- фондо-закупівельні комісії музеїв, що знаходяться в державній або комунальній власності;
- експертно-оцінні комісії бібліотек, що знаходяться в державній або комунальній власності.
Звертаємо увагу на те, що в даний час створення експертної комісії фізичною особою - підприємцем чинним законодавством не передбачено.
Завданням експертних комісій підприємств є організація і проведення експертизи цінності документів, які створені в діловодстві юридичної особи [6, п. 22]. Розглянемо, в якому порядку створюються експертні комісії підприємств.
Керівник підприємства своїм наказом затверджує Положення про експертну комісію підприємства, основою для складання якого є Зразкове положення про експертну комісії. Цим же наказом затверджується склад експертної комісії, в який включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також представники ЕПК державних архівів (ЕК архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад).
Головою експертної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства, а секретарем - керівник його архівного підрозділу.
Приведемо зразковий текст наказу про створення експертної комісії на підприємстві (Додаток А).
Основними завданнями експертної комісії підприємства є:
1) ухвалення рішень про схвалення і представлення експертно-перевірочної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадминистрації, міської поради) проектів наступних документів:
- описи справ постійного зберігання, віднесених до НАФ;
- описи справ по особовому складу;
- номенклатури справ;
- інструкції по діловодству;
- положення про службу діловодства, архівні підрозділи і експертні комісії;
- анотовані переліки унікальних документів НАФ;
- акти про вилучення для знищення документів підприємства, не віднесених до складу НАФ, терміни зберігання яких закінчилися;
- акти про вилучення документів з складу НАФ;
2) організація і проведення спільно із службою діловодства і архівом підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за діловодством на підприємстві;
3) участь в підготовці і розгляді номенклатури справ підприємства, методичних посібників з організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів;
4) розгляд пропозицій структурних підрозділів про встановлення термінів зберігання окремих видів документів, не передбачених діючими переліками, і представлення рішень з цих питань на твердження в ЕПК відповідного державного архіву;
5) проведення консультацій і інструктажу працівників підприємства з питань організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів і їх підготовки до передачі на подальше зберігання.
Експертна комісія працює відповідно до затвердженого керівника підприємства річним планом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше дві третини складу комісії. Рішення приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник і секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства. Такий порядок зв'язаний з тим, що експертна комісія має статус дорадчого органу і її рішення не мають обов'язкової сили, поки не буде затверджений керівником підприємства.
Секретар ЕК забезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до зведення структурних підрозділів, окремих посадовців підприємства рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.
3.Порядок проведення експертизи цінності документів
Згідно [9, п. 4.5.1] експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства підприємства спільно з експертною комісією під методичним керівництвом архіву підприємства.
За наслідками проведення експертизи цінності документів:
1) здійснюється відбір документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі в архів підприємства;
2) визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) в структурних підрозділах підприємства;
3) вилучаються для знищення документи і справи минулих літ, терміни зберігання яких закінчилися.
Одночасно з цим перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність визначення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.
Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі Переліку № 41, галузевих переліків документів, номенклатури справ підприємства шляхом поглядання кожного листа документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ. Існування такої вимоги може стати проблемою у випадку, якщо на підприємстві є інформація з обмеженим доступом - конфіденційна або таємна. Визначення режиму доступу до інформації оформляється у вигляді окремого положення або як додаток до облікової політики, які набувають чинності з моменту затвердження керівником і доводяться до зведення всіх працівників підприємства [19]. Тому щоб не порушувати вимоги, пов'язані з режимом доступу до такої інформації, доцільно включити положення, обумовлюючі особливості проведення експертизи цінності документів, які містять конфіденційні дані, як в Положення про конфіденційну (або таємницею) інформацію, так і в Положення про експертну комісію підприємства.
Під час проведення експертизи цінності виявляються дублікати документів, чернетки, неоформлені копії, які підлягають вилученню із справ постійного зберігання.
У разі встановлення в процесі експертизи цінності недостачі документів або справ, що числяться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи не знайдені, складається акт про недостачу архівних справ (документів), який затверджує керівник підприємства [9, додаток 6], створюється комісія по службовому розслідуванню, призначається службове розслідування і видається наказ про залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.
1.2.7 Складання номенклатури справ
Впорядкування зберігання документів починається з складання номенклатури справ. Вона складається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа, відбору документів на державне зберігання.
Відповідно до Закону [3, ст. 1] номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, з вказівкою термінів зберігання справ.
В номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).
При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [7, 9].
Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційний характер.
Типові і зразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.
Незалежно від наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.
Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вона розробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і обов'язково узгоджується з керівником архівного підрозділу підприємства.
В номенклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки) справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислій узагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі. Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступеню важливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозв'язку документів, включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази, розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. В групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи - це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи в номенклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (по штатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.
Після закінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обов'язковому порядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.