Информационный массив должен обеспечивать:
- прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования:
- наиболее полноеудовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях:
- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
- предохранение информации от искажений.
Организация потоков информации.Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты. слова, сообщения, знаки. буквы, листы к др.).
Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации,включающая:
- формирование документооборота;
- определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводится с помощью средств механизации и автоматизации;
- выбор состава комплекса технических средств по переработке информации. используемой при решении управленческих задач.
При проектировании документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации:
- организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;
- минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
- эффективный контроль за сроками исполнения документов;
- максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
- унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных требовании методика проектирования системы менеджмента должна определять:
- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
- исполнителей задач;
- информацию, необходимую для выполнения задач и функций
управления;
- режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
- объемы поступающей органам управлений информации в соответствии с составом решаемых задач;
- порядок и формы представления информации, необходимой для
управления;
- время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и Др.).
Для проектирования систем управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель. Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее переработки, зафиксированные графически, позволяют на этапе анализа комплексно представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние операции и документы, неточности в распределении работ между исполнителями и т.д.
Пример заполнения карты носителя информации (см.строку З):
| 1. Распоряжение | ||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 42 | 5/18 | 0.3 | 0.5/1 | 1/М |
1 - наименование носителя информации;
2 - шифр документа, относящегося к группеорганизационно-распорядительной документации;
3 - "5" - шифр головной организации(источника формирования документа),
"IS" - шифр дирекции НИИ - потребителядокумента;
4 - время переработки документа;
5 - "0,5" - условный объем информационного сообщения в знаках, "I" - информационное сообщение несет один документ;
6 - документ поступает в институт 1 раз(или; 7 - документ по периодичности поступления является срочным(Ср),
V - по источнику формирования документ является внешним (В).
Информацию в графической операционнойинформационное модели разбивают на пары "операция - документ' и рассматривают каждую как логически законченную часть исследуемого процесса. Такое деление позволяет исследовать состав информации, порядок се движения и способы переработки в непосредственной связи с задачами управления.
Порядок построения графической операционной информационной модели следующий.
Для исследуемого процесса управления! Прежде всего необходимо определить цели и сформулировать критерии достижения выявить входную и выходную информацию. Затем внутри исследуемого процесса выделяют операции по переработке информации. С помощью пар "Операция - документ" осуществляется следующая последовательность технологической переработки информации доя каждой операции:
- формируется цель;
- определяются критерии выполнения операции (как правило, для операции, предшествующей контрольной операции):
- устанавливается ответственный исполнитель и исполнители;
- определяется входная и выходная информация (выходной документ ОП1 является входным документом для ОП1+1 или направляется в накопитель);
- устанавливаются обратные связи.
3. Понятие информации, ее свойства и характеристики
Информация - это знания, сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практической деятельности людей, которые могут быть использованы в общественном производстве и управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффективности.
Понятие "информация" может быть истолковано как некоторая совокупность сведений (сообщений), определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. Такое определение подчеркивает огромное многообразие содержания информации, которая проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлениях. Информация увеличивает знания и углубляет интеллект. В первоначальном смысле термин информация означал сведения вообще. С развитием общей теории систем этот термин хотя и сохранил свое первоначальное значение, однако конкретизировался и стал употребляться в более точном смысле - для обозначения сведений, знаний наблюдателя о системе и среде ее функционирования. В более общем случае, когда наблюдателю целесообразно рассматривать систему как совокупность подсистем или элементов, информацией о системе являются сведения об организации, структуре, параметрах системы в целом и отдельных подсистем (элементов) в рамках целого.
Информация о системе получается наблюдателем в результате активного эксперимента либо наблюдения системы, а в случае абстрактных систем - путем логического вывода.
Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-либо и когда-либо использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, и того процесса, где она используется. Таким образом, качество информации определяется адекватностью даваемого ею отображения реальной действительности, а ее эффективность - возможностями ее использования в практической деятельности, в принятии решений.
Информация об объекте существует в виде данных о нем. Данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект.
Пока данные не организованы соответствующим образом и не используются для какой-либо цели, они не являются информацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое прагматическое значение. С точки зрения принятия решений, можно считать, что информацией являются данные, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий, оказывающие влияние на поведение системы.
Однако введенное понятие ничего не дает для построения количественной теории информации, в основе которой должно лежать указание на способ ее измерения.
Введение количественной меры информации является весьма сложной задачей. Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность для разных людей. Иногда краткое сообщение из одной - двух фраз несет неизмеримо больше информации для конкретного индивидуума, чем текст из многих страниц. Из двух книг равного объема мы можем извлечь совершенно различную информацию.
Любое сообщение, с которым мы имеем дело в теории информации, представляет собой совокупность сведений о некоторой системе. Очевидно, что если бы состояние системы было известно заранее, не было бы смысла передавать сообщение. Сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы заранее неизвестно, случайно.