На всех штатных работников ведется табельный учет, на основании которого определяется списочная, среднесписочная численность работников теплоэнергетического предприятия. На каждого работника заполняется личная карточка с присвоением табельного номера в отделе кадров УМТЭП. На основании приказа директора о приеме на работу работником бухгалтерской службы открывается лицевой счет.
Сведения о начисленных суммах и удержаниях из лицевых счетов переносятся в налоговые карты и расчетно-платежные ведомости ежемесячно. Данные из расчетно-платежной ведомости отражаются на синтетическом счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Суммы начисленной заработной платы по данным первичной документации (лицевые счета работников, платежные ведомости, расчетные ведомости) соответствуют данным учетных регистров (журналам-ордерам, Главной книге).
Аудиторскими процедурами установлено, что по состоянию на 31 декабря 2006 года, по данным бухгалтерского учета на балансовом счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» сальдо по кредиту счета составляет 2 165 989 руб. 90 коп., что подтверждено аналитическими ежемесячными ведомостями и сводной аналитической ведомостью по начислению и выплате заработной платы, а также соответствует записям в Главной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», а также по стр. 622 Формы № 1 Бухгалтерского баланса (приложение 13).
При проверке операций по расчетам с персоналом по оплате труда был выявлен случай необоснованного завышения отпускных (Рабочий документ аудитора №4).
Рабочий документ аудитора №4 по проверке правильности расчета отпускных
Проверяемый сегмент расчеты с персоналом по заработной плате
Проверяемая совокупностьприказы руководителя, табели учета рабочего
времени, лицевые счета работников, записки-
расчеты о предоставлении очередного отпуска
Задачи проверки проверка правильности расчета среднего заработка для оплаты отпускных
Описание аудиторской процедуры по существу просмотр документов, контроль арифметических расчетов
Результаты выполнения процедуры
10 мая 2006 года сотрудник уходил в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 17 календарных дней. Его оклад составлял 6000 рублей. В расчетном периоде сотруднику выплачены ежемесячные премии в соответствии с системой оплаты труда: в феврале – 2000 рублей, в марте – 2000 рублей, в апреле – 2000 рублей. Кроме того, по приказу руководителя предприятия в феврале выплачена премия к празднику в сумме 1000 рублей. Бухгалтер рассчитал сумму отпускных следующим образом:
((6000 руб. х 3 мес.+ 2000 руб. + 2000 руб. + 2000 руб.+ 1000 руб.): 3 мес.: 29,6) х 17 дн. = 4786,01 руб.
Нарушение. Бухгалтер необоснованно включил в расчет среднедневного заработка премию к празднику, тем самым, завысив сумму отпускных (праздничные премии, материальная помощь и иные подобные выплаты не участвуют в расчетах).
Правильный расчет: ((6000 руб. х 3 мес. + 2000 руб. + 2000 руб. + 2000 руб.): 3 мес.: 29,6) х 17дн. = 4594,59 руб.
Полный перечень выплат, которые учитываются при расчете отпускных, приведен в пункте 2 Положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (с изменениями на 13 июля 2006 года), утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 года №213.
Последствия: во-первых, завышая отпускные, организация переплачивает налог на доходы физических лиц, ЕСН и взносы от несчастных случаев; во-вторых, этим занижается облагаемая база по налогу на прибыль.
Таким образом, переплата по НДФЛ составит 25 руб. (191,42 руб. х 13%), по ЕСН 49,77 руб. (191,42 руб. х 26%), по взносам от несчастных случаев 0,38 руб. (191,42 руб. х 0,2%). А вот по налогу на прибыль будет недоимка в размере 57,89 руб. ((191,42 руб.+ 49,77 руб.) х 24%).
Рекомендовано: производить расчет среднедневного заработка в соответствии с Положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 года №213; внести изменения в бухгалтерский учет в порядке, установленном пунктом 1 статьи 54 НК РФ; внести изменения в налоговый учет в соответствии с требованиями статьи 81 НК РФ.
В ходе аудиторских процедур выявлены недостатки в оформлении табелей учета рабочего времени: часто применяется «штрих» для закрашивания ошибочного текста. Рекомендации по оформлению документов состоят в следующем. В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) исправления вносятся "корректурным способом": неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма).
