Справедливости ради, нужно отметить, что данные потери возникают в организациях торговли вследствие бесхозяйственности (неудовлетворительные условия хранения, неосторожное обращение с товарами при транспортировке и тому подобное), и поэтому они, как правило, взыскиваются с виновных лиц. Списание таких потерь за счет организации возможно лишь в исключительных случаях, когда конкретных виновников в причинении ущерба установить невозможно.
Отражение потерь от боя, лома и порчи товаров в бухгалтерском учете осуществляется в общепринятом порядке.
Если организация торговли несет потери, вызванные какими-то чрезвычайными обстоятельствами (пожар, наводнение и тому подобное), то сначала она обязана провести инвентаризацию и только после нее отразить такие потери в учете. Решение о списании испорченных товаров принимает руководитель. Расходы, возникающие вследствие чрезвычайных обстоятельств, относятся к чрезвычайным расходам в соответствии с правилами ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99", учитываются в составе прочих расходов и отражаются в учете с помощью следующей бухгалтерской проводки:
Дебет 99 "Прибыли и убытки" Кредит 41 "Товары"
Такое отражение недостач и потерь, образующихся в результате чрезвычайных обстоятельств предусмотрено Положением по ведению бухгалтерского учета (пункт 28).
Однако другой бухгалтерский документ предполагает несколько иной порядок отражения недостач в результате чрезвычайных обстоятельств. Речь идет о Приказе Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н "Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов". Пунктом 35 указанного документа установлено, что:
"35. Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.
Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации".
На наш взгляд, наиболее правильным вариантом отражения недостачи товаров от чрезвычайных ситуаций, является вариант, предложенный Методическими рекомендациями.
Затем все потери, возникшие в результате чрезвычайной ситуации и накопленные на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списываются в дебет счета 99 "Прибыли и убытки".
Достаточно часто организации торговли (и оптовые и розничные), имеющие широкий ассортимент товаров и значительный оборот, сталкиваются с так называемой пересортицей товаров. это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.
Причинами её возникновения могут быть:
отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;
недостаточный внутренний контроль движения товаров;
халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.
Согласно пункту 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только:
за один и тот же проверяемый период;
у одного и того же материально ответственного лица;
в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.
Следовательно, проводить взаимный зачет недостач излишками по товарам разных наименований, даже однородных не допустимо.
Материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице. Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.
Какие же записи должен сделать бухгалтер торговой организации при возникновении пересортицы? Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.
В бухгалтерском учете при этом делаются такие записи:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 94 | 41 | Отражена сумма превышения недостачи товаров над излишками |
| 94 | 68 | Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками |
| 73-2 | 94 | Отражена сумма, подлежащая взысканию с виновных лиц |
Если виновник пересортицы не установлен, то в этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм и списываются в организациях торговли на издержки обращения.
В налоговом учете на основании статьи 265 НК РФ:
"расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти".
При этом в учете делается следующая проводка:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 91-1 | 94 | Сумма превышения недостачи над излишками списана на финансовые результаты |
Пример 2.
Торговое предприятия ООО "Сатурн" провело инвентаризацию остатков товаров по состоянию на 1 марта.
В ходе инвентаризации было установлено:
излишки пшеничной муки первого сорта - 50 кг по покупной цене 8 рублей;
недостача пшеничной муки высшего сорта - 50 кг по покупной цене 12 рублей;
Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджету. Виновных в пересортице нет, об этом имеется письменное заключение суда.
Недостача 50 кг муки высшего сорта была зачтена излишками 50 кг муки первого сорта.
Стоимость излишков муки первого сорта составила: 50 кг х 8 рублей = 400 рублей.
Сумма недостачи муки высшего сорта равна: 50 кг х 12 рублей = 600 рублей.
Значит, при зачете пересортицы образовалось превышение суммы недостачи над суммой излишков - 200 рублей (600 рублей - 400 рублей).
В учете ООО "Сатурн" должны быть сделаны следующие проводки:
| Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | ||
| 94 | 41 | 220 | Отражено превышение недостачи над излишками |
| 94 | 68 | 20 | Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками; |
| 91-2 | 94 | 220 | Списана сумма превышения недостачи над излишками |
После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки товаров.
Окончание примера.
Изменим условия примера.
Пример 3.
В результате инвентаризации на складе ООО "Сатурн" была выявлена недостача 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей за кг. на общую сумму 600 рублей и излишек муки первого сорта 100 кг по цене 8 рублей за кг. Руководитель ООО "Сатурн" принимает решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек муки первого сорта принимается к учету по рыночной цене 8,30 рубля за кг.
В результате зачета недостачи 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей излишками муки первого сорта по цене 8 рублей получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 200 рублей (50 кг х (12 рублей - 8 рублей)), которое отнесено на виновное лицо.
Окончательный излишек муки первого сорта в количестве 50 кг принимается к учету на общую сумму 415 рублей.
| Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | ||
| 94 | 41 | 220 | Отражено превышение недостачи над излишками |
| 94 | 68 | 20 | Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками; |
| 41 | 91-1 | 415 | Приняты к учету излишки муки первого сорта после зачета |
| 73.2 | 94 | 220 | Недостача отнесена на виновное лицо |
| 70 | 73-2 | 220 | Удержано из заработной платы работника |
Окончание примера.
Мы уже отметили, что нормы естественной убыли, которые налогоплательщик сможет применить в целях налогообложения, должны быть утверждены Правительством Российской Федерации. Однако на сегодняшний день, такие нормы утверждены только в отношении зерна, продуктов его переработки и семян масличных культур при хранении (Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 января 2004 года №55 "Об утверждении норм естественной убыли") и нормы естественной убыли при хранении минеральных удобрений (Приказ Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации от 31 января 2004 года №22 "Об утверждении норм естественной убыли при хранении химической продукции"). На все остальные виды товаров такие нормы отсутствуют, следовательно, любая недостача в целях налогового учета будет считаться сверхнормативной. А раз так, то по суммам возникающих недостач в организациях торговли будет обязательно возникать разрыв между данными бухгалтерского и налогового учетов.