Охранник проходной центральных ворот в информационной системе должен иметь возможность зарегистрировать факт выезда машины с территории Общества.
Погрузка
Штрих-коды на бирке
Бирка на тарном месте должна содержать штрих-код. В штрих-коде должна содержаться информация согласно требований договора и комплекта технической документации. Бирка со штрих-кодом должна наклеиваться на тару перед сдачей ее на склад готовой продукции цеха. Формат бирки должен быть согласован при разработке дизайна будущего решения в информационной системе. В качестве вариантов рассматривается формат бирки с добавлением штрих-кода, формат бирки Потребителя или, возможно, третий формат.
Отгрузка по нескольким адресам
Отгрузка потребителю производится по нескольким адресам (на несколько складов). Необходимо не допускать ситуацию, когда продукция Потребителя отгружается не на тот склад. Предусмотреть возможность отгрузки одного и того же изделия на несколько складов Потребитель одновременно. В логистической системе учет продукции должен вестись не только по таре и клиенту, но и по складу (адресу разгрузки) тоже.
Контроль отгрузки
Логистическая система должна запрашивать подтверждение при регистрации на ЦСГП отгрузки продукции клиенту, сверх суточного графика отгрузки.
При сканировании продукции после комплектации должна выполняться проверка, что продукция предназначена для того клиента, для которого выписывается накладная. В противном случае система должна блокировать регистрацию продукции в накладной.
Контроль складских операций
Логистическая система должна обеспечивать печать следующей отчетности: рестр ПСН, рестр ТТН (Т-1 и М-15) и отчет работы кладовщика за смену, Ведомость остатков на складах, карточка учета продукции, оборотная ведомость, отчет о выполнении графика движения автомашин за смену (для экономистов группы сбыта ПСО).
Данная информация необходима для поиска ошибочно отгруженной, или ошибочно учтенной или ошибочно неучтенной при отгрузке продукции.
Одновременная комплектация одного заказа несколькими кладовщиками
В информационной системе должна существовать возможность одновременной комплектации и отгрузки машины одному и тому же клиенту по одному и тому же заказу (с общим списком номенклатуры) с выпиской отдельных накладных М-15 несколькими кладовщиками.
Каждый бизнес-процесс, включенный в автоматизируемый контур, последовательно выполняется на всех участках, которые он охватывает. При этом соответствующая информация на каждом участке регистрируется пользователями. Одновременно необходимая информация на каждом участке может быть получена пользователем – запросом в Системе. Структуризация бизнес-процессов производится методом группировки.
В ходе обследования бизнес-процессы "как есть" были сгруппированы в контур логистика. Бизнес-процесс планирования в Общества на сегодняшний день разобщен, и его элементы выполняются как в ПСО, так и в ОМТС и в производственных цехах. Поэтому, процесс планирования при описании бизнес-процессов "как-есть" присутствует в контуре Логистика.
Если рассматривать будущую реализацию бизнес-процессов Общества на базе логистической системы, то бизнес-процесс "Планирование" необходимо выделить в отдельный контур. Поскольку, планирование будет сквозным, максимально автоматизированным, охватывающим как производственные цеха, службы обеспечения так и отдел бюджетирования. И такой бизнес-процесс уже выходит за рамки контура Логистика.
Для формализации бизнес-процессов с точки зрения ответственных лиц за выполнение тех или иных операций на каждом конкретном участке, выделены так называемые "функциональные роли".
