Исследование бизнес-процесса продажи чая (стр. 2 из 6)

их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта. Деление объектов, необходимых для выполнения процесса, на "входы" и "ресурсы", является достаточно условным. Более важным для выполнения процесса, является точное определение того, что должно поступить в распоряжение владельца процесса, чтобы процесс состоялся, и был выполнен успешно.

На рисунке 1 показана концептуальная схема управления процессом, основанная на сформулированном выше определении процесса.

Процесс, представленный на рисунке 1, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении. Можно дополнить определение владельца процесса, приведенное выше, следующим образом: "владелец процесса - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса". Таким образом, в рассматриваемом понимании процессного подхода к управлению наличие владельца процесса, обладающего ресурсами, является важнейшим необходимым условием.

Рисунок 1 - Концептуальная схема управления процессом

Для того чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Процесс не может существовать отдельно от организации. Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов.

Процессы организации могут быть разделены на три основных типа по характеру деятельности и создаваемому продукту:

Таблица 1.1 - Классификация процессов предприятия

Типы процессов	Характерные признаки	Клиенты
Основные процессы (процессы основной деятельности)	1. Назначение процессов - создание основных продуктов. 2. Результат - основной продукт и/или полуфабрикат для его изготовления. 3. Процессы лежат на пути создания основных продуктов. 4. Процессы добавляют продукту ценность для потребителя.	Внешние клиенты Конечные потребители Внутренние клиенты - другие процессы организации
Вспомогательные процессы	1. Назначение процессов - обеспечение деятельности основных процессов. 2. Результат - ресурсы для основных процессов. 3. Деятельность процессов не касается основных продуктов. 4. Процессы добавляют продукту стоимость.	Внутренние клиенты - другие процессы организации
Процесс управления организацией	1. Назначение процесса - управление деятельностью всей организации. 2. Результат - деятельность всей организации.	1. Собственники (инвесторы) 2. Потребители (клиенты) 3. Персонал (сотрудники) 4. Поставщики и субподрядчики 5. Общество (внешняя среда)

3. Особенности бизнес-процесса продажи чая

В каждом бизнес-процессе можно выделить критические точки.

Критические точки - это точки, в которых можно создать добавленную ценность процессу.

В бизнес-процессе продажи чая можно выделить следующие критические точки:

Обучение персонала, консультирование потребителей.

"Умение общаться с людьми - это товар, который можно купить так же, как мы покупаем чай или кофе, и за этот товар я готов заплатить больше чем за что-либо другое".

Дж.Д. Рокфеллер.

Консультант ненавязчиво рассказывает потребителю о марках, видах и особенностях того или иного сорта чая. Затем может тактично порекомендовать приобрести чай компании, которую он представляет. Во время проведения таких акций-консультаций объемы продаж вырастают в 3-5 раз.

Продажа дополнительных аксессуаров.

Дегустация чая.

Позволяет покупателю самому выбрать наиболее вкусный, по его мнению, чай.

Обратная связь.

После продажи нужно позвонить своему покупателю, чтобы убедиться, что все в порядке, и ответить на все вопросы, которые у него могут возникнуть. Следить, не нужна ли ему какая-либо помощь.

Как часто торговец звонит вам после продажи, чтобы убедиться, всё ли в порядке? Если вам хоть раз звонили, вы, вероятно, легко вспомните об этом, потому что это так редко случается.

Минилаборатория.

Многие люди привыкли доверять научным сотрудникам. И если в магазине будет проводиться проверка на наличие полезных и вредных компонентов в чае, а так же проверка качества чая, то у потребителя будет больше доверия. Это значит, что он будет чаще покупать эту продукцию, нежели как на рынках и в супермаркетах, где гарантия качества продукта совсем мала.

VI. Предоставление скидок постоянным покупателям.

4. Технология работы с бизнес-процессом

4.1 Размер и число процессов

Процессы выделяются в виде объектов управления. Для того чтобы определить, что входит в каждый из объектов, его нужно описать или задокументировать. Из этого требования вытекают следующие правила для определения размера и числа процессов.

Для управления каждым процессом необходимо назначить владельцев процессов, т.е. должностных лиц или коллегиальные органы, и предоставить в их распоряжение все необходимые ресурсы. Владелец процесса должен иметь право распоряжения выделенными ему ресурсами.

Правило 1. Размер процесса и численность сотрудников в нем зависят от размеров структурной единицы (или бизнес-единицы), для которой составляется бюджет.

Первоначальное объединение сотрудников по признаку принадлежности к процессам можно производить на основе штатного расписания с указанной численностью сотрудников. Структурные подразделения организации объединены в существующую систему управления организацией по функционально-административному признаку.

Организационная структура, состав работ, процессов и подпроцессов могут варьироваться в больших пределах. Чаще всего при классификации построения организационных структур рассматривают три типа организационных структур:

линейно-функциональные,

дивизиональные,

матричные.

1. Линейно-функциональная структура - характерна для организаций малого и среднего размера, а также для крупных организаций, выпускающих монопродукт или ограниченную группу продуктов. Пример крупной организации, построенной по линейно-функциональному принципу: сталепрокатный завод.

В линейно-функциональной организации функциональные службы централизованно выполняют задачи "штабного" назначения. Владельцами основных и вспомогательных процессов назначаются руководители основных и функциональных служб, т.е. высшее руководство организации. Такой сетью процессов руководит генеральный директор организации или совет директоров, если в организации принята коллегиальная схема принятия решения. При проведении декомпозиции процессов в каждом из этих процессов можно выделить свою сеть подпроцессов меньшего масштаба, возглавляемых руководителями, подчиненными владельцу вышестоящего процесса.

2. Дивизиональная структура организации - характерна для крупных организаций с высокой степенью диверсификации деятельности или имеющих сеть географически удаленных предприятий и дочерних компаний с высокой степенью автономности и независимости. Примером такой компании может служить организация холдингового типа. В дивизиональных структурах часть функций может быть придана производственным компаниям. Ответственность за выполнение этих "штабных" задач может быть распределена между производящими дивизионами и центральным офисом или управляющей компанией.

В такой организации очень важно найти оптимальное сочетание прав, полномочий и взаимодействия холдинговых функциональных структур и функциональных структур дивизионального подчинения.

3. Матричная структура управления - чаще всего применяется в области управления проектными организациями. Эта структура управления является очень эффективной, но переход к ней возможен только после тщательного налаживания связей и взаимодействия между администраторами подразделений и руководителями отдельных проектов. Организация работ при проектном управлении обычно ведется с помощью средств автоматизированного управления класса Spider, Primavera, MS Project и др.

Матричная структура управления изображается в виде матрицы сотрудников (подразделений) и работ, построенной по принципу двойного подчинения:

административному руководителю, который отвечает за обеспечение сотрудников (подразделений) ресурсами для выполнения основных обязанностей;

руководителю проектных работ или руководителю по направлению.

Внедрение матричной структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификацией сотрудников, в противном случае возможна дезорганизация управления.

Правило 2. Размер процесса должен быть не меньше, чем величина объекта управления (подразделения), для которого составляется документированный план.

Планирование - это процедура подготовки и принятия совокупности взаимосвязанных решений планового характера для обеспечения функционирования и развития организации. План - официальный документ, являющийся законом для подразделений организации и содержащий механизмы координации деятельности и распределения ресурсов. В зависимости от размеров организации, ее целей и степени централизации управления планы бывают: