- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.
4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.
4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:
номенклатура дел
(название отдела)
на 200__ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Наименование подразделения | Кол-во дел (томов) | Срок хранения | Примечание |
Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия
4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.
4.6. Формирование и оформление дел
4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.
4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;
- наименование подразделения;
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
- заголовок дела;
- год заведения или квартал года;
- том дела;
- срок хранения.
4.7. Экспертиза ценности документов
4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.
4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.
4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
| ЗАО «Строительная Компания «Дружба» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г. | УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№__________ | |||||
| № п/п | Индексы дел | Заголовок дела | Кол-во листов | Примечание | ||
В опись № __________включены _______________________дел
(цифрами и прописью)
с №____________по №_____________.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
ООО «ДИН»АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор_____________И.О.Ф. «______»___________200 г. |
ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок дел) | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Примечание |
Итого: _______________дел за годы ___________.
Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК
И.О.Фамилия Подпись
И.О.Фамилия Подпись
4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.
4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.
4.8. Передача дел в архив
4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.
4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
| Кол-во листов | Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возвращения | Расписка в приеме |
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
| Приложение 6 |
Список нерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики
2. Документы по материально-техническому снабжению
3. Материалы справочного и информационного характера
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
8. Приказы подведомственных организаций
9. Проекты планов
10. Проекты смет расходов
11. Расчеты
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
13. Технологические карты
14. Технические условия
15. Учебные планы и программы
16. Чертежи
| Приложение 7 | |
| ООО «ДИН» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН» _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
На основании перечня__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
Итого ______________________________дел за ___________________ годы.