Бизнес-процессы контура "Логистика"
Контур Логистика представлен следующими бизнес-процессами:
Подконтур "Снабжение"
Заключение годового договора с поставщиком
Подача месячных заявок поставщикам и заявок на транспортировку
Контроль поставок
Разгрузка материалов
Учет поступивших материалов
Входной контроль
Перемещение МПЗ
Инвентаризация материалов на складах
Отпуск материалов на сторону
Подконтур "Сбыт"
Прием и согласование годовых заявок клиентов
Заключение договоров на поставку продукции с клиентами
Заказ транспорта
Перемещение ГП из цеха на склад ГП
Отгрузка продукции первичного рынка клиенту
Отгрузка продукции вторичного рынка клиенту
Оформление документов на оплату
Инвентаризация ГП на складах ГП
Претензионная работа
Подконтур "Снабжение"
Функциональные роли
Экономист группы снабжения ОМТС
Согласующие договор с поставщиком
ФДО
Кладовщик склада материалов
Экономист ДЭиФ
Кладовщик цеха арматуры
Специалист службы ПРР
Контролер ГВК
Зав. складом материалов = Старший кладовщик склада материалов
Техник бюро арматуры
Бухгалтер материальной группы бухгалтерии
Юрист юротдела
Главный технолог
Экономист финансового отдела
Специалист ЦЗЛ
Диспетчер ПДБ
Кладовщик склада материалов цеха
Подразделение-заказчик (заявочная кампания)
Кладовая подразделения-заказчика (заявочная кампания)
Куратор отдела дирекции (заявочная кампания)
Подразделение-изготовитель (заявочная кампания)
Цеховая кладовая подразделения-изготовителя (заявочная кампания)
Инвентаризационная комиссия
Описание бизнес-процесса "Заключение годового договора с поставщиком"
На основании рассчитанного ERP-системой годового плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС производит выбор поставщика. Чаще бывает ситуация, когда Компания сотрудничает с одним и тем же поставщиком на протяжении нескольких лет. В таком случае поставщику отправляется годовая заявка на поставку сырья с целью продления договора. В противном случае экономист группы снабжения ОМТС производит поиск поставщика.
При поиске поставщика экономист запрашивает по телефону цены на сырье. В случае если поставщик не сообщает цены на сырье по телефону (так бывает чаще), поставщику отправляется предварительная заявка (в форме письма по почте). В ответ на заявку поставщик отправляет проект договора со спецификацией (которая включает цены) или отказ.
Экономист проверяет в системе ранее заключенные с поставщиком договора.
Выбор поставщика производится согласно утвержденной методике. Каждый поставщик получает бальную оценку по ряду критериев. Если поставщик был выбран на основании устной информации о ценах на сырье, то ему направляется запрос на предоставление договора.
Экономист группы снабжения ОМТС оформляет договор (заполняет недостающие реквизиты), готовит протокол разногласий и лист согласования.
Затем экономист передает договор, лист согласования и протокол разногласий на согласование в отделы Общества. Отделы визируют договор с замечаниями или без замечаний.
Экономист группы снабжения ОМТС отправляет согласованный с отделами Общества договор с протоколом разногласий поставщику.
Поставщик готовит протокол согласования и отправляет его экономисту группы снабжения ОМТС.
Экономист группы снабжения ОМТС либо соглашается с условиями поставщика, либо готовит следующий протокол разногласий и отправляет его поставщику. Данный процесс продолжается до тех пор, пока не будут согласованы все спорные вопросы.
Экономист ОМТС передает согласованный договор на хранение в фондово-договорной отдел.
Затем экономист вводит в информационной системе карточку договора.
Экономист вводит в информационную систему прайс-лист поставщика.
Экономист в информационной системе закрепляет конкретного поставщика за каждым видом материала.
Описание бизнес-процесса "Подача заявок поставщикам и заявок на транспортировку"
На основании утвержденных закупок экономист группы снабжения ОМТС формирует в Логистической системе месячную заявку на поставку.
Экономист отправляет заявку поставщику по электронной почте (если поставщик не работает с электронной почтой, то заявка отправляется по обычной почте или по факсу).
На основании утвержденных закупок на текущий месяц, а также данных о количестве, весе и объеме материалов экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает месячную заявку на перевозку.
Экономист отправляет месячную заявку на перевозку в транспортную компанию по электронной почте.
Описание бизнес-процесса "Контроль поставок"
На основании плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС отслеживает приближение срока поставки и запрашивает у поставщика подтверждение готовности поставить сырье (в устной форме).
Также регулярно экономист готовит в MSWord и отправляет в транспортную компанию разовую заявку на осуществление транспортной перевозки, в которой детально описывает требования к транспортному средству. Также в заявке указывается адрес погрузки и разгрузки, даты.
В случае, если поставщик отгружает материалы на условиях предоплаты, экономист группы снабжения ОМТС запрашивает у поставщика счет на оплату и передает в плановую группу ОМТС, экономист плановой группы ОМТС печатает из информационной системы Требование-бегунок и передает документы в финансовый отдел.
После приезда водителя транспортной Общества экономист группы снабжения ОМТС распечатывает ему из информационной системы пакет документов (разрешение на вывоз тары, доверенность).