регистрация / вход

Внедрение электронного документооборота в музеях

Санкт-Петербургский Государственный университет технологии и дизайна Институт бизнес-коммуникаций Курсовая работа по документационному обеспечению на тему:

Санкт-Петербургский Государственный университет технологии и дизайна

Институт бизнес-коммуникаций

Курсовая работа по документационному обеспечению на тему:

«Внедрение электронного документооборота в музеях»

Выполнила: студентка группы 2-СД-1 Красивина Ольга

Научный руководитель: Курдакова М. Е.

Санкт-Петербург

2009

Содержание.

Введение

Глава I . Электронная система документооборота музея: теоретические основы.

§1 . Электронный документооборот: определение, структура, функции.

§2 . Основные концепции и особенности автоматизированной системы документооборота музея.

§3 . Применение электронной системы документооборота в качестве средства обслуживания посетителей.

Глава II . Электронные системы документооборота в музеях: практическое применение.

§1 . Общий обзор и сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности.

§2 . Клиентоориентированные автоматизированные системы документооборота в музейной деятельности.

§3 . WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации.

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение.

Автоматизация деятельности музеев продолжается не первый десяток лет. Поскольку учет и хранение музейных экспонатов - специфическая и довольно узкая предметная область, музейные системы не получили такого широкого распространения, как, например, бухгалтерские, инженерно-расчетные и т.п. В ситуации отсутствия стандартной программы многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую систему самостоятельно, адаптируя ее к собственной специфике документооборота. Музею нужна компьютеризация учета фондов для того, чтобы вся информация о музейном собрании сконцентрировалась в одном месте - внутри компьютера, а не была рассредоточена в деревянных ящиках с картотеками и папках с документами в хранилищах. Компьютерная система позволяет отбирать группы предметов по какому-нибудь общему признаку, мгновенно получать необходимые справки о музейном экспонате, формировать статистические данные, работать с изображениями предмета. Польза от автоматизации учета продолжается и за пределами музея. Во-первых, музей должен регулярно подавать сведения о своей деятельности либо в местное управление культуры, либо в министерство. Во-вторых, не за горами участие каждого музея в Государственном каталоге музейных фондов РФ. Передать туда свои данные проще, если вы пользуетесь автоматизированной системой. Наконец, все музеи хотят быть равноправными участниками открытого информационного пространства, будущей сети культурного наследия. А там свои требования, свои стандарты. И все они основаны только на компьютерных технологиях. Вот почему изучение данной темы актуально. Музеи будущего - это музеи, активно использующие в своей деятельности системы электронного документооборота и разнообразные возможности современных информационных систем.

Цель курсовой работы: провести исследование о применении электронного документооборота в социально-культурном сервисе и туризме на примере их использования в музейной деятельности. Соответственно, объектом исследования являются системы электронного документооборота в музейной деятельности, предметом выступает изучение практического применения электронных систем в музеях.

Задачи курсовой работы:

1. теоретические: определить понятие «электронного документооборота», изучит его структуру и функции, выделить особенности автоматизированной системы документооборота музея, а также показать возможность ее применения в качестве средства обслуживания посетителей;

2. практические: представить общий обзор и провести сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности, изучить принципы работы клиентоориентированных автоматизированных систем документооборота на примере билетной системы TicketNet, показать особое назначение WЕВ-страницы музея как формы информационно-справочных внешних документов, сравнить сайты двух крупных музеев - Государственной Третьяковской галереи и ГМИИ им. А.С.Пушкина.

Методами исследования явились анализ, синтез, наблюдение и сравнение. Базой исследования выступили музеи России, в частности музеи Санкт-Петербурга – Государственный Эрмитаж и Государственный Русский музей. Структура курсовой работы: в первой главе рассматриваются теоретические основы электронных систем документооборота музеев, а во второй – их практическое применение. Теоретической базой для курсовой работы послужили

Глава I . Электронная система документооборота музея: теоретические основы.

§1. Электронный документооборот: определение, структура, функции. Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронная (или информационная, автоматизированная) система документооборота музея - это не только компьютеры на рабочих местах сотрудников и сайт в Интернете. Это взаимосвязанный комплекс аппаратно-программных средств и организационно-методических мероприятий, который на всех этапах своего развития должен учитывать человеческий фактор. Можно вложить большие деньги, грамотно спроектировать и построить инфраструктуру, обеспечить прекрасное техническое обслуживание, но информационная система будет не жизнеспособна и не востребована. Автоматизация музейной деятельности способствует улучшению экономического положения музеев, если ее внедрение спланировано, продумано и нацелено на реализацию конкретных программ.

