- с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
- с юридической службой;
- со службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросам, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:
- с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
- с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов.
Заключение
Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом.
На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.
Ключевым признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.
Список литературы
1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
3. Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004
4. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.
6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20
7. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2004.
8. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
10. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об-зор по зарубежным материалам. - М., 2004.
11. Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001
12. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
13. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
14. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в де-лопроизводстве). - М., 1999.
15. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
16. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.
18. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.
19. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 1998.
20. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004
21. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 2000.
22. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности орга-низации.-М., 2001.
23. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.
24. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
25. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1999.
26. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.
[1]Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[2] Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004
[3] Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004
[4] Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001