1.1.6 Комунікаційні мережі
В організаціях, де зайнято більше двох чоловік, комунікаційні канали об'єднуються в так звані мережі, що зв'язують елементи управлінської структури в єдине ціле. І настільки ж багаторівневі, як вона сама. Вони поєднують у собі формальні і неформальні комунікаційні канали, як дублюючі, так і доповнюють один одного.
На практиці можна виділити три види комунікаційних мереж: відкриті, замкнуті і комбіновані. Відкритих рух команди або інформації може бути зупинено, тому що воно потрапляє у глухий кут, тобто до елементу структури управління, що знаходиться в кінці каналу. Вона так само може наткнутися на "посередника" або "контролера" (проміжна ланка в мережі комунікації), який з якихось причин цього руху перешкоджає (зупиняє, спотворює, направляє в інший бік) і якого не можна минути. У замкнутих мережах тупики та контролери або відсутні, або можуть бути обійдені. Комбіновані мережі поєднують в собі обидва принципи побудови і властиві більше великим багаторівневим організаціям.
1.2 Внутрішньо фірмова система інформації
Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.
Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обмірковування ідеї.
Інформація - відомості про навколишній світ (об'єкти, явища, події і т. д.), які зменшують наявну ступінь невизначеності, неповноти знань, які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом.
1.2.1 Види інформації на підприємстві
Керуюча система отримує від керованої системи інформацію про стан заданих нею техніко-економічних параметрів в процесі виробничої і фінансово-господарської діяльності. На основі отриманої інформації керуюча система виробляє команди управління і передає їх на керовану систему для виконання. Інформація, яка функціонує на підприємство в процесі управління, може бути класифікована наступним чином:
• За формою відображення (візуальна, аудіовізуальна, змішана)
• За формою подання (цифрова, літерна, кодованих)
• За роллю в процесі управління (аналітична, прогнозна, звітна, наукова, нормативна)
• За якістю (достовірна, помилкова і т. д.)
• По можливості використання (необхідна, достатня, надлишкова)
• За ступенем оновлення(постійна, змінна)
• За ступенем діяльності підприємства (економічна, управлінська, соціальна, технологічна)
• По джерелу виникнення (внутрішньо організаційна, зовнішня)
• За ступенем перетворення (первинна, похідна, узагальнена)
• По виду носія
• За часом надходження (періодична, постійна, випадкова) і т.д.
Велика увага повинна приділятися з боку менеджера питань збереження інформації та запобігання її витоку, а також побудові на підприємстві інформаційних систем.
Інформаційні системи можуть бути простими. У цьому випадку відбувається доставка інформації від місця її виникнення до місця споживання. Більш поширені складні системи інформації, відповідні складності виробництва та організаційній структурі управління, які охоплюють і лінійне управління, і функціональні служби підприємства.
Інформаційні системи розрізняються:
• По обробці інформації (централізовані і децентралізовані)
• За ступенем охоплення інформації (комплексні, локальні)
Комплексні інформаційні системи охоплюють весь комплекс служб підприємства, а локальні призначені для певних функцій управління.
Останнім часом при побудові інформаційних систем стали виділяти бек - офісну і фронт - офісну інформацію. Бек - офісна - така інформація, доступ до якої мають тільки співробітники підприємства (всі або з певних підрозділів). Фронт - офісна - така інформація, доступ до якої мають всі бажаючі, наприклад клієнти підприємства.
Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень.
Інформація є одним з найважливіших факторів, що визначають якість і ефективність прийнятих керівниками рішень.
Достатній обсяг інформації надходить в середньому лише до 47,6% керівників. "Інформаційний голод" більшою мірою відчувають вищі ієрархічні ланки управління, де приймаються стратегічні рішення.
14,2% керівників вважають інформацію, що надходить полнлстью відповідної пропонованим до неї вимогам, при цьому найменше задоволені якістю інформації заступники директорів: всього 505 вважають отримувану інформацію достатньою, стільки ж вказують на те, що вона слабо оброблена і часто невчасною. Це-одна з найнижчих оцінок серед керівників усіх рівнів. Крім того, на цей рівень управління йде багато непотрібної, а іноді і необ'єктивної інформації.
