Зовнішнє середовище має слідуючи ознаки:
1. взаємозв'язаність - усі фактори зовнішнього середовища взаємозалежні та взаємодіють між собою;
2. складність - на організацію чинять вплив велика кількість та різноманітність факторів;
3. рухливість - відносна швидкість зміни середи, тому на перше місце висувається проблема гнучкості й адаптованості організації до зовнішнього середовища, яке постійно змінюється;
4. невизначеність - наявність відносної кількості інформації о середовищі, велике значення при цьому приділяється впевненості в точності й достовірності інформації.
Головні передумови успіху знаходяться не усередині, а зовні організації. Тому вона повинна бути у стані ефективно реагувати й пристосовуватися до змін навколишнього оточення для того, щоб забезпечити виживання та досягнення поставленої мети.
Аналіз зовнішнього середовища уявляє собою процес, за допомогою якого організація здатна контролювати зовнішні по відношенню до неї фактори, дає організації час для прогнозування можливостей, час для складання плану на випадок не передбачуваних обставин, час для розробки системи раннього попередження на випадок можливих загроз та час на розробку стратегій, які можуть перетворити колишні загрози в будь-які вигідні можливості .
До факторів зовнішнього середовища відносяться постачальники, закони та державні органи, споживачі і конкуренти.
Організація - своєрідний механізм перетворення входів та виходів. Основні різновиди входів - це матеріали, обладнання, енергія, капітал і робоча сила. Залежність між організацією і мережею постачальників, які забезпечують запровадження зазначених ресурсів, - один з найбільш яскравих прикладів впливу зовнішнього середовища на операції й успішність діяльності організації.
ПП РТА "Рубін" здійснює свою діяльність в мережах міста і коло його постачальників обмежується межами Нової Каховки. Його забезпечують ресурсами слідуючи типи постачальників:
• Матеріалів. Ще нещодавно, у радянські часи, потреба ательє в матеріалах задовольнялася за рахунок централізованих джерел та для гарантійного ремонту - за рахунок постачання матеріалів і запчастин підприємствами - виробниками побутової техніки і приладів. Але в сучасних умовах матеріально - технічне забезпечення РТА "Рубін" здійснює самостійно в межах задоволення поточних потреб. Матеріали і запчастини закуповуються, головним чином, на міському ринку та в спеціалізованих крамницях.
• Капіталу. Для зростання та успішної діяльності підприємству необхідні не тільки постачальники матеріалів, але і капіталу. Постачальниками капіталу для РТА "Рубін" безпосередньо є споживачі тих послуг, що виконує підприємство, і за які вони здійснюють розрахунки, а також банківські установи, в яких ательє, відповідно статуту, може брати кредити для розвитку своєї діяльності. Крім цього, джерелом формування фінансових ресурсів в РТА "Рубін" є прибуток, амортизаційні відрахування, кошти, отримані від продажу
майна, дивіденди по придбаних акціях та інших інвестиціях, інші законні надходження.
• Трудові ресурси. Адекватне забезпечення кадрами необхідних спеціальностей та кваліфікації потрібно для реалізації задач, пов'язаних з досягненням поставлених цілей, тобто для ефективності організації як такої. Без персоналу, здатного успішно використовувати складну технологію, капітал й матеріали, організація не здатна добитися успіху. РТА "Рубін" як спеціалізоване підприємство потребує спеціалізованих кадрів як для забезпечення технологічних функції - надання послуг телерадіоремонту, підключення до мережі проводового мовлення та її обслуговування (радіомонтери, радіомеханіки), так і для забезпечення успіху в фінансової роботі (бухгалтера).Необхідність у кадрах можна задовольнити за допомогою Центру зайнятості, учбових закладів (наприклад, Новокаховський приладобудівний технікум готує радіомонтерів, радіомехаників; бухгалтерів, в свою чергу, готує Новокаховський політехнічний інститут, деякі технікуми, а також численні курси) або шляхом подання об'яви у місцевій пресі.
На діяльність організації безпосередньо впливають закони та державні установи, які регламентують порядок існування організації, взаємовідносини зі споживачами та інше. Діяльність з надання побутових послуг регулюється Законами України "Про підприємства в Україні", "Про підприємництво", "Про захист прав споживачів", "Про патентування деяких видів підприємницької діяльності", "Про застосування реєстраторів розрахункових операції у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", "Про забезпечення санітарного та епідеміологічного благополуччя населення", іншими нормативно-правовими актами, такими, як Правила побутового обслуговування населення, "Інструкції щодо надання окремих видів побутових послуг" та інших. РТА "Рубін" у своєї діяльності підпорядковується указам, розпорядженням Президента України, постановам Верховної Ради України (ВРУ), постановам, розпорядженням Кабінету Міністрів України (КМУ) та нормативним документам Українського союзу об'єднань, підприємств і організації
побутового обслуговування населення (Укрсоюзсервіс), Державного Комітету Стандартизації, метрології та сертифікації України (Держкомінформ України), місцевим органам влади: постановам, розпорядженням мера, міської ради народних депутатів.