Затем здесь же на полях против соответствующей строки внесенные изменения специально оговариваются и подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" - исправления в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, подписавшими первоначальный документ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой: "Написанному в исправление верить", в которой также пишется новый текст или сумма, а потом ставится подпись.
При проверке достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами установлено, что в УМТЭП авансовые отчеты оформлены на бланках унифицированной формы, имеют все необходимые реквизиты, суммы в авансовых отчетах подтверждены приложенными к ним оправдательными первичными документами и утверждены подписью директора УМТЭП.
Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам. Данные аналитического учета соответствуют оборотам и остаткам по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Записи в кассовой книге по выдаче подотчетных сумм, в авансовых отчетах по их использованию и возврату соответствуют данным журнала-ордера №7.
Фактов выдачи денежных средств под отчет в проверяемом периоде при наличии остатка неизрасходованного предыдущего остатка не выявлено. НДС по приобретенным через подотчетных лиц материальным ценностям, оплаченным работам и услугам, предъявляется к вычету в установленном порядке. Приказы о направлении работников в командировку оформляются соответствующим образом.
Расходы по командировкам относятся на себестоимость работ в соответствии с установленными нормами [12]. Сверхнормативных расходов, отнесенных на себестоимость работ, не выявлено.
При проверке операций по учету расчетов с подотчетными лицами был выявлен случай списания товарно-материальных ценностей на счета затрат без оприходования (рабочий документ №5).
Результаты выполнения процедуры
Заведующая канцелярией приобрела канцтовары для нужд управления на сумму 354 руб. (авансовый отчет № 187 от 13.07.2006 г.). Бухгалтер отразил в журнале-ордере №7 списание канцтоваров следующей проводкой:
Дебет 26-41 Кредит 71 354 руб., где субсчет 26-41 «Канцтовары для нужд управления», счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Произошло списание материальных ценностей на счета затрат без оприходования.
Нарушена методология ведения бухгалтерского учета. Согласно ст.120 гл.16 Налогового кодекса неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15000 рублей в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение.
Рекомендовано: подтвердить в учете предприятия факты оприходования и передачи канцтоваров в эксплуатацию. При таком ведении учета бухгалтер будет видеть текущие взаиморасчеты с поставщиками. Также будет налажен учет материалов.
Исправительные проводки должны выглядеть следующим образом:
Д 26 -41 К 71 354 руб. - сторно хозяйственной операции по «приобретению канцтоваров»;
Д 60 К 71 354 руб. - оплачены материалы подотчетным лицом;
Д 10 -1 К 60 354 руб. - оприходованы канцелярские товары;
Д 26-41 К 10 354 руб. - списаны на общехозяйственные расходы канцелярские товары.
В ходе проверки расчетов с персоналом по прочим операциям было установлено, что в УМТЭП ЗАТО г. Снежногорск имеют место расчеты по возмещению материального ущерба. По результатам инвентаризации в ноябре 2006 г. была выявлена недостача товарно-материальных ценностей, сумма недостачи (по рыночной стоимости ТМЦ) полностью отнесена на виновное лицо (заведующего кладовой) и удержана из начисленной ему заработной платы. Сроки и порядок рассмотрения недостачи были соблюдены. Расчеты иных видов (за товары, проданные в кредит, расчеты по предоставленным займам) на теплоэнергетическом предприятии не практикуются. Данные учетных регистров по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» тождественны, расхождений с записями Главной книги не выявлено.
При проверке расчетов с учредителями было установлено, что Уставный капитал УМТЭП полностью сформирован и оплачен учредителем до государственной регистрации предприятия. По состоянию на 01 января 2006 года уставный фонд составляет 84 000 рублей 00 копеек. На основании распоряжения УМС администрации ЗАТО г. Снежногорск №156-р от 02 августа 2006 года «Об утверждении изменений и дополнений в Устав УМТЭП ЗАТО г. Снежногорск» размер уставного фонда предприятия изменен и составил 1 100 000 рублей 00 копеек. Изменения в части уставного фонда, внесенные в учредительные документы предприятия, прошли государственную регистрацию, внесены в единый государственный реестр юридических лиц на основании свидетельства Министерства Российской Федерации по налогам и сборам за государственным регистрационным номером 2065105029570. По данным бухгалтерского учета по состоянию на 01 ноября 2006 года уставный фонд предприятия сформирован полностью в соответствии с учредительными документами и отражен по кредиту счета 80 «Уставный капитал» в сумме 1 100 000 рублей.