Инфокоммуникационные технологии (ИКТ) - это термин начала XXI века, термин нового информационного общества, которое строит человечество. Наступивший век связывают со словом «информация». Передачу информации на расстояние, ее распределение обеспечивают средства связи. Информатизация и связь XXI века, объединенные понятием «инфокоммуникация», базируются на последних достижениях науки и техники. Все виды обеспечения (программное, информационное, организационное) музея относят к электронному документообороту. Разработки, насыщающие информационную систему прикладными задачами (например, базы данных, музейные, бухгалтерские и прочие программы).

Сегодня в музеях сложилась «стихийная практика» внедрения информационных систем, связанная, как правило, с приобретением программного продукта, автоматизирующего какую-либо функцию деятельности (например, функцию учета музейных фондов или функцию продажи билетов). Для установки такого программного продукта в соответствии с техническими требованиями его разработчика приобретаются компьютеры (рабочие станции и сервера), системное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД). Все перечисленные элементы входят в состав «технологического фундамента» электронной системы документооборота. При этом небольшие музеи оказываются в тяжелых условиях, так как стоимость «технологического фундамента», на котором решаются прикладные задачи, оказывается для них довольно большой. Такой способ строительства электронной системы документооборота можно охарактеризовать как путь «сверху вниз».

Таким образом, для любого музея, как крупного, так и небольшого, необходима разработка долгосрочной концепции или перспективного плана построения и развития информационной системы, в которой обязательно должна присутствовать экономическая составляющая. Успех внедрения информационной системы - в сбалансированном, экономически обоснованном развитии «прикладной функциональности» и «технологической основы». Большое значение имеет организационная составляющая (штат, структура информационно-технических служб, непосредственная подчиненность руководству музея лиц, ответственных за развитие электронной системы документооборота). Актуальна проблема расширения технического кругозора специалистов информационных отделов музеев, организации их обучения, независимого от поставщиков оборудования и программ.

Проанализировав спрос и предложение на рынке музейных систем, разработчики автоматизированных музейных информационных систем пришли к следующим выводам :

1. новые информационные технологии недостаточно вошли в жизнь многих музеев,

2. спрос превышает предложение,

3. малая материальная обеспеченность большинства музеев,

4. низкая техническая оснащенность музеев,

5. отсутствие высококвалифицированных IT-специалистов в штате музеев,

6. отсутствие недорогих отечественных разработок для автоматизации музейного дела,

7. отсутствие гибких средств адаптации систем к потребностям конкретных музеев, а так же для проведения научных исследований. новые информационные технологии недостаточно вошли в жизнь многих музеев,

8. спрос превышает предложение,

9. малая материальная обеспеченность большинства музеев,

10. низкая техническая оснащенность музеев,

11. отсутствие высококвалифицированных IT-специалистов в штате музеев,

12. отсутствие недорогих отечественных разработок для автоматизации музейного дела,

13. отсутствие гибких средств адаптации систем к потребностям конкретных музеев, а так же для проведения научных исследований.

Как и договор, любой финансовый документ попадает в базу финансовых документов компании.

Основные параметры документа будут унаследованы, также появится возможность работать с параметрами, доступными только финансовым документам.

Структура современных музейных систем электронного документооборота состоит из следующих элементов :

1. базы данных,

2. тезаурусы,

3. сети, запросы по сети,

4. изображения экспонатов (на микрофишах — документах в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов),

5. отображение на экране дисплея результатов запроса – списка идентификаторов в БД и отбор по запросу фотографий – микрофиш.

Информационно-справочная система документооборота выполняет следующие функции :

- учет поступлений, выдачи и движения экспонатов музейного фонда;

- формирование отчетной документации по объектам учета и хранения;

- осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации;

- предоставление доступа к коллекции музея и отдельным экспонатам через Интернет;

- создание CD-дисков и информационных киосков с отобранными фрагментами музейной коллекции для образовательных и коммерческих целей, проведения презентаций и т.п.