1. Закон України "Про підприємства в Україні" від 27.03.1991 року № 887-XII - визначає види та організаційні форми підприємств, правила їх заснування, реєстрації, реорганізації та ліквідування, організаційний механізм здійснюваної ними підприємницької діяльності.
2. Закон України "Про підприємництво" від 7.12.1991 року - цей закон визначає загальні правові, економічні та соціальні засади здійснення підприємницької діяльності громадянами та юридичними особами на території України, встановлює гарантії свободи підприємництва та його державної підтримки.
3. Закон України "Про ціни та ціноутворення" від 3.12.1990 року, № 507.
4. Закон України "Про Національну Раду України з питань телебачення і радіомовлення" від 10.04.1997 року - Національна Рада з питань телебачення і радіомовлення створена з метою забезпечення свободи слова і масової інформації, прав та законних інтересів споживачів (телеглядачі, радіослухачі), виробників і розповсюджувачів масової звукової, візуальної та аудіовізуальної інформації і даних, розробки і здійснення державної політики ліцензування телерадіомовлення, раціонального використання природно обмеженого радіочастотного ресурсу держави, реалізації та контролю за додержанням законодавства України у сфері телебачення і радіомовлення.
5. Закон України "Про телебачення і радіомовлення" від 20.03.1994 року -регулює діяльність телерадіоорганізацій на території України, визначає правові, економічні, соціальні, організаційні умови їх функціонування, спрямовані на реалізацію свободи слова, прав громадян на отримання повної, достовірної та оперативної інформації, на відкрите і вільне обговорення суспільних питань.
6. Указ Президента України від 12.01.2002 року № 16 "Про заходи щодо посилення державного захисту прав споживачів" - затверджені з метою
посилення захисту прав споживачів, забезпечення ефективного контролю за якістю і безпекою продукції та усіх видів робіт і послуг.
7. Указ Президента України від 25.07.2000 року № 919 "Про Державний комітет інформаційної політики, телебачення і радіомовлення" (Держкомінформ) - цей комітет є правонаступником ДК інформаційної політики України та ДК телебачення і радіомовлення України, він вносить пропозиції щодо формування державної політики в інформаційної та видавничій сферах, забезпечує її реалізацію, здійснює управління в цих сферах, а також міжгалузеву координацію та функціональне регулювання з питань, віднесених до його відання.
8. Указ Президента України від 26.07.2000 року № 926 "Про Державний комітет стандартизації, метрології та сертифікації України" (Держстандарт України) - цей комітет є правонаступником Комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації і ДК України у справах захисту прав споживачів. Держстандарт України вносить пропозиції щодо формування державної політики у сфері стандартизації, метрології та сертифікації, захисту прав споживачів, забезпечує її реалізацію, здійснює управління в цих сферах діяльності, а також міжгалузеву координацію та функціональне регулювання з питань, віднесених до його відання.
9. Постанова КМУ від 29.08.1995 року № 674 "Про затвердження Положення про порядок присвоєння категорій підприємствам, що падають побутові послуги населенню" - встановлює порядок присвоєння категорій господарюючим суб'єктам - підприємствам і організаціям, що надають побутові послуги (виконують роботи), незалежно від форм власності.
10. Постанова КМУ від 4.06.1999 року № 974 "Про внесення змін до правил побутового обслуговування населення" - правила визначають основні вимоги до побутового обслуговування населення, регулюють відносини між замовниками та виконавцями у наданні побутових послуг на території України;
11. Постанова КМУ від 17.02.2001 року № 112 "Про порядок надання ліцензії на використання радіочастотного ресурсу України" - цей порядок
розроблений відповідно до Закону України "Про радіочастотний ресурс України" та "Про зв'язок", визначає процедуру видачі, переоформлення та анулювання ліцензії на використання радіочастотного ресурсу України і ведення обліку виданих ліцензій. Використання радіочастотного ресурсу здійснюється за умови забезпечення електромагнітної сумісності радіоелектронних засобів.