой распределения как контроль за их функционированием и оценка. Эффективность системы распределения определяется минимизацией затрат в них. Соответственно для этого необходимо осуществлять планирование в системе распределения на основе выявления потребностей рынка и прогнозирования возможного объема продаж продукции, организацию их деятельности на основе стимулирования работающего персонала предприятия, посредников и покупателей, а также осуществлять контроль за эффективностью продаж по каждому каналу распределения.
Товар, доставленный к месту назначения своевременно и кратчайшим путем, не только удовлетворит потребности, но и обеспечит после продажи полное возмещение произведенных издержек и получение нормальной прибыли всем участникам процессов производства и обращения. Организация экономичного распределения - важнейшая функция системы распределения товаров, которая как мы уже рассматривали ранее, реализуется недостаточно эффективно на ООО «Электротехмаркет». Поэтому и необходимо создать на предприятии отдел маркетинга. По расчетам специалистов, использование имеющихся резервов ООО «Электротехмаркет» в этой области позволило бы снизить цены в 1,2 - 1,6 раза.
Эффективное управление системой распределения должно производиться как внутри предприятия, так и за его пределами. В ООО «Электротехмаркет» оно должно быть направлено на сокращение времени и затрат по реализации и стимулированию каждого объекта цепочки распределения.
Для сокращения времени и затрат в системе распределения на предприятии необходимо производить более быструю обработку заказов, использовать более дешевый и скоростной транспорт, произвести компьютеризацию контроля запасов, использовать рефрижерное транспортирование без упаковки, увеличить объемы хранилищ части продукции и сократить расходы на переработку, а также производить контейнеризацию штучных товаров.
В процессе развития системы распределения ООО «Электротехмаркет» следует уделять большое внимание собственному персоналу, занятому в сбыте продукции. В данном случае, можно предложить поощрения при выявлении более эффективных систем сбыта продукции, получение процентов от выгодных сделок и повышение квалификации сотрудников. [46, c. 61]
Важное место в управлении системой распределения ООО «Электротехмаркет» должны занимать отношения с посредниками. В данном случае необходимо сотрудничество и формирование договорных вертикальных маркетинговых систем. Большое внимание для этого необходимо уделять в ООО «Электротехмаркет» дружеским отношениям с покупателем. Это связано с тем, то потребители предпочитают поддерживать отношения с постоянными партнерами, даже если они предлагают продукцию по ценам более высоким, чем сложившиеся на свободном рынке: несмотря на более низкие цены сделок со случайными партнерами, общие затраты на их поиск и подготовку сделки значительно превышают расходы на поддержание связей с постоянными клиентами. Поэтому если раньше основное внимание уделялось поиску новых заказчиков, то теперь - ООО «Электротехмаркет» необходимо больше внимание оказывать сохранению связей с уже имеющимися покупателями. В основе отношений должна лежать не конкуренция, а взаимовыгодный обмен и сотрудничество сторон. Долгосрочные отношения уменьшают риск при совершении сделок и таким образом, становится выгодными для обеих сторон. Взаимопонимание позволит ООО «Электротехмаркет» и посредникам приходить на выручку друг другу, оказывать помощь в достижении взаимовыгодных целей, объединяя товар и потребителя на всех уровнях движения продукции, включая конечных пользователей.