Особое внимание следует обратить на прикладную функциональность, которая, собственно и характеризует применение информационных технологий в музейном документообороте. Музейная тематика - специфическая и довольно узкая предметная область. Соответственно музейные системы не получили такого широкого распространения как, например, бухгалтерские, кадровые, инженерно-расчетные, статистические и т.п. Сейчас мы не будем на них останавливаться и рассмотрим использование информационно-справочныхсистем, непосредственно связанных с выполнением музейных функций. Хотя, конечно, надо отметить, что в будущем в музеях будут функционировать интегрированные информационные системы, в которых все задачи будут взаимосвязаны.

§ 2. Основные концепции и особенности автоматизированной системы документооборота музея.

Автоматизация обработки информации в музее – многоаспектная задача, включающая учет и фотофиксацию экспонатов, подготовку и проведение выставок, повышение качества работы с посетителями, научные исследования и др. Создание удобной, технологичной и эффективной универсальной электронной системы сталкивается со многими проблемами. Ниже рассматриваются основные концепции и особенности системы.

Состав полей в описании предметов и формат паспорта рассматриваются как элементы знаний о предметной области. Тезаурусы понятий, применяемых при описании предметов, словари и справочники, алгоритмы автоматического расчета вычисляемых полей, алгоритмы проверки целостности - также являются элементами знаний о данной предметной области. Система позволяет, в частности, описать правила автоматического заполнения полей формы по значениям других, уже заполненных полей, например, вычисление сводного номера экспонатата.

При вводе в эксплуатацию системы предусмотрена настройка базовой системы на конкретную предметную область посредством элементов знаний. Формы описаний, словари, тезаурусы, алгоритмы расчетов и проверок могут быть созданы фирмой Cognitive Technologies ( которая по рейтингу журнала «Эксперт»[1] признана компанией № 1 на рынке проектного программного обеспечения в России) по заказу специально для данной коллекции, или использованы элементы, созданные ранее для других музеев. Кроме того, возможно применение элементов знаний, разработанных в других организациях (музеях, институтах и т.п.).

Система электронного документооборота имеет средства настройки, позволяющие адаптировать ее к потребностям конкретного музея, отличается простотой корректировки форм, входящих в стандартную поставку, а также простотой создания новых форм для описания новых типов объектов для учета нестандартных свойств экспонатов конкретного музея.

Например, базовая версия системы НИКА-Музей содержит формы для описания экспонатов, подготовленные на основе опыта эксплуатации системы в Государственном Историческом Музее[2] . Система позволяет описать самые разные экспонаты (живопись, иконы, монеты, редкие книги, карты, изделия из дерева и драгоценных металлов, ткани и др.). Система может быть настроена и дополнена входными формами для создания описаний любой сложности.

Для создания новой формы достаточно описать модель ее содержания – структуру (оглавление) вводимых по форме реквизитов с разбивкой их на связанные группы и с указанием повторяемости групп. Для создания такого оглавления в дизайнере форм используются всего три клавиши: терминальное (простое) данное, структура (группа данных), массив (повторяющаяся группа). После описания содержания формы можно автоматически создать форму для ввода данных. Если автоматически созданная форма чем-либо неудобна, ее можно отредактировать средствами дизайнера форм.

§ 3.Применение электронной системы документооборота в качестве средства обслуживания посетителей .

Как только БД создана, можно открыть Интернет-доступ к данным с предоставлением посетителям и специалистам с разной степенью детализации описаний экспонатов музея и их изображений с разным уровнем качества.

Система полностью автоматизирует создание электронных каталогов экспонатов музея на компакт-дисках(CD) и информационных сенсорных киосках. Для этого достаточно произвести отбор того фрагмента коллекции, по которому предполагается создание отторгаемого информационного ресурса, и запустить соответствующую функцию. Предоставляется возможность замены титульных страниц ресурса. Для этого нужно в формате html подготовить новые страницы. На CD и киоск записываются СУБД (Система управления базами данных), web сайт и http сервер, который по запросам динамически формирует html страницы с описаниями объектов. Работа с такими отчужденными ресурсами осуществляется средствами стандартных браузеров (программное обеспечение для поиска, просмотра веб-сайтов, то есть для запроса веб-страниц, для их обработки, вывода и перехода от одной страницы к другой).

Система предоставляет оригинальную и очень важную для работы с посетителями возможность организации виртуальных интернет-выставок (выставки одного дня и т.п.). В определенное время суток запускается запрос, который отбирает экспонаты, связанные с текущей выставкой.

Информационные справочные системы музеев предоставляют гибкие возможности поиска объектов :

· по алфавитным указателям реквизитов, которые создаются автоматически в процессе ввода и корректировки данных;

· по значениям одного или нескольких полей учетной формы;

· по всем словам в значениях реквизитов с учетом морфологического анализа русских слов - система находит все экспонаты, содержащие в своем описании в любом падеже слово, указанное в запросе;

· по сложным поисковым конструкциям (типа запроса XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями).

Глава II . Электронные системы документооборота в музеях: практическое применение.

§ 1. Общий обзор и сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности.

Персональные компьютеры достаточно широко стали использоваться у нас в стране с начала 1990-х годов. Их применение в сфере культуры было связано с попытками создания автоматизированных информационно-справочных систем, которые могли бы использоваться всеми сотрудниками музея в повседневной практической работе, экспозиционной, выставочной, экскурсионной и пр. для ускоренного поиска самой различной информации о музейных предметах.

В середине 1970-х годов ведущие музеи страны - Государственный Эрмитаж, Третьяковская галерея и т.д. - делают первые попытки осмысления и практического использования новых возможностей компьютеров. С середины 1990-х годов на отечественном рынке музейных учетно-хранительских программ утвердились две тиражные системы: автоматизированная система (АС) "Музей" (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система (КАМИС) (программный продукт ОАО "Альт-Софт", Санкт-Петербург). Очевидно, что потенциальный покупатель музейной компьютерной системы в 99-и процентах случаев сделает свой выбор между двумя вышеназванными вариантами. Оставшийся 1 процент - это та редкая ситуация, когда музейщики предпочтут обратиться к высококвалифицированному программисту; тот, в свою очередь, окажется способным за короткий срок освоить новую для него музейную предметную область и при этом не запросить за разработку запредельную сумму, неподъемную для бюджетной организации.

Можно сказать, что прошедшие 10-15 лет были «периодом первоначального накопления капитала», периодом освоения новых технологий, внедрения их в рабочую практику музеев. И если говорить о серьезных специализированных информационных музейных системах, то начиналось все, несомненно, с автоматизированных систем для целей учета, хранения и изучения коллекций. Первые успешные шаги в этом направлении в музейной практике были сделаны уже в начале 1980-х годов, с момента появления в музеях первых компьютеров. Задача учета предметов и коллекций сопровождается большим количеством однотипных операций, производимых с предметом (оформление акта приема на временное хранение, подготовка обоснования для фондово-закупочной комиссии (ФЗК), обсуждение на ФЗК, оформление акта приема на постоянное хранение, передача на материально ответственное хранение, запись в книгу поступлений (КП) и т.п.). На всех этих этапах многократно фигурирует одна и та же информация о предмете, поэтому совершенно очевидным является стремление автоматизировать этот процесс путем создания базы данных о предмете или коллекции.

В отсутствие стандартной программы многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую систему, самостоятельно адаптируя ее к собственной специфике документооборота. Примером такого подхода может служить «Атлант» Эрмитажа, «Ника» Государственного исторического музея, система Государственного Дарвиновского музея и ряд других. Сейчас самые известные музейные учетно-хранительские системы: автоматизированная система (АС) «Музей» (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система («КАМИС») (программный продукт ОАО «Альт-Софт», г.Санкт-Петербург). Сравнительный анализ двух этих систем можно посмотреть в приложении (табл. 1).

Обе системы являются работоспособными и обеспечивающими реализацию основных функций учета и хранения музейных предметов. Обеспечение успешного развития систем связано со следующими главными факторами: идеологией функционирования системы; правильным выбором средства разработки.

По мнению наиболее опытных и компетентных в вопросах информатизации музеев самой перспективной из тиражируемых систем является КАМИС (по мнению Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств имени А.С.Пушкина, Государственного историко-культурного музея-заповедника "Московский Кремль", Рыбинского государственного историко-архитектурного и художественного музея-заповедника, Государственного Владимиро-Суздальского историко-архитектурного и художественного музея-заповедника). В рассматриваемой автоматизированной системе есть еще один модуль - «КАМИС-WЕВ». Это дополнение к системе «КАМИС», позволяющее на основе сформированной базы данных о коллекциях музея подготавливать и публиковать в Интернете каталоги различных музейных изданий.

Если у музея нет средств на дорогую КАМИС, следует обязательно приобрести более доступную АС "Музей". Главное - запустить у себя процесс автоматизации учета и хранения. Иначе будет упущено драгоценное время, и музей окажется в хвосте процессов информатизации, охвативших наше профессиональное сообщество.

