Функции ФСО сводятся к организации отгрузки готовой продукции, ее транспортировке, складированию. Отдел подразделяется на две группы: финансовую (включает экономистов, занимающихся финансами) и группу реализации готовой продукции (включает инженеров по сбыту). Такая структура ФСО не отвечает современным требованиям рынка. Так как сбытовой отдел должен непосредственно заниматься реализацией готовой продукции. В ООО «Электротехмаркет» данная функция отдела разделяется между ОПП и ФСО и помимо сбыта отдел занимается финансовыми вопросами предприятия, которые включают в себя не только расчеты с заказчиками, но и работу с Госбанком, работу с платежными требованиями, работу по соглашениям. Это приводит к значительному распылению функций ФСО. ФСО выступает лишь как элемент процесса распределения, который отвечает за отгрузку готовой продукции.
На сегодняшний день процесс распределения продукции имеет типовую форму и состоит из ряда последовательных этапов, некоторые из которых совпадают с типовой моделью. Однако этот процесс также не совершенен.
Рассмотрим более подробно процесс распределения продукции в ООО «Электротехмаркет». Процесс распределения включает в себя следующие составляющие:
а) складирование готовой продукции в ООО «Электротехмаркет»;
б) операции, осуществляемые на начальной стадии процесса распределения, т.е. в начале процесса распределения (когда продукция уже продана или подготавливается к продаже, реализации, к отправке и в связи с этим заваривается в упаковывается, размещается в нужном, удобном для отгрузки состоянии, маркируется и, наконец, отгружается и загружается на транспортные средства), завершающие процесс непосредственно производства продукции и начинающие ее перемещение за пределами собственно производства;
в) перевозка продукции;
г) разгрузка, приемка товаров у конечных потребителей.
Планирование способов отгрузки, транспортировки, уровня обслуживания, выбора размера партии грузов, тары, скидок с количества заказа также нет. Данные виды деятельности установлены и более подробно оговариваются при заключении коммерческой сделки.
Договор поставки составляется ответственным лицом отдела подготовки производства в соответствии с требованиями стандартов, который прорабатывается всеми службами, участвующими в организации распределения: планово - экономический, финансовый, юридический отделы и заключительная виза ставится заместителем генерального директора по экономике. Все разногласия, либо их отсутствие по договору визирует ответственное лицо каждого отдела на листе согласования.
От начальников основных цехов поступает приемо-сдаточный акт на готовую продукцию. Отдел технического контроля проверяет, на сколько укомплектована продукция и принимается решение о месте хранения. Специализированных складов на ООО «Электротехмаркет» нет. Готовая продукция хранится либо в производственном цехе, откуда и ведется их отгрузка. За пределами территории предприятия складов готовой продукции ООО «Электротехмаркет» тоже не имеет.
На готовую продукцию собираются необходимые материалы:
- договора поставки; документы об оплате;
- протоколы согласования цен;
- сертификаты происхождения товара (по требованию заказчика).
Составляется отчет по сдаче готовой продукции и наличию документов в ФСО и ПДО.
После заключения договоров о поставке составляется график отгрузки (поступившей продукции. Погрузка продукции и контроль над ней осуществляют мастера транспортного цеха. Отгрузка готовой продукции происходит самовывозом (транспортом покупателя), либо транспортом производителя (автомобильным или железнодорожным). За несвоевременный вывоз продукции на покупателя накладывается пени в размере 0,1% от общей стоимости оборудования.
Расходы по транспортировке продукции так же оплачивает покупатель. При перевозке автотранспортом к стоимости готовой продукции добавляются транспортные затраты. Определенного способа расчета транспортных затрат на 000 «Электротехмаркет» не существует. Экономист транспортного цеха рассматривает способы расчета различных предприятий и выбирает наиболее оптимальный, согласуя его с директором.
В настоящее время используется способ, который включает расчет следующих показателей:
а) материальные затраты (рассчитывается с учетом времени работы, расстояния, грузоподъемности):
1) автомобильное топливо;
2) масло смазочные материалы;
3) капитальный ремонт;
4) износ и ремонт шин
5) амортизация.
б) расчетная часть:
1) основная заработная плата;
2) дополнительная заработная плата;
3) начальная заработная плата.
в) расходы с налога (4%);
г) рентабельность (10%);
д) НДС;
е) всего с НДС.
При транспортировке железнодорожным транспортом к стоимости готового изделия добавляется железнодорожный тариф, который рассчитывается при заключении договора со станцией отправления - станция Саранск и Рузаевка РЖД.
Контроль за отгрузкой, транспортировкой готовой продукции осуществляют мастер ОГК, мастер цеха №5, представитель МГТС и иногда представитель заказчика.
