По использованию средств механизации делятся на ручные, частично механизированные (частично заполненные с использованием средств механизации, напр. компьютеров) и полностью механизированные.
Улучшению организации учета способствует унификация и стандартизация документов.
Унификацией документов называется разработка и применение единых их форм для регистрации однородных хозяйственных операций в различных отраслях народного хозяйства.
Стандартизацией называется установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.
Документирование хозяйственных операций.
Документация является основой бухгалтерского учета. В связи с этим она должна отвечать таким требованиям, как
- простота и ясность оформления;
- своевременность составления;
- точность отражения хозяйственных операций.
На Украине действуют единые правила оформления документов, которые изложены в "Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете".
В Положении указано, что документа должны составляться своевременно, в момент совершения операции. Показатели, которые характеризуют хозяйственную операцию, зафиксированные в документе, называются его реквизитами.
Первичные документы, для придания им юридической силы, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа (проставляется двумя арабскими цифрами, чтобы избежать подлога, например, 02 апреля 1998 года);
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
- подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления в документе.
В первичном документе могут быть и другие реквизиты.
Исправление ошибок в банковских и кассовых документах КАТЕГОРИЧЕСКИ запрещено!
В бухгалтерском учете для исправления допущенных ошибок применяют два способа: корректурный и "красного сторно".
При корректурном способе неправильно записанная информация зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, ставится дата исправления и подписи лиц, подписавших документ.
Исправление ошибок с помощью метода "красного сторно"[2] обозначает, что записанная красным чернилом сумма при подведении итогов вычитается. Таким образом, аннулируется ранее записанное синее чернило. Но при этом обязательно необходимо сделать правильную запись.
Пример исправления методом красного сторно. Вы по чеку из банка получили 1000 гривен. Бухгалтер при разноске сделал следующую запись:
Операция № 11.
Дебет 50 10 000 грв.
Кредит 51 10 000 грв.
То есть было записано десять тысяч вместо одной тысячи.
Прошло какое-то время, и ошибка была обнаружена. При исправлении записывается:
Операция №26.
Дебет 50 10 000 грв.
Кредит 51 10 000 грв.
И сразу же, операцией под номером 27, записывается правильная сумма:
Операция №27.
Дебет 50 1 000 грв.
Кредит 51 1 000 грв.
Инвентаризация.
В процессе хозяйственной деятельности происходят явления, которые в момент их осуществления нельзя оформить соответствующим документом, например естественная убыль товара при транспортировке, хищения.
Это приводит к расхождениям фактического наличия ценностей с показателями учета. Для установления и определения таких расхождений проводят инвентаризацию.
Инвентаризация – один из способов фактического контроля за состоянием и сохранностью хозяйственных средств предприятия. Осуществляется инвентаризация путем осмотра, подсчета, обмеривания, взвешивания хозяйственных средств в натуре и сверения полученных результатов с данными бухгалтерского учета. При этом выявляются все случаи недостач или излишков, порчи. Недостачи будут в тех случаях, когда по бухгалтерскому учету числится больше, чем имеется в наличии. Излишки – наоборот.
Инвентаризации по своему характеру могут быть плановыми и внезапными. Внезапные инвентаризации проводятся правоохранительными органами, налоговой милицией.
По полноте охвата различают инвентаризацию полную или частичную. Полная инвентаризация состоит в сплошной проверке всех средств предприятия и расчетов. Она осуществляется в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета. Чаще проводятся частичные или выборочные инвентаризации.
Сроки и порядок проведения инвентаризации предусматриваются "Инструкцией по инвентаризации основных средств" (обязательно ознакомиться).
Инвентаризация проводится комиссией, которая назначается распоряжением руководителя предприятия. Он несет ответственность за правильность и своевременность проведения инвентаризации.
Инвентаризация проводится в разрезе материально-ответственных лиц и мест хранения материальных ценностей. Все данные, собранные комиссией заносятся в инвентаризационную опись.
Перед началом проведения инвентаризации с материально-ответственного лица берется расписка, что все документы, касающиеся прихода и расхода материала на складах, оно провело по своим всем записям.
Техника и формы бухгалтерского учета.
1. Учетные регистры и их роль в бухгалтерском учете.
2. Виды и формы учетных регистров.
3. Техника учетной регистрации.
4. Сущность форм бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная и упрощенная для малых предприятий.
- Учетные регистры представляют собой листы бумаги, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии средств и их источников, операций, происходящих с ними, зафиксированных первичными бухгалтерскими документами.
В зависимости от внешнего вида учетные регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.
В бухгалтерских книгах все страницы сброшюрованы, пронумерованы и прошиты (заключены в переплет). Станицы в книгах нумеруются до начала записей. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера или директора (или двух лиц), делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано …(прописью)… страниц." К бухгалтерским книгам относятся: кассовая книга, книга учета покупок[3], книга учета продаж1, инвентарная книга[4]
Карточки – это тоже листы бумаги, но они не скрепляются между собой. Они хранятся в специальном ящике, называемом картотекой. Карточки широко применяются при организации учета на складе. Каждая отдельная карточка открывается на отдельный вид сырья, материалов, топлива.
Свободные листы (ведомости) несколько похожи на карточки тем, что не имеют прочного скрепления между собой. Они изготавливаются из менее плотной бумаги, чем карточки. Хранятся в папках.
Использование в учете в той или иной форме регистров (книг, карточек, свободных листов) определяется их особенностями и регламентируется нормативными актами.
Виды и формы учетных регистров.
Учетные регистры имеют различное строение и группируются по двум признакам: объему содержания и характеру записей.
По объему содержания они подразделяются на регистры синтетического, аналитического и комбинированного учета.
Синтетические учетные регистры предназначены для записей, которые делаются в обобщенном виде с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской записи. Они не имеют пояснительного текста, а если имеют, то очень краткий. Примером может быть главная книга.
Аналитическими называют такие учетные регистры, в которых запись ведется по отдельным счетам, детализирующим содержание синтетического счета. Аналитические регистры служат для отражения хозяйственных операций и контроля
- за наличием и движением каждого вида материальных ценностей,
- за состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем и подотчетным лицом.
В регистрах аналитического учета дается пояснительный текст, в котором излагается сущность операции.
Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Примером может быть журнал-ордер.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологическими называют такие учетные регистры, в которых бухгалтерские записи отражаются в календарной последовательности их составления.
Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций, оформленных бухгалтерскими записями по бухгалтерским счетам.
Комбинированные учетные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, Журнал-Главное.
Технология учетной регистрации.
Порядок отражение хозяйственных операций в учетных регистрах регламентируется "Положением об организации бухгалтерского учета в Украине" (№250) и "Положением о бухгалтерской документации" (№88).
- Запись хозяйственных операций в учетные регистры носит название разноски операций. Разноска операций осуществляется на основе контировки документов, то есть указания корреспондирующих счетов.
В соответствии с вышеуказанными нормативными актами, бухгалтерский документ составляется в момент свершения операции или сразу после ее завершения. Бухгалтерские документы, попадающие в бухгалтерию, прежде чем их информация будет занесена в четные регистры, подвергаются проверке по форме и по содержанию.
Проверка по форме включает:
- проверить название документа;
- его соответствие установленному образцу;
- наличие всех заполненных необходимых реквизитов, которые придают ему юридическую силу;
- наличие печати (где необходимо).