Также известны такие автоматизированные системы документооборота, используемые в музеях, как:

1. "Памятники России" разработана по заданию Министерства культуры Российской Федерации для ведения государственного реестра недвижимых памятников истории и культуры. Целью этой интегрированной информационной системы является обеспечение пользователей полными и достоверными данными о недвижимых памятниках истории и культуры Российской Федерации, их изучении, использовании, охране, техническом состоянии, реставрации и восстановлении.

2. Геоинформационный справочник “Особо ценные объекты” обеспечивает предоставление имеющейся в ГИВЦ МК РФ информации по особо ценным объектам Российской Федерации.

3. “НИКА-Музей” - комплексная информационно-справочная система, которая предназначена для решения широкого спектра задач, возникающих в деятельности любого музея: учет, описание и хранение музейных предметов, создание видеоохранного банка изображений музейных предметов, осуществление научно-исследовательской и краеведческой деятельности, экспозиционно-выставочная деятельность, работа с посетителями музея.

§ 2. Клиентоориентированные автоматизированные системы документооборота в музейной деятельности.

Для улучшения скорости и качества документооборота, связанного с обслуживанием клиентов используют специальную стратегию CRM (Customer Relationship Management), нацеленную на создание долговременных и прибыльных взаимоотношений с клиентами через понимание их индивидуальных потребностей. Для музея клиентами в первую очередь являются посетители. Специализированных клиентоориентированных музейных систем, относящихся к классу СRМ, еще никто не создал, но есть системы, которые по своему смыслу и духу к ним приближаются.

Остановимся на одной из них: билетная система серии TicketNet (ООО "ИнфоТех", Санкт-Петербург). Он был внедрен в крупнейших музеях России: в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее (Москва) и Государственном Русском музее (Санкт-Петербург), Государственном Бородинском военно-историческом музее-заповеднике и Государственном мемориальном и природном заповеднике «Музей-усадьба Л. Н. Толстого «Ясная Поляна».

Система TicketNet состоит из рабочих мест администратора и кассира. Рабочее место администратора настраивается на выполнение функций руководителя продаж, бухгалтера, складского работника, экскурсионного бюро. Это видно из перечня функций, который представлен ниже.

На рабочем месте администратора реализуются следующие общие функции:

1. назначение и планирование деятельности объекта (формирование расписания
мероприятий, создание репертуара, назначение экскурсий, организация маршрутного посещения);

2. ведение и редактирование тарифов и расценок на мероприятия и услуги, проводимые на объектах;

3. поддержка различных категорий клиентов, с учетом социального статуса и гражданства клиента (формирование цены билета с учетом категории клиента);

4. дизайн билета на конкретное мероприятие или группу мероприятий;

5. формирование и расценка абонемента;

6. учет пользователей системы;

7. назначение доступа для групп пользователей к отдельным функциям системы;

8. ведение базы клиентов и договоров с ними;

9. прием заявок и заказов от клиентов по сети Internet;

10. прием и регистрация заявок от клиентов (бронирование мест, заказ экскурсионного обслуживания);

11. учет склада и движения товара (для продажи печатной и сувенирной продукции);

12. получение отчетов о состоянии билетов на мероприятия (наличие и количество свободных, проданных или забронированных мест);

13. получение отчетов по заявкам и заказам клиентов;

14. получение кассовых отчетов по кассирам;

15. получение сводных отчетов по кассовым продажам за любой промежуток времени;

16. получение статистических отчетов по категории клиентов и посещаемости;

17. ведение и отслеживание оплаты по договорам.

На рабочем месте кассира реализуются следующие функции:

1. продажа и печать билетов на любое мероприятие;

2. автоматический или ручной выбор мест на мероприятие;

3. продажа абонементов;

4. продажа забронированных мест по предварительным заказам;

5. продажа услуг, предоставляемых музеем;

6. осуществление безналичной продажи;

7. продажа сувенирной и печатной продукции;

8. получение отчета за смену по продажам и бланкам.

Все пользователи системы разнесены по соответствующим группам:

1.администратор;

2.кассиры;

3.экскурсионный отдел;

4.бухгалтерия и т.д., что позволяет организовать различные уровни доступа для каждой группы.

Система TicketNet позволяет учитывать экскурсии, которые проводятся на объектах музея. При формировании заказа и выборе экскурсовода, который будет обслуживать данный заказ, автоматически заполняется расписание экскурсовода. В системе ведется учет всех клиентов музея, предусмотрен учет маршрутного посещения объектов музея. В системе ведется учет договоров, заключенных с клиентами музея.

