Основою функціїї контролю є наукове дослідження – вивчення певного об”єкта з метою встановлення закономірностей його виникнення, розвитку і перетворювання для раціонального використання у практичній діяльності людей.
Економічний контроль виконує конкретні функції економічної науки:
пізнавальну – виявлення фактів, які негативно впливають на розвиток продуктивних сил і виробничих відносин з метою регулювання їх;
культурно-виховну – передбачає виховання ощадливості у витраченні матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;
практично-дійову – забеспечує управління економікою конкретними методиками.
Економічному контролю як галузі економічної науки притаманні інтегративні риси у дослідженні продуктивних сил і виробничих відносин, тому він безпосередньо впливає на оптимізацію економічних процесів.
3. Методичні прийоми контролю.
Контроль виконує свої функції за допомогою власного методу, який є системою методичних прийомів і конкретних методик. Реалізація будь-якого методу управління, в тому числі і фінансово-господарського контролю і аудиту, здійснюється за допомогою певних процедур.
Процедура - поняття, яке встановлює виконання певних дій засобами праці над предметами праці з метою пізнання, перетворення або удосконалення їх для досягнення оптимуму.
Методичні прийоми контролю і аудиту:
Органолептичні: інвентаризація; контрольні заміри робіт; вибіркові та суціальні спостереження; технологічний і хіміко-лабораторний контроль; експертизи різних видів; експертиза проектів і кошторисної документації; службове розслідування; експеримент.
Розрахунково-аналітичні: економічний аналіз; статистичні розрахунки; економіко- мтематичні методи.
Документальні: інформаційне моделювання; дослідження документів; камеральні перевірки; нормативно-правове регулювання.
Узагальнення і реалізація результатів контролю і аудиту: групування недоліків; документування результатів проміжного контролю; аналітичне групування; слідчо-юридичне обгрунтування; систематизоване групування результатів контролю; прийняття рішень; контроль за виконанням прийнятих рішень.
Органолептичні методичн прийоми фінансово-господарського контролю використовують при перевірці фактичного стану об”єктів контролю. Найважливішим з них є інвентаризація. Основні завдання інвентаризації полягають в установленні фактичного стану і наявності основних засобів, товарно – матеріальних цінностей, коштів у касах, на рахунках у банках, розрахунково-кредитних операцій, а також обсягів незавершеного виробництва підприємства. Методичний прийом інвентаризації використовується для контролю достовірності даних бухгалтерського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема наявності і вартості товарно-матеріальних цінностей, коштів у касах, на розрахунковому та інших рахунках в установах банків; реальності обліку коштів у дорозі, дебіторів і кредиторів, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резерву наступних витрат, фондів та інших коштів, відображених на статтях балансу.
Отже, інвентаризація - органолептичний методичний прийом контролю фактичного стану підконтрольних об'єктів, здійснюваний з метою забезпечення збереження цінностей і раціонального використання їх у фінансово-господарській діяльності. За часом проведення інвентаризації поділяють на планові і позапланові.
Планові — передбачаються планом поточного контролю збереження цінностей.
Позапланові — проводяться в строки, не передбачені планом, — при зміні матеріально відповідальних осіб, у зв'язку із стихійним лихом, у випадку викрадення цінностей, коли необхідно терміново і раптово перевірити наявність і стан певної групи цінностей.
Особливим видом планових інвентаризації є перманентні, які проводяться на підприємстві безперервно за спеціальним графіком з метою запобігання недолікам і псуванню цінностей, безгосподарності. Залежно від повноти охоплення перевіркою цінностей інвентаризації бувають повні і вибіркові (часткові).
Повна інвентаризація — це перевірка всіх засобів підприємства і джерел утворення їх перед складанням річного звіту, у процесі комплексної ревізії і в деяких інших випадках. Щодо товарно-матеріальних цінностей повна інвентаризація охоплює всю номенклатуру матеріалів, товарів, інвентаря.
Вибіркова (часткова} інвентаризація — це перевірка певної частини засобів або окремих групп і видів товарів, матеріалів. Вибіркові інвентаризації проводять на базах і складах з кількісно-сортовим обліком товарно-матеріальних цінностей, у міжінвен-таризацІйній період. При цьому перевіряють найбільш цінні, які користуються підвищеним попитом, товари, а також наднормативні запаси і матеріали, які тривалий час зберігають на складах без руху. В разі виявлення порушень у збереженні цінностей або нестач проводять позачергову повну інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей. Одночасно з інвентаризацією перевіряють дані бухгалтерського обліку цінностей, уточнюють залишки товарно-матеріальних цінностей на день інвентаризації зустрічною перевіркою документів з метою виявлення тих матеріалів, що надійшли, але не оприбутковані або відпущені і не списані, у видаток. При проведенні інвентаризації додержують принципу раптовості, плани і графіки інвентаризації не підлягають оголошенню.
