Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
| Начальник Общего отдела | __________________И.О.Ф. | ________И.О.Ф. |
| Приложение 9 | |
| ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем отделе «___»____________200_ г. Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.
В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.
1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением . Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.
1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2. Общий отдел решает следующие задачи:
2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании.
2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы Общего отдела
3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность Общего отдела
4.1. Общий отдел имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Общий отдел несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в Компании.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Руководство
5.1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором Компании.
5.2. Начальник Общего отдела:
- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства Компании;
- вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;
- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.
6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями
Общий отдел взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.
6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.
Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.
Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.
| Приложение 10 | |
| ЗАО «СК«Дружба» Положение о постоянно действующей экспертной комиссии «___»__________200_ г. Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
1. Общие положения