Система позволяет получать следующие отчеты:

- бухгалтерские;

- кассовый отчет за смену;

- кассовый отчет за период по выбранному кассиру;

- сводный отчет по работе кассиров за период;

- карточку количественно-суммарного учета;

- по экскурсоводу;

- статистические;

- по категориям клиентов на входные билеты и услуги;

- по категориям клиентов на экскурсионное обслуживание;

- по категориям клиентов по типам мероприятий.

Описанная система TicketNet предназначена в большей степени для крупных музеев. Клиентоориентированных программных продуктов для небольших музеев пока нет, так как нет спроса, но он должен появиться: музеи учатся жить в новых экономических условиях.

§ 3. WEB -страница музея как форма информационно-справочной внешней документации.

К Интернету, или к так называемой Всемирной паутине World Wide Web, все привыкли настолько, что с трудом представляют свое существование без него. И каким бы тяжелым ни было финансовое положение музеев, практически все имеют доступ в Интернет. Доступ в Интернет дает возможность пользоваться электронной почтой, что является на сегодняшний день самым мощным и оперативным средством профессиональной коммуникации между музейными специалистами. Появляется возможность получать новостные рассылки, выходить на сайты отечественных и зарубежных музеев. Географические границы перестали быть препятствием для получения информации и для обмена ею.

Типовая структура отечественного музейного сайта такова:

1. Информация о возможности посещения

2. История музея

3. Постоянная экспозиция музея

4. Коллекции и отдельные предметы

5. Научная информация

6. Выставки

7. Образовательные программы

При этом коллекции и история музея представлены почти повсеместно, информация для посетителей, постоянная экспозиция и выставки - заметно реже, образовательные программы и научная информация - в единичных случаях. Проведем сравнительный анализ сайтов двух крупных художественных музеев - Государственной Третьяковской галереи и ГМИИ им. А.С.Пушкина по основным структурным показателям (см. «Приложение» табл. 2).

Самый посещаемый музейный WЕВ-ресурс - портал «Музеи России». Этот портал имеет данные практически по всем сайтам и музейным базам данных, различные форумы, виртуальные конференции. Новостная рассылка данного портала позволяет поддерживать межмузейные коммуникации.

WЕВ-представительство в сети - обязательная функция современной музейной деятельности. Любой, даже самый маленький музей, открытый для посетителей, должен иметь сайт - «визитную карточку» с информацией рекламного характера.

Цель сайта определяется тем, каких людей музей хочет видеть в качестве посетителей сайта, какие действия эти люди должны там совершить. Структура сайта, его дизайн, его навигация - все это должно работать так, чтобы помочь человеку совершить эти самые интересующие музей (и человека) действия. Особенно это важно для музеев, которые борются за посещаемость, за привлечение новых категорий друзей и спонсоров музея.

В последние годы все более существенным фактором становится лицо музея, обращенное в открытое информационное пространство. В будущем количество виртуальных гостей музея превысит число его реальных посетителей, а центральное место в системе музейных public relations могут занять «Internet relations».

Заключение.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Система электронного документооборота состоит из: баз данных, сетей, сайта музея и выполняет следующие функции: формирование отчетной документации по объектам учета и хранения, осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации, предоставление доступа к коллекции музея через Интернет и т.п.. Современные системы электронного документооборота, используемые в музеях, - это "Музей", «КАМИС» и др.. По итогам проведенного в курсовой работе исследования система «КАМИС» лидирует среди аналогичных программ. Клиентоориентированный программный продукт TicketNet используется в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее и Государственном Русском музее. WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации предоставляет возможность музею привлечь потенциальных посетителей, облегчить им доступ к необходимой информации.

Внедрение систем электронного документооборота в музейную деятельность происходит повсеместно, преодалевая научно-технические, финансовые и другие проблемы. WEB-страницы музеев, информационно-справочные системы, мультимедийные выставки - все это повышает эффективность работы музея и способствует популяризации культурных ценностей.


Приложение.

Табл. 1.

Сравнительный анализ автоматизированных систем «Музей» и «КАМИС»

«Музей»

«КАМИС»

идеология функционирования системы

учет и хранение - это две разные процедуры, поэтому в каждом из модулей формируются свои документы, что неизбежно ведет к дублированию информации внутри системы.