Правильність і ефективність прийнятих рішень залежать не тільки від обсягів і якості інформаційного забезпечення та кваліфікації керівників, але і від того, чи вистачає їм часу на якісний аналіз інформації, що надійшла
Інформаційну перевантаження відчувають (суб'єктивно) лише 9.5% керівників. Інформаційні перевантаження у керівників вищих ланок, зокрема у начальників управлінь та заступників директорів, у яких вона в 1,5-2 рази вище середніх показників
Недостатня інформаційна забезпеченість процесу прийняття стратегічних рішень призводить до того, що керівники менше, ніж мали б, беруть участь в цьому процесі.
Істотну роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безперервно поповнюється загальний фонд і потенціал знань і технічних рішень, практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспроможності.
Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття управлінських рішень.
Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються певні вимоги:
• Стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження;
• Задоволення потреб конкретних керуючих;
• Точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації та безперервність збору і обробки інформації.
Для сучасних умов характерне застосування високоефективної внутрішньо фірмової системі інформації, заснованої на використанні новітніх технічних засобів.
Управлінська внутрішньо фірмова інформаційна система являє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень.
Інформаційна система складається з компонентів обробки інформації, внутрішніх і зовнішніх каналів її передачі (зв'язків), власне інформації.
Управлінські інформаційні системи послідовно реалізують принципи єдності виробничого процесу, інформації та організації шляхом застосування технічних засобів збору.
Важливу роль у використанні інформації відіграють способи її реєстрації, обробки, накопичення і передачі; систематизоване зберігання і видача інформації у необхідній фірмі; виробництво нової числової, графічної та іншої інформації.
1.2.2 Апарат управління внутрішньо фірмової системи інформації
Апарат управління внутрішньо фірмової системою інформації включає:
• Обчислювальний центр для обслуговування фірми в цілому;
• Центральну службу інформації;
• Інформаційну систему у виробничих відділеннях, що включає відділи: обробки та аналізу інформації; Обробки вхідної та вихідної документації; зберігання і видачі інформаційних матеріалів; обчислювальної техніки.
1.2.3 Інформаційні ресурси підприємства
Будь-яка організація має інформаційну систему та інформаційні ресурси, навіть якщо ця організація складається з одного підприємця, і він не здогадується про їх існування, а просто іноді робить записи про свій бізнес в блокноті.
В управлінні інформаційними ресурсами підприємства існують як деякі концептуальні положення, так і конкретні питання окремих інформаційних технологій.
Інформаційними ресурсами потрібно управляти. Потрібно вивчати інформаційні потреби, планувати і керувати інформаційними ресурсами. Ключове питання для будь-якої організації: Чи добре ми управляємо інформаційними ресурсами?
Інформація дозволяє приймати обґрунтовані та ефективні рішення. Вона дозволяє управляти. Але й інформацією потрібно управляти. Керувати процесом її отримання та використання. Якщо в організації задумаються про те, де і як вони отримують інформацію про своє виробництво, ціни, конкурентів, то це буде першим кроком в отриманні конкурентної переваги.
В даний час ми вступаємо в інформаційне суспільство, тому й менеджери, і виконавці повинні розуміти основні концепції та способи застосування інформаційних технологій і бути здатними приймати важливі рішення щодо їх використання.
Менеджери повинні вміти керувати інформацією та покращувати свою справу з допомогою правильного її використання для підвищення ефективності роботи, виробництва, якості послуг та якості управління.
Керуюча частина надає на керований процес певний вплив. Щоб керуюча частина могла здійснювати управління, їй потрібно зіставляти фактичний стан керованого процесу з метою управління, у зв'язку, з чим, з чим керований процес впливає на керуючу частину. Вплив обох частин один на одного здійснюється у вигляді передачі інформації. Таким чином, в системі управління завжди присутній замкнутий інформаційний контур.