Управление системы распределения начинается уже на этапе сбора информации о потенциальных потребителях, а также их информированию о собственной деятельности (осуществляется посредством письменного извещения, участия в профильных выставках и семинарах, рекламных объявлениях в специализированных изданиях, посредством прямых контактов с потенциальными потребителями), и выражается в определении уровня заинтересованности потребителя в продукции ООО «Электротехмаркет», оценке платежеспособности потенциального клиента. В такого рода деятельности задействованы, прежде всего, заместитель начальника ОПП и группа договоров. Для поиска покупателей широко используются электронные базы данных, а также реестр предприятий строительного комплекса.
Анализ выпускаемых видов продукции (металлокорпуса, НКУ) показал, что спрос на данные виды продукции не зависит от сезона и определяется тем, что оборудование имеет определенный срок службы, по истечению которого подлежит замене и определяется также рыночными потребностями.
Большое внимание уделяется сбору информации о конкурентах. В первую очередь ООО «Электротехмаркет» интересует, где производится аналогичная продукция и ее стоимость. Исследования проводятся по методу «телефонной разведки» т.е. сотрудник ОПП звонит предприятию конкуренту, интересуется _ продукцией и просит выслать на нее прайс-лист. В конце работы составляется отчет.
Анализ показал, что основными производителями и продавцами металлокорпусов и НКУ в Поволжье являются предприятия, отраженные в таблице 2.2.
Аналогичная ситуация складывается на рынках металлокорпусов и НКУ. ООО «Электротехмаркет» занимает одно из лидирующих положений на обоих рынках региона. На это указывает увеличивающийся объем продаж по данным видам продукции. Это связано с выгодным месторасположением предприятия, разнообразным выбором металлокорпусов (по габаритным размерам и назначению) и сравнительно низкими ценами по отношению к конкурентам.
Таблица 2.2 - Основные конкуренты ООО «Электротехмаркет»
| Предприятие | Продукция |
| ООО НМК «МАСТ» Г.Н.НовгородЗАО «Континент ЭТС» Г.Н.НовгородООО «Интерэлектрокомплект» г.МоскваООО «Электрощит-Казань» г.Казань | Металлокорпуса |
| ОАО КЭМЗ г.КовылкиноООО «Электрощит-НН» Г.Н.НовгородОАО «Электрощит» г.СамараООО «ЭТМ» Г.Н.Новгород | НКУ |
Следующим этапом, по управлению системы распределения продукции в ООО «Электротехмаркет», является работа по установлению контакта с потенциальным покупателями. Наиболее распространена практика телефонных звонков. По телефону выясняется, нужен ли организации продукт, с кем можно обсудить этот вопрос. Хотя чаще всего клиент сам связывается с ООО «Электротехмаркет». В данном случаи предприятию - заказчику необходимо отправить на адрес ООО «Электротехмаркет» письмо - заявку с указанием необходимой продукции и ее технических характеристик. Заявка поступает и рассматривается на предмет соответствия требуемой продукции возможностям предприятия заместителя начальника ОПП. В том случае если предприятие уже сталкивалось с подобными заказами, принятие заказа подтверждается, и он передается группе договоров и ФСО, которые составляют договор и отправляют его заказчику вместе с требованием о предоплате (сейчас используется предоплата 50% и 100% в зависимости от заказа). Если заказчик согласен с требованиями договора и совершил предоплату, заказ передается в группу текущего планирования и размещается на производство. Этот заказ автоматически включается в план реализации продукции на следующий месяц, план находится в ФСО. После изготовления в ФСО поступает заявка, которая обязывает ФСО организовать отгрузку, транспортировку и складирование продукции потребителю. В случае возникновения проблем с качеством заказчик решает ее с группой договоров.
Часто на предприятие поступают нестандартные заказы, которые оно всегда старается выполнять. Главной задачей ОПП (зачастую начальника и его заместителя) в этом случае является приложить все усилия к его реализации в наикратчайшие сроки. Это требует, прежде всего, согласования заказа с техническими службами предприятия. Поэтому после поступления нестандартного заказа зам. начальника ОПП передает заказ в конструкторский отдел, где рассматривается возможность производства этого изделия собственными силами, либо закупка отдельных узлов и деталей вне предприятия. Также этот вопрос необходимо согласовать с отделам главного технолога (ОГТ) и затем подсчитать стоимость готового изделия (ПЭО, ФСО). Все данные вносятся в маршрутную карту. В случаи возникновения проблемы с этими службами проблема решается в техническом совете. После положительного решения проблемы разрабатывается соответствующая документация, и заказ передается в группу договоров, а дальше идет по обычному сценарию. Как показывает практика предприятия, отказов на такие заказы фактически не бывает.