МЕСТО И ЗНАЧЕНИЕ ОФИС - МЕНЕДЖЕРА В
СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Дипломная работа
Содержание
Список сокращений и условных обозначений…………………………..
Введение …………………………………………………………………...
Глава 1. Профессия – офис-менеджер……………………………………
1.1 Офис-менеджмент как специфическая разновидность
управленческой деятельности…..……………………………………………
1.2 Отечественные и зарубежные образовательные
программы требований к подготовке офис-менеджера……..……………...
1.3 Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера……………………………………………………………………..
1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру
и профессиональные качества……………………………………………….
Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)……………………………
2.1 Компетенция офис-менеджера……………………………………….
2.2 Административный функциональный блок………………………....
2.3 Обеспечивающий функциональный блок…………………………....
2.4 Управление персоналом офиса…………………………………….....
2.5 Организация повседневной работы
офис-менеджера………………………………………………………………
Заключение………………………………………………………………...
Список использованных источников…………………………………….
Приложение 1………………………………………………………
Введение
АКТУАЛЬНОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной деятельности и структурой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:
• инженерно-технический персонал;
• персонал информационного и документационного обеспечения;
• организационный персонал.
Деятельность офисного инженерно-технического персонала направлена на обеспечение эффективного функционирования технических средств офисных технологий, что и определяет его квалификационный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.
Офисный персонал информационного и документационного обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упорядочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его состав входят специалисты служб документационного обеспечения управления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а также работники, обеспечивающие функционирование автоматизированных информационных систем (администраторы баз данных и систем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).
Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:
• руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни
ков информационного и документационного обеспечения;
• секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
• координаторы офисной деятельности.
В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.
Для эффективной организации офисной работы требуются профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.
Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.
НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие обобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офис-менеджера.
РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть решена путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификации офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности, а также изучения требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджера.
ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера.
ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера
ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.
ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:
1. Выявить литературу по теме исследования.
2. На основе анализа литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выявить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а также основные виды документов, регламентирующие его работу.
3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-менеджера в организации работы этой фирмы.
4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-менеджера.
МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ:
- метод работы с документами;
- метод анализа информации;
- метод синтеза информации;
-метод опроса.
НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия; разработана должностная инструкция офис-менеджера.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ: Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент организации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инструкция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприятий и организаций.
Глава 1. Профессия – офис-менеджер
1.1 Офис-менеджмент как специфическая
разновидность управленческой деятельности
Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:
1) служба, место, должность, пост;
2) нахождение у власти, на посту;
3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);
5) контора, канцелярия;
6) служебное помещение, кабинет;
7) служащие;
8) обязанность, долг, функция;
9) сведения;
10) наконец, служба при доме (при офисе).
Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:
1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);
2) умение справляться с работой;
3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).
Менеджер (manager) – это:
1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
2) управляющий имуществом;
3) в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.
Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]
Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:
- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.
Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».
С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.
1.2 Отечественные и зарубежные
образовательные программы требований к
подготовке офис-менеджера
Должность офис-менеджера отсутствует в “Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и разрядов работ”, а также в “Квалификационном справочнике руководителей, специалистов и других служащих”. Однако за последние годы на рынке труда сформировался спрос на офис-менеджеров, накопилась определённая статистическая информация по требуемым характеристикам, которая нашла обобщённое выражение в аналитических обзорах организаций, занимающихся поиском и наймом работников по запросам фирм и предприятий. [7]
Программы подготовки и повышения квалификации
| Образование офис-менеджера | В России(%) | За рубежом(%) |
| Высшее техническое | 25% | 0% |
| Высшее экономическое | 15% | 20% |
| Психологическое или гуманитарное | 6% | 50% |
| Высшее любое | 49% | 30% |
| Среднее специальное | 5% | 0% |
| Не оговаривается | 0% | 0% |
| Знание иностранных языков | В России | За рубежом |
| Английский разговорный | 0% | 0% |
| Английский свободный | 10% | 60% |
| Английский базовый | 10% | 0% |
| Немецкий | 10% | 40% |
| Другие языки | 5% | 0% |
| Два языка | 5% | 0% |
| Не оговаривается | 60% | 0% |
| Возраст, лет | В России | За рубежом |
| 20 – 23 | 5% | 0% |
| 23 – 25 | 20% | 0% |
| 25 – 30 30 – 35 | 60% | 70% |
| 15% | 25% | |
| Другой | 0% | 5% |
| Пол | В России | За рубежом |
| Мужчина | 20% | 50% |
| Женщина | 80% | 50% |
| Другое | В России | За рубежом |
| Внешние данные | 21% | 0% |
| Прописка | 14% | 3% |
| Знание бухгалтерии | 5% | 0% |
| Делопроизводство | 37% | 0% |
| Подбор персонала | 4% | 25% |
| Управление младшим персоналом | 5% | 23% |
| Обеспечение работы офиса | 7% | 26% |
| Организация семинаров, встреч | 7% | 23% |
Представление о квалификационных требованиях к офис-менеджеру даёт анализ программ подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности. Программы различаются объёмом подготовки, составом изучаемых дисциплин, требованиями к уже имеющейся подготовке слушателей. При всём их разнообразии они достаточно полно характеризуют необходимые для офис-менеджера представления, знания и навыки. Это иллюстрирует следующая примерная курсовая программа, в наибольшей степени отражающая содержание осуществляемой профессиональной подготовки офис-менеджера. [7]