После каждой регистрации данных того или иного первичного документа подсчитывается остаток.
Сверка данных складского и бухгалтерского аналитического учетов осуществляется путем периодической оценки по ценам количественных остатков, по данным складского учета на определенную дату в сопоставлении полученной общей суммы с суммой остатка по данным из стоимостного аналитического учета, ведущегося в бухгалтерии. Такой метод организации учета называется оперативно-бухгалтерским или сальдовым.
Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за материальные ценности используется счет 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Материальные ценности без сопроводительных документов и счетов-фактур называют "неотфактурованными поставками". Поступившие материальные ценности приходуются на склады по существующим ценам или исходя из оценки предыдущих поставок аналогичных ценностей. Неотфактурованные поставки учитывают как кредитовое сальдо по счету поставщиков, счету 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", принимают меры к розыску поставщика и платежных документов для погашения возникшей задолженности.
За материальные ценности, не доставленные перевозчиком к месту назначения, предприятие иногда оплачивает поставщику их стоимость. Возникает отвлечение денежных средств на оплату активов, именуемых "материальными ценностями в пути". Материальные ценности в пути учитываются по каждому виду материалов и платежному документу отдельно, показываются как дебиторская задолженность по отдельным объектам на счете 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
В практике встречаются случаи, когда на предприятия приходят платежные документы, по которым поставщики не отправили грузы, — бестоварные счета-фактуры. Такие оплаченные суммы следует снимать со статьи "Материальные ценности в пути" счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и относить в дебет счета 374 "Расчеты по претензиям".
Поступление производственных запасов отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 20 "Производственные запасы" и кредиту счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Одновременно делается бухгалтерская запись на сумму налога на добавленную стоимость: Дебет счета 641 "Расчеты по налогам". Кредит счета 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".,
На каждый вид материальных ценностей открывается аналитический счет, в котором объекты учета отражаются по количеству (в принятых единицах измерения) и сумме стоимости (в принятой системе оценки). Аналитические счета группируются по группам производственных запасов, местам хранения, материально ответственным лицам, по субсчетам и счетам бухгалтерского учета. Аналитический учет на счетах используют для контроля сохранности и движения производственных запасов, правильности их оценки, сверки с данными складского учета, подведения результатов инвентаризации.
Учет расчетов с поставщиками производится в журнале-ордере № 6 Принятые на ответственное хранение материалы, от оплаты которых предприятие отказалось, учитываются на забалансовом счете 02 "Активы на ответственном хранении".
Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета поступления производственных запасов приведено в таблице 5.1.1.
Таблица 5.1.1
Корреспонденция счетов по учету поступления производственных запасов
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | |
| Оприходованы производственные запасы, оплата которых произведена подотчетными лицами | 20 | 372 |
| Приход производственных запасов, поступивших от поставщиков | 20 | 63 |
| Одновременно на сумму НДС | 641 | 63 |
| Претензия к поставщикам за производственные запасы | 374 | 63 |
| Приход производственных запасов, поступивших от учредителей в счет их вкладов в уставный капитал | 20 | 40,46 |
| Получены производственные запасы безвозмездно | 20 | 719 |
| Приход производственных запасов по цене возможного использования от забракованной продукции | 20 | 24 |
| Возвращение производственных запасов на склад по ценам возможного использования | 20 | 23, 91, 92, 93 |
| Внутренняя передача производственных запасов | 20 | 20 |
| Оприходованы производственные запасы согласно проведенной инвентаризации | 20 | 719 |
| Получены производственные запасы в обмен на неподобные активы | 20 | 742 |
5.2. Учет расхода материальных ценностей
Под расходом материальных ценностей со склада подразумевается отпуск их в производственные единицы (цеха, отделы, участки и т. д.) предприятия для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки, реализации, перемещение материалов внутри предприятия.
Отпуск материальных ценностей со склада производится материально ответственными лицами по надлежаще оформленным документам.
Выдача материалов со склада осуществляется на основании лимитно-заборной карты (типовые формы № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а), накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, акта-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов.
Лимитно-заборные карты (приложение 5.2.1) выписываются на одну или несколько позиций материалов, относящихся к определенному виду продукции (работ, услуг).
Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпуска материальных ценностей на производство должно основываться на утвержденных прогрессивных нормах расхода материальных ценностей, объемах производственных программ производственных подразделений с учетом переходящих запасов неизрасходованных подразделениями материальных ценностей на начало и конец месяца.
При отпуске материальных ценностей по лимитно-заборным картам один экземпляр карты передается потребителю материалов, другой остается на складе. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. В случае выписки лимитно-заборной карты в одном экземпляре работник, получающий материалы, расписывается в карточке складского учета в получении материальных ценностей.
Всякий сверхлимитный отпуск материальных ценностей на производство следует оформлять выписыванием специального акта-требования (дополнительный отпуск) материалов (типовая форма № М-10, приложение 5.2.2). Сверхлимитному отпуску материалов подлежат: дополнительный отпуск материалов при перевыполнении подразделением производственных программ, при перерасходе материальных ценностей по уважительной причине, на возмещение брака и др.
В акте-требовании указывается причина сверхлимитного отпуска, он выписывается на один вид материалов. Акт-требование выписывается в двух экземплярах, один из которых предназначен для получателя, другой остается у кладовщика. В соответствии с отпущенным количеством материальных ценностей кладовщик делает отметки в акте-требовании и выводит остаток материалов.
При замене в лимитно-заборной карте какого-либо материала делают запись "Замена, смотри требование №_" и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записываются в лимитно-заборную карту без составления каких-либо документов.
После использования лимита лимитно-заборные карты фиксируются в реестре приема-сдачи документов (типовая форма № М-13) и передаются в бухгалтерию. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов.
Для оформления одноразового отпуска материальных ценностей оформляется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Данная накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых остается на складе, в кладовой, а другой передается получателю (цеху, отделу, участку и т.д.).
Они должны быть подписаны лицами, уполномоченными на это руководителем предприятия.
При перемещении внутри предприятия от одного материально ответственного лица к другому отпуск материалов оформляется накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11), которую выписывает склад-отправитель в двух экземплярах. Это дает возможность использовать ее на складе-получателе как приходный документ, а на складе, отпустившем материал, — как расходный.
Первичные документы по приходу и расходу периодически (ежедневно или еженедельно), а лимитно-заборные карты — по окончании месяца материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. Прием-сдача первичных документов оформляется специальным реестром приема-сдачи документов (типовая форма М-13). Реестр составляется в одном экземпляре материально ответственными лицами и передается совместно с первичными документами в бухгалтерию.
Сторонним организациям выдачи оформляются приказами и накладными, товарно-транспортными документами, счетами-фактурами. Выдача материальных ценностей на сторону осуществляется непосредственно представителям покупателя на основании надлежаще оформленных доверенностей на право получения ценностей и при оформлении соответствующих операций. Если производственные запасы отпускаются с последующей оплатой, то 1-й экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. При перевозке производственных запасов вместо накладной выписывается товарно-транспортная накладная.