Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення термінів зберігання документів признаються незаконними згідно [7,п. 3.8 ].
Якими ж законодавчими актами і які заходи відповідальності передбачені за вказані порушення?
Стаття 92 [2] передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавства про Національні архівні фонди і архівні установи, яке може виявитися в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, захованні, незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, порушенні порядку доступу до вказаних документів, а також неповідомленні державної архівної установи про наявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану [17].
Крім того, порушення термінів зберігання бухгалтерських документів, на думку Головного контрольно-ревізійного управління України, вабить адміністративну відповідальність [2, ст. 1642], оскільки є порушенням встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку [18].
Слідством порушення вимог до зберігання документів може стати також втрата або знищення документів по податковому обліку, що контролюючими органами цілком може бути кваліфікований як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку. Відповідальність за такі дії встановлена [2,ст. 163].
За незабезпечення належного стану первинного обліку, який може, зокрема, знайти прояв в незабезпечені збереженні документів, на підставі яких він ведеться, закріплена відповідальність [2,ст. 186].
Згідно [3, ч. 1 ст. 43] застосування адміністративних стягнень або кримінального покарання не звільняє вину в порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи від обов'язку відшкодувати збиток, заподіяний власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженому їм особі.
Отже, знаючи, яка відповідальність загрожує за порушення вимог законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, у суб'єктів господарювання буде більше стимулів ознайомитися з самими вимогами. Почнемо їх розгляд з термінів зберігання документів.
1.2.3 Терміни зберігання документів
Згідно [3,ч. 2 ст. 32] мінімальні строки зберігання архівних документів юридичними особами визначаються центральним органом виконавської влади у сфері архівної справи і діловодства, якщо інше не передбачене законом.
Основним нормативним актом при визначенні термінів зберігання документів, їх відбору для віднесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік [7], який призначений для використовування всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності [7, абзац другий п. 1.3]. При цьому для підприємств, в діяльності яких створюються документи НАФ, терміни зберігання вказані в графі 3 вказані Переліки, для підприємств, на яких не створюються документи НАФ, - в графі 4.
Перелік №41 [7] використовується також при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатури справ, розробці схем класифікації документів і галузевих переліків документів з вказівкою термінів їх зберігання, а також в практиці роботи експертно-перевірочних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) підприємств.
Розглянемо основні правила числення термінів зберігання документів, приведених в [7].
Так, згідно [7, п. 2.9] числення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який слідує за роком завершення їх діловодством. Наприклад, числення строку зберігання справ, завершених діловодством в 2010 році, починається з 1 січня 2011 року.
Для деяких документів Перелік № 41 визначає термін зберігання шляхом вказівки «75 років - «В», де «В» означає вік людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання такої справи після його закінчення діловодством складає різницю між 75 роками і віком особи на момент завершення справи.
Термін зберігання документів, для яких в Переліку № 41[7] стоїть відмітка «поки не зникне необхідність», визначається самими підприємствами.
Перелік № 41 для позначення терміну зберігання деяких документів використовує відмітку «до ліквідації організації», що означає, що такі документи зберігаються до ініціації процедури ліквідації підприємства, після чого вони підлягають експертизі цінності, за наслідками якої ті з них, які зачіпають права громадян і інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.
Документи, що мають термін зберігання, позначений поміткою «постійно», також підлягають експертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, або знищуються після практичного використовування [7, п. 2.10].
Після закінчення термінів зберігання документів в архівних підрозділах підприємства такі документи передаються в державний архів (архівний відділ держадміністрації, архівний відділ місцевої ради).
Ще раз підкреслимо, що терміни зберігання документів, визначені Переліком №41, є мінімальними, їх не можна скорочувати [7, п. 2.11] проте вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Відзначимо, що в окремих випадках, терміни зберігання документів в архівних підрозділах підприємств можуть бути змінені за узгодженням з державним архівом (архівним відділом держадміністрації, архівним відділом місцевої ради). Так, відповідно [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів продовження термінів зберігання документів в архівних підрозділах дозволяється у разі потреби практичного використовування документів із службовою метою або відсутності в архіві вільних площ в сховищах.
Скорочення ж термінів зберігання документів в архівних підрозділах може здійснюватися у випадках [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів:
- ліквідації юридичної особи - джерела комплектування за відсутності правонаступника;
- зміни форми власності державної юридичної особи;
- загрози втрати або пошкодження документів.
Достроковий прийом документів на державне зберігання може здійснюватися на платній основі.
Для розгляду вимог до зберігання документів на підприємстві необхідно визначитися з класифікацією документів залежно від термінів їх зберігання. Правила № 16 [9] виділяють наступні групи документів, що утворюються в процесі діяльності суб'єктів господарювання:
1) документи постійного зберігання - до таких документів, зокрема, відносяться документи НАФ;
2) документи зі встановленим терміном зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені.
Документи цієї групи у свою чергу діляться на:
а) документи тривалого (більше 10 років) зберігання;
б) документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
В окрему групу Правила № 16 виділяють документи по особовому складу. Це пов'язано з тривалим терміном їх зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю даних документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомог.
1.2.4 Організація зберігання документів на підприємстві
Відповідно до [3, ст. 32] підприємства, установи і організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, які не належать державі, територіальним общинам, передавати документи НАФ на зберігання в державні і інші архівні установи.
Основні вимоги по організації зберігання документів встановлені в Правилах № 16 [9], з самої назви яких виходить, що вони розповсюджуються не тільки на органи державної влади і місцевого самоврядування, але і на підприємства, установи і організації. Це підтверджує п. 1.2 Правил № 16, в якому вказано, що Правила № 16 є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності. В той же час Правила № 16 не розповсюджуються на фізичних осіб - підприємців.
Відповідно до п. 2.1 Правил № 16 на підприємствах для зберігання документів, закінчених в діловодстві, створюються архіви. При цьому архів може створюватися або як самостійна структурна частина підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.д.). На нечисленних підприємствах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.
Окрім архіву, на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними - при складанні номенклатури справ, формуванні документів в справи, перевірці правильності віднесення документів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання.
Щорічно на кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ, яка складається посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і узгоджується з керівником архіву підприємства.
Створення архіву і експертної комісії, а також розробка номенклатури справ - це ті організаційні моменти, які необхідні для забезпечення зберігання документів на підприємстві. Тепер перейдемо безпосередньо до зберігання документів.
З моменту створення (отримання)документів до передачі в архів підприємства здійснюється їх тимчасове зберігання в структурних підрозділах. Після того, як документи проходять перевірку і обробку (виконання), відбувається формування документів в справи і оформлення справ. Перед передачею справ в архів підприємства складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу.