2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.
2.20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
2.21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
2.22. Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. Взаимосвязи по должности
Секретарь руководителя взаимодействует:
6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов
6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения
6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов
6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.
7. Оценка деятельности
Секретарь в своей деятельности обязан:
- руководствоваться настоящей должностной инструкцией;
- качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.
Руководитель
Кадровой службы ____________ Ф.И.О.
С инструкцией ознакомлен:
Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О.
«___»__________200_г.
[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[3] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
[5] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.
[6] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[8] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2
[9] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.
[10] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.
[11] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001.
[12] Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.
[13] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42.
[14] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело 1997. №4.
[15] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2.
[16] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. с. 10-13.
[17] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1.
[18] Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.
[19] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3.
[20] Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4.
[21] Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2.
[22] Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1.
[23] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.
[24] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2.
[25] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.
[26] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
[27] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1.
[28] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3.
[29] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[30] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.
[31] Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1.
[32] Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1.
[33] Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1
[34] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1.
[35] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
[36] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.
[37] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4.
[38] Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3.
[39] Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.
[40] Он же. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2.
[41] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4.