Системна орієнтація і використання моделей. Застосовуючи науковий метод, необхідно пам'ятати, що організація – це відкрита система, що складається з взаємозв'язаних частин. Тому особливістю наукового підходу до управління є системна орієнтація. Інша сторона науки управління – використання моделей. Моделювання потрібне через складність проблем управління проведення експериментів в реальному житті.
Модель – це представлення об'єкту, системи або ідеї в деякій формі, відмінній від самого об'єкту або системи. Наприклад, схема організації – це модель, що представляє її структуру. Головна особливість моделі – спрощення реальної ситуації або системи. Модель менш складна, деталі, що не відносяться до справи, маскують проблему в реальному житті, усуваються, тому можливості розуміння і дозволу проблем збільшуються.
Необхідність моделювання обумовлена тим, що багато організаційних ситуацій складні, можливості проведення експериментів в реальному житті рідкісні, а також тим, що керівництво орієнтується на майбутнє.
Складність. Реальний світ організації виключно складний і число змінних, що відносяться до конкретної проблеми, значно перевершує можливості будь-якої людини. Осягнути реальний світ можна, спростивши його за допомогою моделювання.
Експериментування в певних випадках в умовах реального світу може і повинно виконуватися. Коли підприємства створюють нову складну продукцію, вони завжди виготовляють зразки, перевіряють його в реальних умовах і тільки потім розгортають виробництво. Але пряме експериментування коштує дорого і вимагає часу. Крім того, пряма експериментальна перевірка рішень, пов'язаних з екстремальними ситуаціями, часто просто неможлива, оскільки може бути пов'язана або з банкрутством організації, або з руйнуванням об'єктів, або із загибеллю людей.
Орієнтація управління на майбутнє. Неможливо спостерігати явище, яке ще не існує і може бути ніколи не існуватиме. Тому моделювання – єдиний спосіб уявити варіанти майбутнього, визначити потенційні наслідки можливих рішень, порівняти їх і вибрати переважне.
Типи моделей. Моделі підрозділяють на фізичні, аналогові і математичні.
Фізична модель є збільшеною або зменшеною копією об'єкту або системи. Особливість фізичної моделі полягає в тому, що в деякому розумінні вона виглядає як моделююча цілісність. Наприклад, авіаційні підприємства завжди виготовляють зменшені фізичні копії нових літаків, щоб перевірити аеродинамічний опір. Модель повинна поводитися аналогічно новому літаку, що розробляється, при цьому коштує вона в мільйони разів менше справжнього літака.
Аналогова модель представляє досліджуваний об'єкт аналогом, який поводиться як реальний об'єкт, але не виглядає як такий. Відомі кожному економістові або менеджерові графіки, що ілюструють співвідношення обсягу виробництва і витрат, є аналоговою моделлю. Графік показує, як рівень виробництва впливає на витрати.
Математична модель – цей опис властивостей об'єкту або системи за допомогою математичних символів. У математичній моделі використовуються символи для опису властивостей або характеристик об'єкту або події. Математичні моделі найчастіше використовуються при ухваленні організаційних рішень.
Побудова моделі, як і управління, є процесом. Основні етапи процесу – постановка завдання, побудова, перевірка на достовірність, застосування і оновлення моделі.
Постановка завдання – перший і найбільш важливий етап побудови моделі, здатний забезпечити правильне рішення управлінської проблеми. Використання математики і комп'ютера не принесе ніякої користі, якщо проблема не буде точно визначена.
Керівник, сформулювавши проблему, повинен зуміти виявити симптоми і їх причини. Наприклад, скарги магазинів на затримки виконання їх замовлень можуть бути наслідком виробничих проблем на підприємствах. Причиною може виявитися нестача сировини і запасних частин до устаткування, які обумовлені поганим плануванням.
Побудова моделі. Спочатку необхідно визначити головну мету моделі – які вихідні дані треба отримати, використовуючи модель, щоб допомогти керівництву вирішити проблему, що стоїть перед ним. У даному прикладі потрібна вихідна інформація про точні терміни і кількість тих, що підлягають замовленню сировини і запасних частин.
Потім слід визначити, яку інформацію потрібно для побудови моделі і які потрібні відомості на виході. У даному випадку необхідною інформацією буде точний прогноз потреби за кожним початковим матеріалом, відомості про характері і кількості сировини для кожного виду продукції, очікуваної довговічності і кількості вузлів і деталей устаткування, використовуваного для виробництва продукції.
