Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. Кроме командировочного удостоверения подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы (командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.). Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (по ставке 12%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом.
Сумма НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должна списываться за счет собственных средств организации, т.е. за счет нераспределенной прибыли. Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом. Срок командировки законодательством ограничен (не более 40 суток). Если есть необходимость пребывания сотрудника в другой организации в течение более длительного времени, то необходимо оформить его временный перевод в эту организацию, для чего требуется согласие сотрудника. Выдача денежных средств на покрытие административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.
При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность. И инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации - в первую очередь накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 1420 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и затем списывается на зачет с бюджетом. При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится. В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель организации может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица. С помощью подотчетных лиц организации осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. Такие расходы регламентируются налоговым законодательством, поэтому в организации должна быть комиссия, осуществляющая контроль этих расходов и их соответствие положению о составе и нормах расходов.
Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, согласно которой комиссия затем подписывает акт на их списание. Основными документами, используемыми, при учете расчетов с подотчетными лицами являются; расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер. Командировочное удостоверение служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировки платежная ведомость. Авансовый отчет заявление на выдачу денежных средств в подотчет. Доверенность смета представительских расходов акт на списание представительских расходов. Прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.д.). Бухгалтерия не имеет права выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.
Проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета по погашению дебиторской задолженности Погашение дебиторской задолженности денежными средствами. Очевидно, что наибольшая часть дебиторской задолженности погашается именно денежными средствами, следовательно, при проверке следует обратить внимание именно на денежную форму расчетов между контрагентами и правильность отражения соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета. Расходы от списания безнадежной к получению дебиторской задолженности уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Если по истечении некоторого срока покупатель ликвидирует свою задолженность, то полученная организацией на расчетный счет денежная сумма приходуется как прочие доходы, которые включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль, а задолженность списывается с забалансового счета.
Отметим, что списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы. Так как дебиторская задолженность является статьей баланса, несписанная задолженность будет искажать данные баланса, что может повлечь ошибочные расчеты при определении стоимости чистых активов организации, а также ее платежеспособности и эффективности деятельности. Тем самым отчетность организаций оказывается менее реальной, чем это должно быть, и нарушаются правила. Что касается не денежных форм погашения дебиторской задолженности, то в рамках настоящей статьи рассмотрим лишь основные формы, на которые приходится наибольшая доля не денежных расчетов, а именно погашение задолженности векселем, операции взаимозачета и операции по уступке права требования. Погашение задолженности векселем. Если фирма приобретает вексель третьего лица за деньги, то она осуществляет финансовое вложение. Операция по приобретению векселя в собственность должна производиться на основании договора купли-продажи, а также акта приема-передачи векселя.
Векселя учитываются по единично, в аналитическом учете отражается, как минимум, следующая информация: наименование эмитента, название (номер, серия) ценной бумаги. Номинальная цена, цена покупки; расходы, связанные с приобретением ценных бумаг; дата покупки, дата продажи или иного выбытия; место хранения. Векселя как финансовые вложения принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которая определяется в зависимости от способа поступления векселей. Первоначальная стоимость векселя, приобретенного за плату, включает сумму фактических затрат на его приобретение (за исключением НДС и иных возмещаемых налогов). Фактическими затратами на приобретение векселя являются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу; суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям иные расходы, непосредственно связанные с приобретением векселей.
Перечень фактических затрат является открытым и предусматривает возможность включения других аналогичных затрат за исключением общехозяйственных и иных расходов, которые непосредственно не связаны с приобретением активов в качестве финансовых вложений. Организациям предоставлено право самостоятельно определять существенность суммы дополнительных затрат, связанных с приобретением актива. Если по сравнению с суммой, которую нужно заплатить продавцу по договору, иные затраты организация сочтет несущественными, то она вправе учесть их в составе прочих расходов в том отчетном периоде, в котором были приняты к бухгалтерскому учету ценные бумаги.
Уровень существенности должен быть закреплен в учетной политике организации (обычно он составляет 10% от значения соответствующего показателя). Инкассация задолженности посредством взаимозачетных операций. Взаимозачетные операции проводятся по соглашению сторон о зачете встречных денежных требований, имеющихся у них по отношению друг к другу. Для проведения таких операций необходимо одновременное выполнение трех условий: у сторон должны иметься друг к другу встречные требования, признанные и не оспариваемые ими. встречные требования должны быть однородны; должен наступить срок исполнения этих требований. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными и на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровками. Взаимозачетная операция может быть совершена одной из сторон с уведомлением другой стороны. Однако при этом между сторонами не должно быть разногласий по вопросу проведения взаимозачета.