Обов'язковим є проведення інвентаризації в строки, встановлені нормативними документами про бухгалтерські звіти і баланси , в разі зміни матеріально відповідальних осіб, встановленні фактів крадіжок або зловживань, псуванні цінностей після пожежі або стихійного лиха (повінь, землетрус та ін.), переоцінки основних засобів і товарно-матеріальних цінностей, продажу об'ємів основних засобів кооперативним та іншим підприємствам. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у випадку зміни бригадира, вибуття із колективу більш як половини членів, а також на вимогу одного або кількох членів.
Організація інвентаризації і контроль за її проведенням на підприємстві покладаються на керівника і головного бухгалтера. Крім того, головний бухгалтер зобов'язаний своєчасно відображувати результати інвентаризації цінностей у бухгалтерському обліку.
На підприємствах створюють центральні постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника підприємства або його заступника (голова комісії), головного бухгалтера, керівників структурних підрозділів (служб), представників громадськості.
Для проведення інвентаризації цінностей утворюють робочі інвентаризаційні комісії, до яких включають представника адміністрації підприємства (голова), а також спеціалістів — товарознавців, інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, економістів, бухгалтерів та ін. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб того самого працівника два рази підряд. У міжінвентаризаційній період вибіркові і перманентні інвентаризації здійснюють за розпорядженням керівника підприємства інвентаризаційними групами, сформованими із працівників, які добре знають товарно-матеріальні цінності, облік і звітність.
Інвентаризаційна комісія має право залучати працівників підприємства для перемірювання, переважування матеріалів, виявляти разом з бухгалтерією результати інвентаризації, вносити пропозиції до поліпшення зберігання, відпуску, обліку цінностей. Комісія відповідає за своєчасне і якісне проведення інвентаризації, оформлення документації.
Інвентаризаційну комісію призначає керівник підприємства письмовим розпорядженням. Голові інвентаризаційної комісії вручають контрольний пломбір. Виконання розпоряджень про проведення інвентаризації контролюють у спеціальному журналі.
При бригадній матеріальній відповідальності інвентаризацію проводять за обов'язковою участю бригадира або його заступника і членів бригади, які працюють у момент інвентаризації.
Інвентаризацію проводять на місцях знаходження цінностей, а також за матеріально відповідальними особами.
На підприємствах з великим обсягом робіт, пов'язаних з інвентаризацією, створюють кілька робочих інвентаризаційних комісій, які працюють під безпосереднім керівництвом центральної інвентаризаційної комісії. У складі однієї робочої інвентаризаційної комісії можна створювати кілька підкомісій. Голова робочої комісії організовує роботу підкомісій, забезпечує правильне проведення інвентаризації на всіх об'єктах, які закріплені наказом керівника за комісією. За підсумками інвентаризаційних описів, складених підкомісіями, голова робочої комісії з матеріально відповідальними особами (бригадирами) складає зведений акт про наявність товарно-матеріальних цінностей.
Інвентаризацію матеріалів, товарів і тари здійснюють переліченням, перемірюванням, переважуванням у порядку розташування цінностей послідовно за місцями збереження. На складах, базах і холодильниках можна вносити запаси до інвентаризаційних описів цінностей за специфікаціями, трафаретами, маркуванням на тарі. При цьому проводять вибіркову контрольну перевірку не менш як 10 %-нерозпакованих місць. Якщо є розходження, повністю перевіряють фактичну наявність цінностей.
Матеріально відповідальні особи на кожний вид цінностей складають товарні ярлики, партіонні карти, де зазначають найменування, позначення одиниці, показники якісної характеристики товарів (артикул, розмір, сорт, зріст), ціну, кількість. Ярлики, кипні карти розташовують на видному місці (стелажах, кипах, тарі), де знаходяться матеріали.Для перевірки достовірності записів у кипних картах голова інвентаризаційної комісії одержує у товарному відділі бази картотеки кипних карт, які звіряють з примірниками складу, а також фактичної наявності матеріалів їхні дані записують у інвентарні описи типової форми.