Крім того, слід оцінити витрати на створення моделі і реакцію людей, які повинні будуть її використовувати. Модель, яка коштує більше, ніж принесе вигод, нікому не потрібна, а занадто складна модель може бути не зрозуміла користувачам і не застосовуватиметься на практиці.
Перевірка моделі на достовірність майже завжди потрібна. По-перше, потрібно визначити міру відповідності моделі реальному явищу, встановити, чи усі істотні чинники реальної ситуації вбудовані в модель. По-друге, слід зрозуміти, наскільки моделювання дійсно допомагає керівництву розв'язати проблему. У розглянутому прикладі необхідно перевірити, чи дійсно модель дасть можливість планувати замовлення на сировину і матеріали, запасні частини так, щоб усунути скарги магазинів на затримки постачань. Бажано перевірити модель на ситуації, що мала місце у минулому.
Застосування моделі. Головна причина обмеженого використання моделей керівниками полягає в тому, що вони не розуміють їх і тому побоюються застосовувати. Щоб уникнути цього керівники повинні брати участь в постановці завдання, встановленні вимог до результатів моделювання.
Оновлення моделі робиться, якщо керівництву знадобляться вихідні дані в зручнішій формі або додаткові дані. Якщо цілі організації змінюються, можуть змінитися і критерії ухвалення рішень. Інформація, що знову з'явилася, може допомогти уточнити модель.
Проблеми моделювання можуть породжуватися недостовірними початковими допущеннями. Деякі передумови, покладені в основу моделі, не можуть бути точно оцінені і об'єктивно перевірені, наприклад, припущення про ріст продажів наступного року на певну суму, не піддається перевірці.
Інформаційні обмеження є головною причиною недостовірності передумов і інших утруднень при моделюванні. Точність моделі визначається точністю інформації з проблеми. Нерідко виникають ситуації, коли неможливо отримати інформацію по усіх важливих чинниках і використовувати її в моделі. Якщо зовнішнє середовище рухливе, інформацію про неї слід оновлювати швидко, але на це може бракувати час або це може виявитися занадто дорого.
Страх користувачів. Головна причина недостатньо широкого використання моделей полягає в тому, що керівники, для яких вони створюються, часто не цілком розуміють отримувані результати і тому бояться їх застосовувати. Причиною є недолік у них знань в цій області. Для боротьби з цим фахівцям по кількісних методах аналізу слідує значно більше свого часу приділяти ознайомленню керівників з можливостями і методикою використання моделей.
При оцінці витрат на моделювання керівництву слід враховувати витрати часу керівників вищого і нижчого рівнів на побудову моделі і збір інформації, витрати і час на навчання, вартість обробки і зберігання інформації. Моделі, що мають надмірно високу вартість, неефективні.
Невід'ємною характеристикою управлінських рішень є їх якість. Для забезпечення належного їх якість необхідно розуміти суть цієї характеристики. Таким чином, якість управлінського рішення можна розглядати як сукупність параметрів рішення, що задовольняють конкретних споживачів і забезпечують реальність його реалізації [1, с. 104].
До основних умов забезпечення високої якості управлінських рішень відносяться:
· застосування в розробці управлінського рішення наукових підходів менеджменту;
· застосування методів прогнозування, моделювання і економічного обґрунтування кожного рішення, що приймається;
· структуризація проблеми і побудова дерева рішень; забезпечення ЛПР, якісною інформацією, що характеризує параметри «входу», «виходу», «зовнішнього середовища» і «процесу» системи ухвалення рішення;
· забезпечення порівнянності (порівнянності) варіантів рішень;
· забезпечення багатоваріантності рішень;
· правова обґрунтованість рішення, що приймається;
· автоматизація процесу збору і обробки інформації, процесу розробки і реалізації рішень;
· розробка і функціонування системи відповідальності і мотивації якісного і ефективного рішення, наявність механізму реалізації рішення [1, с. 104].
Перш ніж розглянути широко використовувані сучасними організаціями моделі необхідно описати три базові типи моделей:
1. Фізична модель – досліджується за допомогою збільшеного або зменшеного опису об'єкту або системи. Відмітна характеристика фізичної моделі полягає в тому, що в деякому розумінні вона виглядає як модельована цілісність. Будучи точною копією, модель повинна поводитися аналогічно новому автомобілю, що розробляється, або літаку, але при цьому коштувати вона багато менше за справжню.
2. Аналогова модель – представляє досліджуваний об'єкт аналогом, який поводиться як реальний об'єкт, але не виглядає як такий.
3. Математична модель – в цій моделі, званій також символічній, використовуються символи для опису властивостей або характеристик об'єкту або події [2].