Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також подів, сформованих по видах документів і складних за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією по діловодству установи, організації або підприємства.
Внутрішній опис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожному документі, що підшивається. Після закінчення формування справи складається підсумковий запис внутрішнього опису з вказівкою кількості включених в нього документів і кількості листів самого опису.
Документи, вже включені в справу, можуть бути протягом року потрібні працівнику ТОВ «ДТР». В цьому випадку вони можуть бути вийняти з справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому указується, коли, кому і на якій термін виданий документ.
Після завершення діловодного року видача документів з справи не допускається. При необхідності в тимчасове користування може бути видана справа цілком.
Якщо вимагається видати цілком всю справу, заповнюється карту -заступник, в якій указуються номер виданої справи, дата видачі, кому видана справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.
Карта-заступник поміщається на місці виданої справи.
Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути даний тільки керівником ТОВ «ДТР».
Вилучення документів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад прокуратури і т.д.) може проводитися тільки на підставі письмового розпорядження цих органів, з дозволу керівництва. В цьому випадку обов'язково складається акт про вилучення оригіналу документа, а на його місце в справу підшивається завірена копія.
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання і використовування. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 літ) термінів зберігання.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.
В узагальненому виді задачі експертизи цінності документів полягають в наступному:
- відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання в державні архіви;
- відбір на тимчасове зберігання документів, які не являють історичної цінності, але зберігаючи практичне значення;
- виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і що втратили практичне значення;
- встановлення або зміна термінів зберігання документів. Документи оцінюються на підставі принципів історизму системності, цілісності. Критеріями оцінки документів являються їх походження, зміст і зовнішні особливості.
Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберіганню і при виділенні справ на знищення.
Для організації і проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання і знищення в ТОВ «ДТР» створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
Щорічно в ТОВ «ДТР» проводять відбір документів на постійне і тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів при участі співробітників відомчого архіву. Він припускає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться в справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом поаркушевого перегляду документів визначається їх наукова і практична цінність і відповідні терміни зберігання.
В результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:
1) постійного зберігання в державних архівах;
2) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
3) тимчасового зберігання (до 10 років);
4) підлягаючі знищенню у зв'язку із закінченням терміну зберігання.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі у відомчий архів.
Вони зберігаються централізований службою забезпечення документації або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівна установа дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання.
Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, затверджує керівник ТОВ «ДТР».
Оформлення справи припускає комплекс робіт по підшиванню документів, нумерації листів, складанню засвідчувального напису, складанню (в деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень в реквізити обкладинки справи.
Оформлення справ починається з моменту їх закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби забезпечення документації організації і структурних підрозділів. Оформлення може бути частковим або повним. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в швидкозшивачах, листи не нумеруються і здаються в архів по номенклатурі справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використовування в довідковій роботі.
Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або оборотній стороні останнього листа забороняється.
Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. В ньому указуються дата складання, посада і прізвище укладача, який потім ставить свій підпис.
Після підшивання документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи.
Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка кількості листів в справі яке проставляється на підставі засвідчувального напису справи.
Термін зберігання проставляється на обкладинці справи по номенклатурі справ ТОВ «ДТР» після звірки її з відомчим переліком документів з вказівкою термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання по рішенню ЕК ТОВ «ДТР». На справах постійного зберігання пишеться: «Берегти постійно».
Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. В ньому указуються номер фонду, номер опису і номер справи.
Відповідальність за якісне і своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.
Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу складаються по встановленій формі. Сукупність елементів описи кожної справи в описі називається описовою статтею.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:
- порядковий номер справи (томи, частини) по опису;
- індекс справи (томи, частини);
- заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
- дату справи (томи, частини);
- число листів в справі (томи, частини);
- термін зберігання;
- примітка.
В описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.
Кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. При наявності декількох томів (частин) кожний з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описи і привласнення номера опису структурного підрозділи здійснює архів організації.
В кінці опису робиться підсумковий запис. В ній указується цифрами і прописом число справ, що числяться по опису, перший і останній номер справ по опису.
Річний розділ описів на справи постійного зберігання для подальшої передачі в державний архів, підлягає твердженню ЕПК.
В ТОВ «ДТР» починає проводитися архівне зберігання документів в електронній формі.
Особливість електронного зберігання полягає у напрямі документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це
дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (при необхідності) з використанням видаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперової або електронної - і визначаються, як вже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів з вказівкою термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.
Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається
документ, автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.
Після закінчення діловодного року проводиться сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи ТОВ «ДТР» за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих по справам. Усередині справи документи розташовуються у порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довготривалого термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументні описи, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткість. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві ТОВ «ДТР», забезпечують їх облік і збереження.