модули учета и хранения взаимосвязаны, поэтому изменение, внесенное в хранительской части системы, сразу же находит отражение в учетной, и наоборот.

пользовательский интерфейс - средства сопряжения, обеспечивающие взаимодействие человека и автоматизированной системы.

DOS-версия: может работать на компьютерах старых модификаций, постоянный размер шрифта, страница в этом случае состоит из 25-и строк, один рычаг управления: клавиатура.

Windows-версия: система окон(для организации вложенных меню) и кнопок(для организации словарей), управления системой: клавиатура и "мышь"

настраиваемость (значимые параметры могут изменяться по желанию пользователя)

структура карточки описания музейного предмета едина для всех фондов

можно настроить порядок следования полей описания предмета внутри экранной карточки, внешний вид любого выходного документа, пароли пользователей для входа в систему и установить ограничения на доступ к тем или иным картотекам

наличие ограничений на функционирование

поля, обязательные для заполнения

нет полей, обязательных для заполнения

преодолимость нештатных ситуаций (ошибки, зависания),

количество ошибок в данной программе практически равно нулю, и их появление вероятно только в новых, недостаточно оттестированных модулях, вероятность возникновения чрезвычайно низка.

предусмотрено три операции, последовательное выполнение которых позволяет научному сотруднику снять проблему. Это операции переиндексации данных, перегенерации системы и перекомпиляции программ.

быстродействие

Основан на на Advanced Revelation и на Access, характерен медленный поиск информации

Основан на Oracle быстродействие значительно выше

развитая система помощи (HELP) и наличие документации,

развитая система помощи и документация, выделенная в отдельный блок под заголовком "Инструкции", в процессе эксплуатации на экране могут возникать предупредительные сообщения, связанные с функциями администратора системы

подробная документация по работе с системами не встроена в программу и поставляется пользователю на дискете в виде текстового файла

уровень лингвистического обеспечения системы и организации словарей

Справочники - многоуровневые. Эталонные справочники заводятся на определенной машине, которая условно считается главной. Затем вручную формируется протокол пополнения, и справочники вместе с протоколом передаются на другие компьютеры

все справочники являются одноуровневыми - это удобнее для пользователя. Два варианта совмещения баз данных актуализация путем совмещения справочников и баз данных, Пополнение межфондовых справочников в режиме on-line при подключении к Интернет

Табл. 2.

Музей

Государственная Третьяковская галерея

ГМИИ им. А.С.Пушкина

Информация о возможности посещения

Текстовая информация

Текст +схема проезда

История музея

Слишком много текстовой информации и ее неудобное для чтения расположение (мелкий нечеткий шрифт)

Больше зрительной информации, более удобное расположение текста на экране

Постоянная экспозиция музея

В разделе "Экспозиция" нет ни одного изображения. Через интерактивные планы здания пользователь может получить только позальные списки художников.

Пользователь имеет возможность через поэтажные планы выйти в интересующий его раздел экспозиции, ознакомиться с общим видом зала, а в отдельных случаях и с панорамой экспозиции в технологии Surround Video , позволяющей виртуальному посетителю “осмотреться вокруг” и “подойти” к заинтересовавшей его картине.

Коллекции и отдельные предметы

презентация основных коллекций и возможностью автоматического поиска

презентация основных коллекций и возможностью полноэкранного просмотра

Научная информация

В сайте имеется большой раздел, именуемый “Отделы и службы” и содержащий полные поименные списки заведующих всеми подразделениями ГТГ, но ни e-mail адресов, ни телефонов, ни иной контактной информации в его распоряжение не предоставлено.

Так же

Выставки

выставочная деятельность выведена в специальный раздел, в рубрике "Архив выставок" мы находим простой перечень выставок

анонсы текущих и ближайших выставок вынесены на главную страницу, раздел "Выставки прежних лет" интерактивен и постоянно дополняется.

Образовательные программы

Нет раздела

В разделе представлены не обучающие программы по искусству, а информация о различных формах работы музея с детской и юношеской аудиторией


[1] Журнал «Эксперт», № 23, 23 июня 2003 г., с. 82-90

[2] Колесов А. Электронная коллекция Исторического музея // Enterprise Partner, N3, 2001 (http://www.epartner.ru/news.asp?ID=772)

ОТКРЫТЬ САМ ДОКУМЕНТ В НОВОМ ОКНЕ

ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ [можно без регистрации]

Ваше имя:

Комментарий