Таким образом, информационное обеспечение представляет руководителям информацию, требующуюся для организации производственного процесса. Но для того чтобы организовать этот процесс оптимальным образом, информация должна умело использоваться в системах управления.
Целесообразность, ценность, полезность или существенность информации учитываются в ее семантике. При использовании информации в системах управления ее полезность оценивается по тому эффекту, который она оказывает на результаты управления.
В ряде случаев решающим фактором при проектировании информационного обеспечения являются временные характеристики представления выходной информации пользователям. Иногда существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность. Влияние изменения ценности информации во времени особенно сильно сказывается при решении задач оперативного управления. В системах оперативного управления для повышения ценности поступающей информации и уровня управляемости производственными процессами стремятся сократить длительность передачи и первичной обработки информации.
Система информационного обеспечения должна обладать гибкостью, т. е. возможностью перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления.
Существующие системы управления, функционируя достаточно долгое время и приспосабливаясь к случайным воздействиям, в большинстве случаев обеспечивают устойчивую работу за счет систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления, создание которых не могло быть предусмотрено при разработке данной системы управления. Этими алгоритмами предусматривается формирование новых информационных потоков.
Новые информационные потоки создаются также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, перераспределении функций по уровням и узлам системы, внедрении новых технических средств и даже при замене одного сотрудника другим в организационной структуре системы управления. Однако старые, ранее установившиеся информационные потоки при этом часто продолжа-
ют функционировать, что порождает дублирование и использование лишь части необходимой информации и снижает экономическую эффективность работы системы.
Анализ ряда систем показывает, что информационная система гораздо более консервативна, медленнее перестраивается, чем система управления. Когда-то введенные формы документов, каналы передачи информации отмирают с трудом, через продолжительное время после того как в них исчезает необходимость. Следует также отметить еще одно неприятное свойство информационных систем - их способность к накоплению, аккумулированию этих отмирающих, неиспользуемых потоков данных.
Вновь созданный орган управления, наоборот, обычно довольно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойства консервативности информационных потоков и аккумулирования неиспользуемых данных в функционирующих системах управления всегда следует учитывать при их анализе и при проектировании автоматизированных систем обработки данных. Если организация стремится выполнить свои цели при изменяющихся условиях, она должна надлежащим образом реагировать на непредвиденные ситуации. Медлительность, с которой организации реагируют на изменение условий их функционирования, является самым убедительным доводом в пользу долгосрочного планирования деятельности таких организаций, а следовательно, и функционирования в них соответствующих информационных потоков.
6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления
Современные информационные технологии (ИТ) определяются как непрерывные процессы обработки, хранения, передачи и отображения информации, направленные на эффективное использование информационных ресурсов, средств ВТ и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения. ИТ существенно увеличивают степень автоматизации всех информационных процессов, всех стадий формирования результирующих данных (информационных продуктов), что является предпосылкой ускорения темпов научно-технического прогресса, повышения производительности и эффективности управленческого труда.
Основу современных информационных технологий составляют четыре технических достижения:
1. Появление новых машиночитаемых носителей (магнитные ленты, магнитные диски, сдвиговые регистры, оптические диски).
2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации практически в любую точку земного шара без существенных ограничений во времени, широкий охват населения средствами связи (радиовещание, телевидение, сети передачи данных, спутниковая связь, телефонная сеть).
3. Возможность автоматизированной обработки информации в местах ее возникновения с помощью персональной ЭВМ.
4. Возможности удаленного доступа и обработки информации, хранящейся в распределенных базах и банках данных.
ИТ развивались в процессе целенаправленной интеграции средств хранения, обработки, передачи и представления информации в комплексные системы, обеспечивающие циркуляцию требуемых потоков данных в рамках определенных организационных систем.
Основной целью применения современных ИТ являются создание и использование активных информационных ресурсов, которые представляют собой ту часть потенциальных информационных ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного поиска, хранения и обработки, т. е. формализованные и записанные на машинном носителе знания и навыки, документы и т. д.
Основными составными элементами ИТ являются:
- ввод и преобразование информации в реальном масштабе времени;
- ввод и обработка изображений;
- обработка сигнальной информации в местах ее зарождения;
- обработка речевой информации;
- активный диалог ЭВМ с пользователем в процессе автоформализации знаний;
- имитационное моделирование функционирования организационных систем;
- хранение больших и сверхбольших массивов данных;
- сетевой обмен информацией (ведение диалога, осуществление видео- и телекоммуникаций, электронная почта, видеотекст, телетекст, электронная конференция, электронная книга, электронная торговля и т. д.);
- мультипроцессорная обработка данных в распределенных системах;
- оперативное распространение информации по локальным и региональным вычислительным сетям;
- обеспечение безбумажного документооборота в организациях и учреждениях. Основными средствами реализации ИТ являются:
- быстродействующие мини- и микроЭВМ (ПЭВМ), мощные многопроцессорные вычислительные системы, файл-серверы и др.;
- высокоэффективные средства ввода и отображения информации в удобном для восприятия человеком виде (новью виды дисплеев, устройств ввода и вывода информации);
- помехоустойчивые надежные средства коммуникаций (системы передачи данных), обеспечивающие сетевые режимы обработки и передачи информации со скоростями 10 - 100 Мбт/с и более;
- системы автоматизации разработки программного и информационного обеспечения информационно-управляющих систем;
- системы управления распределенными банками данных и знаний;
- высокоскоростные печатающие устройства с памятью,
факсимильная техника, средства оргтехники, средства
сопряжения технических устройств различных типов,
средства преобразования кодов и др.
Мини- и микроЭВМ позволяют все большему числу пользователей вести децентрализованную обработку непосредственно у источника данных, без передачи их большой ЭВМ. Вместе с тем объединение ЭВМ в сети (локальные и региональные) позволяет пользователям сочетать преимущества автономной распределенной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам отдела, фирмы, района и т. д.
Технические средства "электронной почты" и вычислительных систем создали предпосылки внедрения в организационных системах так называемой "безбумажной" технологии, при которой части информационных потоков и массивов (файлов) переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламентированных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением подразделениями и организацией в целом официальных итоговых отчетов.
Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной) на основе широкого применения персональных ЭВМ (ПЭВМ) и использования "интеллектуальных" средств взаимодействия с информационными ресурсами системы. Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудника (руководителя и специалиста) с использованием ПЭВМ позволяет повысить качество, точность, своевременность и актуальность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.
Основными элементами современного "электронного" учреждения являются автоматизированные рабочие места (АРМы) пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими (СУБД), информационно-вычислительные сети, электронная почта, система проведения телесовещаний, а также средства печати и копирования документов.
Центральным звеном являются АРМы различных классов, на базе которых формируются локальные вычислительные сети (ЛВС) подразделений и распределенная вычислительная сеть учреждения. Укрупненная конфигурация технических средств АРМа приведена на рис. 5, а схема взаимодействия АРМов -на рис. 6.
Производительность труда при использовании АРМов на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов (написание, редактирование, формирование, пересылка), увеличивается в несколько раз за счет применения специального программного обеспечения (редакторов текстов, пакетов программ ведения документов и картотек, "рабочего стола", электронных таблиц и т. д.).