По месту составления документы бывают:
• внешние - поступившие в организацию от другой организации (накладные, счета - фактуры);
• внутренние - составленные данной организацией.
По количеству отражённых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
Однопозиционные (однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид имущества (например, один вид материалов), запись в них делают одной строкой. Многопозиционные (многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов определённых объектов, запись в них делается несколькими строками (позициями).
По степени использования вычислительной техники для выписки документов, они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.
По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящихся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках и т.д.
Путь движения документа от момента составления до архива называется документооборотом.
Правила документооборота и технологии обработки учётной информации утверждаются в составе принятой организацией учётной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии приказом руководителя должен быть утверждён график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.
Поступающие в организацию документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.
Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путём проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписи лиц, ответственных за совершение операций, своевременности заполнения и т.д.
Арифметическая проверка проводится для определения правильности арифметических подсчётов (путём подсчёта итогов, проверки правильности осуществления расчётных процедур и т.п.).
Проверка по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершённой хозяйственной операции.
Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учёте. Поэтому учётный работник возвращает их для исправления или задерживает до выяснения.
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксировки.
Таксировка - это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении.
После таксировки документы подвергаются группировке. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходу материальных ценностей, денежных средств. Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок.
Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учёта зависит от формы бухгалтерского учёта.
После отражения данных бухгалтерских документов на счетах бухгалтерского учёта, их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив.
Сроки хранения отдельных документов в архиве устанавливаются законодательством. Ответственность за сохранность документов в архиве несут руководитель и главный бухгалтер организации.
Инвентаризация имущества и обязательств
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждается наличие, состояние и оценка имущества обязательств.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчётном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяются руководителем организации.
Проведение инвентаризации обязательно:
• при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле - продаже;
• при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при смене руководителя организации и (или) материально -ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта регулируются в следующем порядке:
• излишек имущества в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования);
• недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естественной убыли, утверждённых в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на себестоимость продукции (работ, услуг), в некоммерческой организации - на увеличение расходов;
• недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, утверждённых в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счёт виновных лиц. Если виновные лица
не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и (или) его порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.
Нормы естественной убыли, утверждённые в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истёк, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты либо за счёт резерва по сомнительным долгам.
Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истёк, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на финансовые результаты, в некоммерческой организации на увеличение доходов.
Вопросы для самоконтроля
1. В чем значение бухгалтерских документов?
2. Что называется реквизитами документов?
3. Охарактеризуйте обязательные реквизиты.
4. Какие требования предъявляются к заполнению документов?
5. Охарактеризуйте распорядительные документы.
6.Какие документы относятся к оправдательным?
7. Охарактеризуйте документы бухгалтерского оформления.
8. Как классифицируются бухгалтерские документы по назначению?
9. Как классифицируются бухгалтерские документы по объему содержания информации?
10. Как классифицируются бухгалтерские документы по способу охвата информации?
11. Как классифицируются бухгалтерские документа по способу составления?
12. Как классифицируются бухгалтерские документы по месту составления?
13. Почему расходный кассовый ордер относится к комбинированным документам?
14. Как осуществляется проверка документов по существу?
15. В чем состоит проверка документов по форме?
16. К чему сводится арифметическая проверка?
17. Как бухгалтер обрабатывает документы?
18. Что понимается под документооборотом?
19. Какие требования должны быть соблюдены при составлении графика документооборота?
20. Какова роль главного бухгалтера и руководителя организации при составлении графика документооборота?
21. Какое значение имеет организация документооборота?
22. Каков порядок хранения бухгалтерских документов?
23. Что называется инвентаризацией?
24. С какой целью проводится инвентаризация?
25. Какими нормативными документами определены правила проведения инвентаризации?
26. В каких случаях проводится полная инвентаризация? В каких случаях – частичная?
27. Как подразделяются инвентаризации по назначению?
28. В каких случаях проводится внеплановая инвентаризация?
29. Кто входит в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии?
30. Когда создается рабочая комиссия?
31. Каков порядок проведения инвентаризации?
32. Какую расписку дают материально-ответственные лица перед проведением инвентаризации?
33. Как производятся записи в инвентаризационную опись?
34. В каких случаях составляется сличительная ведомость?
35. В какие сроки отражаются результаты инвентаризации?
36. Как отражаются в учете излишки, выявленные при инвентаризации?
37. Как отражаются в учете недостачи и потери материалов в пределах норм естественной убыли?
38. На каких счетах отражаются недостачи материалов отнесенные на виновных лиц?
39. На каких счетах отражаются недостачи ценностей сверх норм естественной убыли при отсутствии виновников?