Изучение рабочих документов, литературы – 20%;
Подготовка нормативных документов, справок – 5%;
Подготовка материалов, отчетов – 7%;
Консультации по работе – 12%;
Участие в совещаниях по теме – 5%;
Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;
Разговоры по телефону – 12%;
Повышение квалификации – 3%;
Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;
Выполнение общественной работы – 3%;
Регламентированные перерывы – 10%;
Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%;
Нерегламентированные перерывы – 2%.
На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.
Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Всего за период наблюдения, мин | Удельный вес, % |
| Изучение рабочих документов | 1200 | 20 |
| Подготовка документов, справок | 300 | 5 |
| Подготовка материалов, отчетов | 420 | 7 |
| Консультации по работе | 720 | 12 |
| Участия в совещаниях | 300 | 5 |
| Встречи с коллегами из других подразделений | 840 | 14 |
| Разговоры по телефону | 720 | 12 |
| Повышение квалификации | 180 | 3 |
| Служебные командировки | 360 | 6 |
| Выполнение общественных работ | 180 | 3 |
| Регламентированные перерывы | 600 | 10 |
| Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 60 | 1 |
| Нерегламентированные перерывы | 120 | 2 |
Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.
| (перечень элементов затрат) | Плановые затраты рабочего времени, мин | Фактические затраты рабочего времени, мин |
| Изучение рабочих документов | 600 | 1200 |
| Подготовка документов, справок | 720 | 300 |
| Подготовка материалов, отчетов | 420 | 420 |
| Консультации по работе | 720 | 720 |
| Участие в совещаниях | 180 | 300 |
| Встречи с коллегами из других подразделений | 600 | 840 |
| Разговоры по телефону | 600 | 720 |
| Повышение квалификации | 600 | 180 |
| Служебные командировки | 300 | 360 |
| Выполнение общественных работ | 60 | 180 |
| Регламентированные перерывы | 600 | 600 |
| Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 540 | 60 |
| Нерегламентированные перерывы | 60 | 120 |
Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.
Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.
| Наименование работы (перечень элементов затрат) | Индекс (шифр затрат) | Продолжительность работ, всего | В том числе | ||||
| сократить нельзя | можно сократить или исключить | ||||||
| мин | % к итогу | мин | % к продолж. данной работы | мин | % к продолж. данной работы | ||
| Изучение рабочих документов | 01 | 600 | 20 | 300 | 50 | 300 | 50 |
| Подготовка документов, справок | 02 | 150 | 5 | 150 | 100 | ||
| Подготовка материалов, отчетов | 03 | 210 | 7 | 210 | 100 | ||
| Консультации по работе | 04 | 360 | 12 | 360 | 100 | ||
| Участие в совещаниях | 05 | 150 | 5 | 60 | 40 | 90 | 60 |
| Встречи с коллегами из других подразделений | 06 | 420 | 14 | 120 | 29 | 300 | 71 |
| Разговоры по телефону | 07 | 360 | 12 | 60 | 17 | 300 | 83 |
| Повышение квалификации | 08 | 120 | 4 | 120 | 100 | ||
| Служебные командировки | 09 | 150 | 5 | 25 | 17 | 125 | 83 |
| Выполнение общественных работ | 10 | 90 | 3 | 60 | 67 | 30 | 33 |
| Регламентированные перерывы | 11 | 300 | 10 | 300 | 100 | ||
| Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 12 | 30 | 1 | 30 | 100 | ||
| Нерегламентированные перерывы | 13 | 60 | 2 | 30 | 50 | 30 | 50 |
| Итого | 3 000 | 100 | 1 825 | 61 | 1 175 | 39 | |
Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.