Идентификационный номер запроса;
Дата отправки;
Идентификационный номер материала или группы материалов;
Краткое описание материала.
Регистрация полученных запросов на материал. Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке.
Анализ полученных запросов на материал. Запросы, полученные от возможных Заказчиков, анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте.
1.6 Составление списка Заказчиков, приславших запросы. Реквизиты возможных Заказчиков, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений.
2) Отправка коммерческих предложений.
На данной стадии производятся следующие этапы:
2.1 Подготовка коммерческих предложений;
2.2 Оформление коммерческих предложений;
2.3 Согласование коммерческих предложений;
2.4 Отправка коммерческих предложений.
2.1 Подготовка коммерческих предложений. Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному Заказчику альтернативный материал.
2.2 Оформление коммерческих предложений. При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты:
Идентификационный номер коммерческого предложения;
Дата отправки;
Идентификатор материала или группы материалов;
Стоимость материала в зависимости от условий поставки;
(На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки)
Идентификатор валюты;
Информация о сроках отгрузки;
Краткое описание материала;
Просьба выслать подтверждение о получении.
2.3 Согласование коммерческих предложений. Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения.
2.4 Отправка коммерческих предложений. На данной стадии проводятся следующие этапы:
Организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками;
Отправка коммерческих предложений;
Регистрация отправки коммерческих предложений.
Организация деловой переписки с возможными Заказчиками. С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного информационного канала, каким могут являться:
Электронная почта;
Традиционная почта;
Факсимильная связь;
Доставка личным представителем (курьером).
Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам. Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи. Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении.
Регистрация отправки коммерческих предложений. Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке.
3) Заключение или продление договора с Заказчиком
Данная стадия состоит из следующих этапов:
3.1 Получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика;
3.2 Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком;
3.3 Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.
3.1 Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика. В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.
3.2 Проверка на наличие договора с Заказчиком. На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество.
3.3 Заключение или продление договора с Заказчиком. В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
4.1 Получение заказа от Заказчика;
4.2 Согласование заказа;
4.3 Регистрация заказа.
4.1 Получение заказа от Заказчика. Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов:
Возврат (брак в комплектующих);
Допоставка по цене договора;
План поставок (в соответствии с договором);
Бесплатная поставка (замена брака);
В позициях заказа указывается:
Идентификационный номер заказа;
Вид заказа;
Дата отправки;
Идентификатор материала или группы материалов;
Условия поставки;
Идентификатор валюты.
4.2 Согласование заказа. В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и, на основании этого, в его данные могут быть внесены изменения.
4.3 Регистрация заказа. Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ.
5) Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику
На данной стадии производятся следующие этапы:
5.1 Подготовка инвойса в соответствии с заказом;
5.2 Оформление инвойса;
5.3 Согласование инвойса;
5.4 Отправка инвойса Заказчику;
5.5 Регистрация отправки инвойса.
В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет - фактура). В его позициях указывается:
Идентификационный номер инвойса;
Дата отправки;
Идентификатор материала или группы материалов;
Идентификатор валюты;
Условия поставки;
Условия оплаты с указанием счета;
Счета могут быть следующих видов:
Отдельный счет для каждой поставки;
Сводный счет для нескольких поставок;
Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).
При оформлении инвойса в его позициях указывается:
Идентификационный номер инвойса;
Дата отправки;
Идентификатор материала или группы материалов;
Идентификатор валюты;
Условия поставки;
Условия оплаты с указанием счета;
(Счета могут быть следующих видов)
Отдельный счет для каждой поставки;
Сводный счет для нескольких поставок;
Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).
5.3 Согласование инвойса. Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения.
5.4 Отправка инвойса Заказчику. Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется Заказчику при помощи выбранного канала связи.
5.5 Регистрация отправки инвойса. Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке.
6) Выполнение обязательств по договору.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
6.1 Получение от Заказчика уведомления о выполнении условии по оплате;
6.2 Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке;
6.3 Контроль выполнения Заказчиком обязательств по оплате;
6.4 Отгрузка материала в соответствии с договором.
6.2 Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке. Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки.
6.4 Отгрузка материала в соответствии с условиями договора. На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения, Заказчику высылается уведомление в установленной форме.
7) Контроль выполнения условий договора. Данная стадия включает в себя следующие этапы:
7.1 Регистрация отступления от контрольных дат по договору;
7.2 Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора
7.1 Регистрация отступления от контрольных дат по договору. На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику.
7.2 Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора. На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.
8) Контроль счетов. На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.
Технология проведения бизнес-процесса розничной продажи.
Технология проведения бизнес-процесса розничной продажи на предприятии состоит из стадий:
Поиск Поставщиков;
Отправка заказа на материал;
Заключение или продление договора с Поставщиком;
Получение инвойса (счета - фактуры) от Поставщика;
Выполнение обязательств по договору;