Реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. Водночас у документі Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів.
5.4 Порядок ведення Касової книги
На підприємстві ведеться тільки одна Касова книга (див. додаток 26) в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі) здійснюються за кожним Прибутковим і Видатковим ордером.
Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки "Одержано", "Сплачено" із зазначенням дати.
Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обгрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.
Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:
- негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу;
- щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;
- виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів;
- додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;
- погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;
Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства. У зв'язку з тим що значна частина грошових операцій здійснюється підприємством через Розрахунковий рахунок, потрібно систематично стежити за правильністю банківських операцій.
Керівник підприємства несе відповідальність за збереження грошей, правильне й доцільне їх використання. Касова книга є регістром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в архівній книзі.
Касова книга ведеться автоматизованим способом, при якому листи формують у вигляді машинограм Вкладний лист касової книги або Звіт касира. Обидві ці машинограми повинні здаватися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація сторінок касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку збільшення з початку року.
Після одержання машинограм Вкладний лист касової книги і Звіт касира касир зобов'язаний перевірити правильність складання Касової книги і Звіту касира, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими і видатковими документами бухгалтерії під розписку у вкладному листку.
5.5 Систематизація касових операцій
Систематизація касових операцій кореспонденція рахунку 30 “Каса”.Для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства ТОВ НВА “Перлина Поділля” призначений рахунок 30 “Каса”. Рахунок має два субрахунки:
- 301-каса в національній валюті;
- 302-каса в іноземній валюті;
На підприємстві облік по рахунку 30 ведуть в журналі-ордері по рахунку 30 (див. додаток 27) та в відомості до журналу-ордеру по рахунку 30. Записи до журналу-ордеру по рахунку 30 система “Дебет плюс” проводить автоматично з первинних документів (прибуткових та видаткових касових ордерів). У графі надійшло програма виносить обороти по дебету, а з графи вибуло обороти по кредиту. Якщо напротязі дня операції повторюються на одному й тому самому рахунку то програма автоматично підбиває суми і записує їх однією сумою.
Після того як винесенні суми із звіту за день до журналу ордеру, автоматично система підбиває підсумки по кредиту і дебету. Підбиваються підсумки оборотів в журналі-ордері по рахунку 30 після чого вони автоматично звіряються із графами надійшло і вибуло в звіті касира. Таким чином дані вносяться протягом місяця з кожного звіту. В кінці місяця в журналі-ордері підбиваються підсумки разом по кожному кореспондуючому рахунку і виводиться сальдо на кінець місяця.
| № | Зміст операції | Дебет | Кредит | |
| 1 | Прераховано гроші в касу з поточного рахунку для видачі ЗП. | 301 | 311 | |
| 2 | Видано гроші з каси під звіт | 372 | 301 | |
| 3 | Повернуто в касу не використані підзвітні суми | 301 | 372 | |
| 4 | Одержано аванс від покупців | 301 | 68 | |
| 5 | Реалізовано готову продукцію за готівку | 301 | 701 | |
| 6 | Нараховано ПДВ | 701 | 641 | |
| 7 | Проведено розрахунок готівкою з постачальником | 631 | 301 | |
| 8 | Видана зарплата з каси | 66 | 301 | |
| 9 | Внесено гроші з каси на поточний рахунок | 311 | 301 | |
| 10 | Видано лікарнянні згідно листка непрацездатності | 663 | 301 | |
| 11 | Одержано готівку в касу від покупців | 301 | 361 | |
| 12 | Здана виручка інкасатору | 333 | 301 | |
| 13 | Видано дивіденди з каси | 671 | 301 | |
| 14 | Видано депоновано ЗП | 662 | 301 | |
| 15 | Оприбутковано кошти від засновників по внесках до статутного капіталу | 301 | 46 | |
5.6 Вказати назви банків та коди рахунків МФО
Підриємство ТОВ НВА “Перлина Поділля” має розрахункові рахунки у таких банках:
- Райфайзенк банк “Аваль” МФО 315966 м.Київ;
- Філлія Хмельницького відділення “Ощадбанку” МФО 315784;
- Хмельницький “Промінвестбанк” МФО 315270;
Наявність коштів на 19.06.2010 становить:
- Філлія Хмельницького відділення “Ощадбанку”- 287607,39грн.;
- Хмельницький “Промінвестбанк”- 29014,35грн.
