Современные управленческие информационные системы дают возможность руководству промышленных объединений следить за состоянием дел на каждом заводе этого объединения. Получение такой информации имеетособо важное значение, когда эти заводы взаимосвязаны. Информация о состоянии производства на каждом заводе является основой для координации деятельности заводов как единого целого в рамках объединения (акционерного общества).
Однако информация о состоянии производства на каждом заводе имеет важное значение и в том случае, если производственное объединение состоит из однотипных предприятий, как это имеет место, например, в химической, нефтедобывающей промышленности. Изменения в выпуске продукции по одному заводу могут служить сравнительной информацией о деятельности каждого завода. Снижение выпуска продукции может служить сигналом о неблагополучном положении дел на заводе. Увеличение же объема производства хотя бы на одном заводе дает возможность выявить резервы повышения выпуска продукции на других заводах.
Следовательно, информация о производственной деятельности на всех уровнях системы управления способствует повышению эффективности производства, поскольку эта информация дает возможность судить об эффективности использования трудовых, финансовых, материальных, энергетических и производственных ресурсов.
На основе экономической информации осуществляется оценка деятельности заводов, производственных подразделений. Поскольку все данные об издержках производства по каждому подразделению передаются руководству, оно имеет возможность сравнивать текущие издержки с данными за прошлые периоды. Это позволяет выявлять тенденции в отношении издержек производства, что является важным показателем деятельности производственных подразделений в динамике.
Экономическая информация по каждому заводу дает возможность руководителям производственного объединения определять потребность в капиталовложениях для ликвидации узких мест за счет, например, перестройки цехов, установки нового оборудования, улучшения системы внутризаводского транспорта, строительства складских помещений и т. д. Эта информация используется также и для того, чтобы выявить перспективы повышения эффективности техники и новых форм и методов управления.
Важнейшая задача снабженческо-сбытовой деятельности системы состоит в обеспечении производства необходимым сырьем и материалами, новыми средствами производства и соответствующей системой кооперированных связей. В ее задачи входит также реализация произведенных системой готовых продуктов и полуфабрикатов.
Подсистема снабжения и сбыта связана, по существу, со всеми другими подсистемами, поэтому ее информационные потоки многосторонни и сложны. В этой важной сфере деятельности обычно реализуются следующие функции: подготовка данных о потребностях; обновление данных о заказах; обработка текущих сведений; обработка заявок; проверка массивов данных о предшествующей деятельности в целях выбора поставщиков; подготовка заказов; оценка поставщиков; расчеты очередности выполнения заказов и подготовка счетов, подлежащих оплате; ведение складского хозяйства и организация грузовых перевозок, связанных со снабженческо-сбытовой деятельностью системы.
Основная часть информации о материально-техническом снабжении поступает от внешних источников. Информация о фактических заказах и их выполнении поступает непосредственно от поставщиков. Внутренняя же информация о материально-техническом снабжении характеризует главным образом потребности, предъявляемые к снабженческой деятельности системы, основной из которой является информация о ведении складского хозяйства. Эта информация обычно содержит данные об образовании текущих запасов продукции, производимой системой, и хранении на складах всевозможных материалов, используемых системой в процессе производства.
Важное значение имеет информация о кадрах. Задача не ограничивается тем, чтобы знать состав и уровень технической подготовки рабочих, инженерно-технических работников и руководителей всех уровней. Особое значение должно придаваться составлению деловых характеристик на каждого сотрудника. Эта информация должна быть основой при принятии решений о повышении квалификации сотрудников, их переподготовке.
5. Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления
Любая система организационного управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней сферы, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Определение оптимальных объемов информации, поступающей в различные органы управления, оптимального распределения потоков информации во времени и пространстве является необходимым условием эффективного функционирования систем организационного управления.
Проектирование информационного обеспечения должно основываться на анализе задач, решаемых в узлах принятия решений. Анализируются цели; критерии, задачи, способы их решения и взаимосвязи. Далее исследуется каждый вид управленческих решений для определения необходимой информации; рассматриваются вопросы об источниках необходимой и достаточной информации, ее передаче, хранении и поиске.
Информация может подвергаться определенным преобразованиям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детализировать, обобщать и т. д. В результате, обычно появляется новый документ. В некоторых узлах системы информация может использоваться для выработки управляющих воздействий.
Система управления любого ранга комплексно обеспечивает решение задач перспективного и текущего планирования, оперативного управления, учета и статистики. Информация, необходимая для решения этих задач, также представляет собой единый комплекс, начиная от исходных первичных данных и информационных массивов и кончая выходными результатами, что определяет соответствующий подход к проектированию информационных систем.
Главным понятием системного подхода к сложным системам управления является понятие информационного потока. Реализованные в системе информационные потоки должны обеспечить необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все ее подсистемы, включая требуемые механизмы обратной связи.
Целесообразно различать информацию, необходимую для планирования и оперативного управления. Задачи планирования, как правило, характеризуются большим объемом вычислительной работы и большой размерностью. Частота их поступления на обслуживание обычно невелика, и время поступления является заранее обусловленным. Время решения этих задач обычно велико и не является лимитирующим, частота изменения исходных данных невелика, достоверность данных мала, а точность решения определяется в основном достоверностью исходных данных.
Задачи оперативного управления характеризуются случайным характером возмущений, приводящих к рассогласованию плановых и фактических показателей. В среднем, объем вычислений для задач оперативного управления невелик, частота же их поступлений в обслуживающие узлы велика. Время решения, как правило, невелико и является лимитирующим. Частота изменения исходных данных велика, их достоверность также велика. Точность решения задачи обычно определяется качеством алгоритмов решения задач данного класса.
В состав информационного обеспечения входят:
- нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
- текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
- накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые
для планирования и развития системы.
Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.
Поскольку любая информация должна быть отражена на носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информационных характеристик потоков, но и в определении материальных носителей информации, создании системы документации и системы хранения информации на машинных носителях.
Вследствие того что система и окружающая среда подвергаются частым изменениям, для обеспечения стабильности результатов необходимо эффективно управлять процессом ввода необходимых изменений, т. е. изменения нужно своевременно обнаруживать и, в случае необходимости, производить соответствующую коррекцию решений.
В связи с этим возникают понятия необходимой и достаточной информации, обеспечивающей заданное качество выработанного управляющего воздействия.
Значения некоторых параметров остаются постоянными или изменяются во времени сравнительно редко. Примером таких параметров могут служить стоимость сырья, цена продукции производительность оборудования и т. д. Поэтому к важнейшим принципам организации информационного обеспечения относятся:
- однократный ввод данных и многократное их использование;
- агрегация и фильтрация информации;
- зависимость степени агрегации от уровня принятия решений.
Выполнение этих принципов предусматривает комплексное использование массивов информации при решении разнообразных задач в системах организационного управления.
В качестве своеобразного фильтра информационных потоков может служить дерево целей и критериев системы. Прежде всего оценивается, имеет ли каждое конкретное сообщение отношение к решению интересующей нас проблемы, а затем - к какому уровню решения проблемы оно относится.
Существующую в настоящее время в реальных системах управления совокупность информационных потоков можно сравнить с айсбергом, нижняя и большая часть которого соответствует всей совокупности имеющихся данных, а верхняя соответствует отфильтрованной и агрегированной информации, которая используется для выработки управляющих воздействий.