Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.
Документальное обеспечение логистического процесса - важная задача логистики.
Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.
Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, не редко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.
Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков, но также соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.
Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.
Информационные потоки характеризуют с помощью ряда оценок: 1) по источнику возникновения; 2) направлению; 3) объему; 4) периодичности; 5) порядку согласования; 6) порядку утверждения; 7) срокам действия; 8) порядку хранения и др.
1. Источники возникновения сообщений могут быть различными - от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.
2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным.
Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное.
Есть и третий вариант определения понятия «направление информационного потока» - учет географического или территориального адресата его назначения.
3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: 1) документов; 2) листов в потоке; 3) страниц в потоке; 4) пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков.
Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе - документострок или числом слов в сообщении – в телеграммах.
Третий способ учета - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.
4. Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть раньше или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой.
5.Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с, руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.
6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается - подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.
7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия. Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояние их движения к заданному месту доставки.
8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.. Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуется большие средства.
Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций - дорогостоящее дело. Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.
Взаимодействие информационных потоков с материальными.
Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.
Второй информационный поток, следующий за названным - согласованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки, когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.
Таким образом, на протяжении всего периода существования материальных потоков информационные потоки о них либо опережают движение материалов, либо следуют после завершения какого-либо этапа их движения, после приемки потока, перед его расформированием.
Одновременно создаваться информационные и материальные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность появления одного из них на основе предшествующих функционирования второго потока.
Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно.
Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков.
Во-вторых, сначала обычно рождается один-два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока.
В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по сравнению с временем движения материального потока.
Организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения или покупателя, требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными.
Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки переводятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами.
Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде.
Внешние информационные потоки в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных информационных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток.
Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью.
Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса - снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли-продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия купленными материальными ресурсами.
Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений - цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.