— входящие;
—исходящие (и внутренние);
—письма и обращения граждан.
Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.
Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
¾ регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
¾ регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
¾ ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
¾ списание документов вдело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
¾ контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
¾ поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
1.2 Автоматизированные рабочие места
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенною к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5) коммуникационные средства, телефонная техника;
6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофиль-мы, диски с оптическими записями);
7) средства для обмена информацией -— электронная почта;
8) видеоинформационные системы;
9) локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.
1.3 Электронные офисные системы
Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3) осуществление эффективного поиска информации;
4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:
—ввод, подготовка и редактирование документов;
—регистрация документов;
—совместная работа над документами;
—контроль исполнения документов;
—создание баз данных (хранение документов);
—прием и пересылка документов;
—систематизация документов, формирование дел;
подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота«Дело».
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя два продукта:
- «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MSSQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
- «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД MicrosoftDataEngine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».
Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).
Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интерграст».
Система включает в себя три продукта:
- «Делопроизводство» — комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.
- «Малый офис» — комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
- «Канцелярия» — система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сортировка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота иуправления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCSOpen и WorkRoute.
Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:
—автоматизация централизованной службы ДОУ;
—автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
—автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
—автоматизация централизованного архива.
Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».
Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.
Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.
1.4 Компьютер и оргтехника
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.