5.7 Характеристика платіжних інструментів та виписок банку і порядок їх опрацювання
Підприємство ТОВ НВА “Перлина Поділля” застосовує при здійсненні розрахункових операцій платіжні доручення (див. додаток 28).
Платіжне доручення являє собою доручення підприємства обслуговуючому його банку про перерахування певної суми зі свого рахунку на рахунок іншого підприємства. Платіжне доручення приймається банком до виконання тільки за наявності коштів на поточному рахунку або права на отримання кредиту. Платіжне доручення дійсне 10 календарних днів.Окрім звичайних платіжних доручень у розрахунках використовуються гарантовані банком платіжні доручення. Техніка розрахунків за допомогою звичайних платіжних доручень проста: банк платника списує зазначену в дорученні суму з рахунку платника і зараховує на рахунок одержувача коштів. Якщо одержувач коштів обслуговується іншою установою банку, то кошти перераховуються через кореспондуючі рахунки.
Банк реєструє всі здійснені операції по руху коштів на рахунку у виписці з рахунку (див. додаток 29), до якої додаються підтверджуючі документи. Загально-встановленої форми виписки немає (кожен банк вибирає зручну для нього форму), але вона повинна містити: дату, номери рахунків дебітора та кредитора, коди операцій, суми.
Виписки банк повинен подавати підприємству у міру руху коштів на рахунку. При отриманні виписки бухгалтер робить її котировку, тобто нумерує, перевіряє наявність первинних документів та відповідність суми у виписці сумам, зазначеним в цих документах, проставляє кореспонденцію рахунків. При опрацюванні виписки бухгалтер повинен знати, що банк, зберігаючи кошти підприємства на рахунку, вважає себе його боржником. Тобто в банку на суму коштів, що зберігається на рахунку, виникає кредиторська заборгованість. Тому залишок коштів та їх надходження банк записує по кредиту (збільшення кредиторської заборгованості), а списання, видачу коштів — по дебету. Тому у виписці за дебетом відображається списання коштів з рахунку і відповідно за кредитом їх надходження на рахунок. На полях перевіреної виписки проставляються коди кореспондуючих рахунків.
5.8. Систематизація операцій по рахунку 31 “Рахунки в банку” у регістрах обліку; кореспонденція
Для обліку і систематизації операцій передбачено рахунок 31 “Рахунки в банках”. Облік ведеться в журналі-ордері по рахунку 31(див. додаток 30), в відомості до журнала-ордера по рахунку 31. В журналі-ордері фіксуються обороти по дебету і кредиту в розрізі кореспондуючих рахунків та сальдо на початок і кінець місяця.
Підставою для заповнення є опрацьовані виписки. З виписок записи вносять однією стрічкою за день. За кожен день підбивається підсумок який звіряється з підсумком у виписці. Якщо виписка дана за декілька днів, то вказується початкова і кінцева дата.
В кінці місяця підбивається підсумки по кожному кореспондуючому рахунку і всього обороти по дебету і кредиту після чого виводиться залишок на кінець місяця. Він повинен збігатися із залишком коштів, що наведені у виписці банку за останній день місяця.
| № | Зміст операції | Дебет | Кредит | |
| 1 | Перераховано гроші підрядникам за ремонт автокрану | 311 | 631 | |
| 2 | Перераховано гроші постачальни кам за бензин | 631 | 311 | |
| 3 | Надійшли гроші з каси на поточний рахунок | 311 | 301 | |
| 4 | Надійшли кошти як авнс на поточний рахунок | 311 | 68 | |
| 5 | Надійшли кошти від покупців на поточ.рахунок | 311 | 361 | |
| 6 | Перераховані податки до бюджету | 641 | 311 | |
| 7 | Перераховано внески до Пенсійного фонду | 651 | 311 | |
| 8 | Перераховано гроші в касу для видачі ЗП | 301 | 311 | |
| 9 | Оплата операцій за розрахунково-касове обслуговування | 92 | 311 | |
| 10 | Перераховано внески до ФСС з ТВП | 652 | 311 | |
| 11 | Перераховано внески до Фонду зайнятості | 653 | 311 | |
| 12 | Виплачено дивіденди | 671 | 311 | |
| 13 | Одержано кошти як внески до статутного капіталу | 311 | 46 | |
| 14 | Перераховано внески до ФСС від НВВ | 656 | 311 | |
5.9 Дати загальну характеристику розрахункових операцій з фізичними та юридичними особами та вказати, які рахунки для обліку розрахунків внесені до Робочого плану рахунків