Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи; могут составляться на бумажных и (или) машинных носителях информации.
Первичные учетные документы бюджетного учреждения разделены на две группы:[4]
- документы, относящиеся к классу 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД);
- документы класса 05 "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" ОКУД.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Перечень унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств содержит в себе:
ОС-1Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (приложение № 1).
ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (приложение № 2).
ОС-1б Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (приложение № 3).
ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (приложение № 4).
ОС-3Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (приложение № 5).
ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (приложение № 6).
ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств (приложение № 7).
ОС-4б Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (приложение №8).
ОС-6 Инвентарная карточка учета объектов основных средств (приложение №9).
ОС-6аИнвентарная карточка группового учета объектов основных средств (приложение № 10).
ОС-6б Инвентарная книга учета объектов основных средств (приложение № 11).
ОС-14 Акт о приеме (поступлении) оборудования (приложение № 12).
ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (приложение № 13).
ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования (приложение № 14).
Если же бюджетное учреждение при необходимости использует неунифицированные формы первичных документов (то есть документы, формы которых не содержатся в перечне, опубликованном в приложении N 2 к Инструкции N 70н, и не определены другими нормативными актами), необходимо, чтобы эти документы содержали обязательные реквизиты.
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – форма № ОС-1; Акт о приеме-передаче здания (сооружения) – форма № ОС-1а; Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) – форма № ОС-1б: применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
a) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:
- по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
- путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
b) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.
Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами:
- по форме № ОС-1 – для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);
- по форме № ОС-1а – для зданий, сооружений;
- по форме № ОС-1б – для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).
Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется. В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.
В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета. Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2 ) - применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) - применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Акты о списании объектов основных средств применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность:
· объекта основных средств – по форме № ОС-4;
· автотранспортных средств – по форме № ОС-4а;
· групп объектов основных средств – по форме № ОС-4б.
Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции). В показателях граф «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость» указывается: