Способность организации к выживанию во многом определяется ее востребованностью в качестве надежного партнера в хозяйственной и социальной деятельности. На работу организации оказывают влияние разнообразные субъекты, объекты и факторы внешней и внутренней среды. Поэтому в процессе оценки качества должно производиться одновременное и согласованное изучение совокупности показателей, характеризующих основные аспекты менеджмента.
Соотношение функций менеджмента качества и этапов жизненного цикла продукта приведено на диаграмме 6.2.
Диаграмма 6.2.
| Менеджмент качества | |||||
| Прогнозирование и Планирование качества | Обеспечение качества | Работа с претензиями потребителей | Улучшение качества | ||
| Управление качеством | |||||
| Контроль качества | |||||
| До подготовки производства | Подготовка производства | Процесс производства | По окончании производства | Сервисное обслуживание | Постоянно |
Продукт – результат процесса. Качественный процесс автоматически приводит к получению качественного продукта. Деятельность – совокупность процессов. Система менеджмента – механизм реализации менеджмента процессов. Качественная система менеджмента – залог качественного и эффективного функционирования процессов. Следовательно, можно выделить три объекта на качество которых можно воздействовать:
· продукт;
· процесс;
· система менеджмента.
Каждая организация, создавая систему менеджмента, самостоятельно выбирает виды воздействия на качество и объекты, на качество которых будет производиться воздействие.
6.3. Влияние новых информационных технологий на процессы рационализации организационной деятельности
Компьютеризация и развитие сетевых телекоммуникаций сопровождается нарастанием объемов социально значимой информации, используемой в системах менеджмента организационных систем с целью рационализации их деятельности. Накапливаемая в процессе развития общества информация становится источником экономии времени и общественного труда, т.е. мощным фактором ускорения общественного развития.
Основной отличительной особенностью среды электронной коммерции является то, что в этой среде установление партнерских и договорных отношений, равно как и выполнение различных финансовых операций между организациями и банками, происходит с максимальной степенью рационализации, т.е. в реальном масштабе времени в процессе общения партнеров на виртуальной интернет-площадке.
Особенно заметно влияние методов электронной коммерции на снижение издержек в сфере экономической и организационной деятельности, связанной с обеспечением товародвижения. В экономической науке эти издержки называют трансакционными. К трансакционным издержкам в деятельности деловых организаций принято относить издержки, возникающие в ходе ведения переговоров и заключения соглашения (договора или контракта), временные и материальные затраты, связанные с пересылкой и обработкой документов, транспортировкой материальных ресурсов, переводом денежных средств.
Реализация всех этапов логистического процесса, обеспечивающего движение товара от производителя к потребителю, требует обработки значительных объемов информации и интенсивного обмена данными между всеми его участниками. Работа в среде электронной коммерции коренным образом меняет воздействие трансакционных временных и материальных издержек на ведение экономической деятельности. Несмотря на возможное нахождение партнеров в достаточно отдаленных точках земного шара, они работают как бы в одном виртуальном офисном помещении, видят друг друга, обмениваются мнениями, ведут совместную работу с документами.
Договаривающиеся стороны избавляются от необходимости пересылки документов, поездок для организации совместных переговоров и многого другого. Теоретически потери времени на заключение договорных трансакций сводятся к нулю. Материальные потери сводятся к оплате за абонентское обслуживание в сети. Стоимость финансовых трансакций между организацией и банком сокращается в десятки и сотни раз, время на их проведение исчисляется секундами.
Другим, не менее важным признаком рационализации деятельности организаций является возможность прямых контактов в мировом интернет-пространстве между продавцами и покупателями, что приводит к возможности равноправной конкуренции для многих предприятий, расположенных во всех точках земного шара. Покупатели и продавцы в реальном масштабе времени получают информацию о ценах, качестве и условиях поставки, предлагаемых различными конкурентами.
Одной из важнейших составляющих, определяющих выживаемость организации в условиях глобального рынка и острой конкуренции, является эффективный маркетинг. Сетевые информационные технологии позволяют производить многоуровневые исследования вплоть до персонифицированного учета запросов всех потребителей.
Современные организации могут иметь собственные базы данных, обеспечивающие не только маркетинговую составляющую действия системы менеджмента, но и полное информационное обеспечение по вопросам финансовой и административной деятельности организации, а также менеджмента персонала.
Использование в решении задач менеджмента современных программных продуктов, подобных экспертным системам, позволяет рациональными способами решать задачи оперативного контроля за деятельностью организации и при необходимости осуществлять оперативную коррекцию, что значительно повышает адаптивные свойства организационных систем, т.е. их способность приспосабливаться к быстро изменяющимся условиям глобального рынка и часто меняющимся запросам потребителей. Благодаря этому жизнедеятельность организаций становится гораздо более рациональной с позиций выполнения основной цели их существования – решения социальных задач, стоящих перед обществом, что дает возможность решать проблемы менеджмента с ориентацией на запросы потребителя.
Систематизация этих требований привела к появлению новой идеологии функционирования организаций, называемой BestPractice (BP). В рамках «ВР» деловые организации должны постоянно повышать качество и эффективность всех направлений своей деятельности с целью обеспечения конкурентоспособности на мировом рынке. Для этого необходимо внедрять новые технологии менеджмента, позволяющие реагировать на изменения конъюнктуры без малейшего промедления, чтобы всегда быть впереди конкурентов.
Информатизация как процесс рационализации менеджмента организации только тогда может принести ощутимые плоды, когда она сопровождается опережающим ростом профессиональной подготовки менеджеров всех уровней. Скорость обновления научно-информационного потенциала работников звена управления и руководства организацией должна не только соответствовать меняющимся потребностям общественного производства, но и опережать их. Любое управленческое решение – это элемент рационализации, содержащий в себе прогноз развития организации, включая процедуру оптимизации путей достижения поставленной цели.
7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
7.1. Формирование организационных структур
Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее дальнейшего развития.
Принципы системного подхода к проектированию организационных систем:
• корректная формулировка целей и подцелей проектируемой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации;
• постановка всех задач менеджмента, без решения которых реализация целей окажется невыполнимой;
• обоснованное распределение применительно к этим задачам функций, прав и ответственности по вертикали менеджмента – от генерального директора предприятия до исполнителей;
• выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтали менеджмента, с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реализации перспективных производственных программ;
• ограниченное сочетание вертикали и горизонтали менеджмента путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации власти;
• соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных в законе единства анализа и синтеза.
Проектирование организационной системы состоит из следующих этапов:
Первый этап – определение главной цели будущей организации. Цель должна быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполнителям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в конкретные сроки. Решая задачи проектирования организации, целесообразно выделить три основных группы целей: функциональные цели, цели-аналоги и цели развития.
Функциональная цель. Такая цель уже достигалась ранее на данном предприятии.
Цели-аналоги определяют решение задачи, которая была уже ранее достигнута на другом предприятии, но ни разу не достигалась на проектируемом предприятии.
Цель развития. Это цель, которая никогда ранее никем не достигалась. Такая цель, как правило, связана с образованием новых систем.
Несомненно, что сложность процесса проектирования и сложность самой организации будет определяться типом цели. В первом случае проектирование новой организации или развитие старой сводится к внедрению уже «обкатанных» в прежней работе методов. Во втором случае проектирование предусматривает обязательный анализ работы организаций, занимающихся аналогичным видом деятельности, и выбор наиболее подходящего варианта для вновь создаваемой организации. В последнем случае для создания новой организации с не существовавшим ранее направлением деятельности потребуется максимальное напряжение сил и полная самостоятельность в принятии основополагающих решений.